Activación Facturación Electrónica

• ¿Cómo activar la facturación electrónica?
• ¿Cómo generar facturas electrónicas?
• Manual acceso Clientes Portal NOOVA.
• ¿Cómo solicitar la resolución de facturación electrónica - DIAN?
• ¿Cómo asociar prefijos? Rango de numeración de facturación - DIAN
• ¿Cómo sincronizar la resolución de facturación en Noova?

¿Cómo activar la facturación electrónica?

Una vez que su instancia de Arrendasoft esté configurada para generar facturación electrónica, siga estos pasos para activar este servicio en el sistema. Es recomendable realizarlo el día anterior a la transmisión de documentos a la DIAN.

Paso 1: Diríjase a Herramientas > Configuraciones > Facturación y haga clic en 'Agregar resolución'.

Paso 2: En la ventana emergente diligencie los siguientes campos.

• Indique el prefijo de la resolución (ejemplo: FE, FEINQ, FE).
• Ingrese el número de la resolución.
• Especifique el consecutivo inicial y final de la resolución.
• Indique el consecutivo para iniciar la facturación en el sistema.
• Marque la fecha de creación y de vencimiento de la resolución.
• Ingrese el número de días de plazo para el pago de las facturas por parte de terceros.
• Si va a implementar código de barras, cambie la opción a "Sí" y, de ser así, ingrese el código autorizado EAN (este se adquiere a través de un servicio externo).
• Indique que la resolución estará activa y es para facturación electrónica.
• Guarde la resolución y actualice la página presionando la tecla F5.

Nota: Repita este proceso cada vez que haya un cambio de resolución.

Paso 3: Asigne la resolución que utilizará para inquilinos y propietarios, la cual puede ser la misma o diferente.

Paso 4: Ubique los siguientes campos:

• Formato de impresión de facturas: Seleccione tamaño CARTA para visualizar el CUFE y código QR en las facturas.
• ¿Habilitar facturación electrónica? Marque "Sí" para habilitar el envío de documentos a la DIAN.

Nota:

• Solo se podran Eliminar o Editar las facuras en estado borrador. Si las facturas estan facturadas o pagadas y con consecutivo, deberan enviarse a la DIAN y luego realizar una Nota Crédito.
• Para emitir una Nota Crédito, la factura debe haber sido enviada a la DIAN y no tener pagos asociados. En caso contrario, anule el ingreso o egreso correspondiente.
• Todos los terceros deben tener un correo electrónico válido, el tipo de documento y número correctos; no debe haber ninguno con tipo de documento "SD".

¿Cómo generar facturas electrónicas?

MANUAL PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

A continuación encontrará el video tutorial:

 

Una vez se inicie con la facturación electrónica para que el proceso no genere errores se debe de tener en cuenta:

 

Módulo de Terceros

1. No deben existir terceros con tipo de documento SD
2. Todos los terceros deben tener un correo válido y verificado, ya que es a ese correo donde llegarán las facturas electrónicas.
3. Todos los terceros deben tener dirección
4. Todos los terceros deben tener número telefónico

NOTA: Si el tercero no tiene correo electrónico, deben utilizar un correo que la inmobiliaria maneje para evitar inconvenientes. Para proceder a generar las facturas para propietarios e inquilinos se debe ingresar:

Módulo de Tareas comunes - Facturas

1. Se debe dar clic en el botón llamado Nueva Factura. Una vez ingresado a crear la factura

1. El sistema permite realizar un filtro por fecha inicio y fecha fin por el periodo que se va a facturar
2. El sistema permite realizar un filtro por factura de Propietarios – Inquilinos oPropietario e Inquilino
3. El sistema permite realizar un filtro por el nombre de Propietario o inquilino
4. Al momento de definir el filtro se debe dar clic en el botón Buscar Facturas
5. Una vez realizada la busqueda, se logran visualizar las facturas que estan pendientes por realizar para propietarios o inquilinos.
6. Al momento de realizar la factura es muy importante tener en cuenta que en el campo Fecha de Comprobante, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
7. Se debe seleccionar la factura que va ser realizada
8. Grabar y enviar a la DIAN: La factura es guardada y enviada directamente a la DIAN.

 

 

1. Como se logra visualizar en la imagen anterior el campo Estado DIAN, indica el estado de la factura

NOTA: Se debe de tener en cuenta que una factura no puede ser Anulada ni
Eliminada, se debe realizar una Nota Crédito.

Adicional recuerden : Si al momento de generar varias facturas se genera un inconveniente y la factura queda en estado borrador, se debe validar que el tercero tenga toda la información correctamente (Documento – Email – Dirección - Teléfono), ya que este es uno de los inconvenientes que se presentan al momento de enviar electrónicamente la factura.

Una vez realizada la factura se puede realizar:

1. El sistema permite realizar diferentes filtros para las facturas, en el cual se encuentran los siguientes:

2. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado Filtrar.

NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las facturas realizadas.

3. Una vez visualizado el resgitro de las facturas, se puede realizar lo siguiente:

4. En el campo llamado Estado DIAN, se puede visualizar cada uno de los estados con su respectivo distintivo

Para proceder a generar las nota crédito para propietarios e inquilinos se debe ingresar:

NOTA IMPORTANTE:

• La nota crédito solo se puede realizar si la factura está en estado facturado.
• La nota crédito no se permite realizar por un valor menor a los facturado.
• La Nota débito no se permite realizar desde el sistema Arrendasoft.
  

Modulo de Tareas Comunes – Notas Débito / Crédito

Una vez ingresado al módulo se debe dar clic en la opción Notas Débito / Crédito

1. Se debe dar clic en el botón llamado Nueva Nota Débito / Crédito
   Una vez ingresado a crear una Nota Débito / Crédito

1. El sistema permite Volver a la pestaña anterior
2. El sistema permite seleccionar la resolución con la que se genero la factura
3. El sistema permite seleccionar la factura, a la cual se va a realizar la nota
4. El sistema permite seleccionar el tipo de nota que va ser realizada
5. Al momento de realizar la nota, es muy importante tener en cuenta que en el campo Fecha, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
6. El sistema permite diligenciar información en el campo Observaciones
7. Una vez seleccionado el campo resolución y factura, se logra visualizar el registro de la factura detalladamente, ya sea para propietario o inquilino
8. Adicional en el campo Totales, se visualiza mas detalladamente el total de la nota que va ser realizada, teniendo en cuenta que son los valores de la factura, a la cual va ser realizada una nota.
9. Al momento de definir a que factura se le va realizar la nota, se debe dar clic en el botón Grabar Nota y enviar a la DIAN, la nota es guardada y enviada directamente a la DIAN

Una vez realizada la nota détito / crédito se puede realizar:

1. El sistema permite realizar diferentes filtros para las Notas Débito / Crédito.
2. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado Filtrar.

NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las notas
realizadas.

3. Una vez visualizado el resgitro de las notas, se puede realizar lo siguiente:

• Enviar a la DIAN.
• Descargar XML.
• Ver documento.
• Editar documento

4. En el campo llamado Tipo, se puede visualizar cada uno de los estados con su respectivo distintivo

Para proceder a generar las facturas que no tengan que ver con los contratos se debe ingresar:

Modulo de Facturación - Facturas

Crear Factura

1. El sistema permite Volver a la pestaña anterior.
2. El sistema permite indicar a que tercero se le va hacer la factura, teniendo en cuenta que este debe de estar creado en el Módulo de Terceros.
3. Al momento de realizar la factura, es muy importante tener en cuenta que en el campo Fecha, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
4. El sistema permite seleccionar la Resolución con la que se va a facturar.
5. Una vez seleccionada la resolución se veran reflejados los Días de Vencimiento de la factura, teniendo en cuenta que estos ya fueron configurados en el momento que se configuro la resolución
6. El sistema permite añadir una observación.
7. En el campo Detalles de Factura el sistema permite:
   
   * Cantidad: Diligenciar la cantidad de conceptos a facturar
   * Producto: Seleccionar el concepto que va ser facturado
   * Descripción: El sistema permite añadir una descripción
   * Valor Unitario: Se debe diligenciar el valor a cobrar.
   
   
8. Se debe dar clic en el botón Agregar, para proceder a realizar la factura.
9. Adicional en el campo TOTALES, se visualiza mas detalladamente el total de la factura que va ser realizada.
10. Dar clic en el botón Grabar Factura Y Enviar A La DIAN, la factura es guardada y enviada directamente a la DIAN.

 

• El sistema permite realizar diferentes filtros para las Notas Débito / Crédito.
• Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado Filtrar.
  
  NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las facturas
  realizadas.
  
  
• Una vez visualizado el resgitro de las facturas, se puede realizar lo siguiente:
  
  Enviar a la DIAN.
  Reenviar PDF
  Descargar XML
  Ver documento
  Editar documento.
  
  4. En el campo llamado Estado, se puede visualizar cada uno de los estados de las facturas con su respectivo distintivo
  5. El sistema permite Regitrar el pago a una factura realizada por el módulo de Facturas de venta. 
• Se debe dar clic en la opción Registrar Pago.
  

1. Número de factura: Seleccionar la factura a la cual se le va realizar el pago.
2. Fecha de comprobante: Seleccionar la fecha en la que se realiza el pago de la factura
3. Saldo: El valor total de la factura
4. Forma de Pago: Se debe seleccionar la forma de pago
5. El icono +: Una vez definido la forma de pago y el valor a pagar se debe dar clic en la opción +, para agregar el valor a pagar
6. Registrar Pago: Se debe dar clic en el botón para registrar el pago de la factura

Modulo de Facturación - Pagos

Para visualizar los pagos realizados se debe ingresar al Módulo de Facturación

1. Se debe dar clic en la opción Ver Pagos.
2. El sistema permite realizar diferentes filtros para los pagos
3. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado Filtrar.
4. Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada uno de los pagos realizados con la información correspondiente
5. Una vez visualizado el resgitro de los pagos, se puede realizar lo siguiente:
    Ver documento
    Enviar por Email
    Editar Pago

Manual acceso Clientes Portal NOOVA.

A continuación encontrarás el manual para acceder al portal Noova, explorar los módulos y realizar el seguimiento de las facturas enviadas a la DIAN.

Consulta el instructivo aquí.

¿Cómo solicitar la resolución de facturación electrónica - DIAN?

Importante

Al momento de solicitar tu resolución de facturación electrónica, es necesario que tengas en cuenta lo siguiente:

• El prefijo debe terminar en una letra y no en número.
• Es necesario solicitar una resolución de facturación, por cada tipo de comprobante que manejes. 
  
• Te sugerimos usar prefijos y consecutivos que no hayas usado en otro tipo de factura, para evitar cruce de consecutivos ante la DIAN.

Para iniciar a facturar electrónicamente, es necesario solicitar ante la DIAN una nueva resolución de facturación, a continuación, te contamos cómo realizarlo en tres pasos:

Paso 1: es importante que la empresa cuente con la firma digital, la cual, te permite solicitar resoluciones de facturación y también la presentación de declaraciones tributarias de manera virtual, puedes consultar cómo realizar este trámite a continuación: Habilitación de la firma electrónica por primera vez.

Paso 2: ingresas a la página de la DIAN: https://www.dian.gov.co

1. Te diriges a la opción: Transaccional – Usuario Registrado.

Luego, digitas los datos de ingreso que el sistema te solicita:

Una vez accedas a la plataforma, seleccionas la opción “Numeración de facturación”.

2. Se te habilitará un menú en la parte lateral izquierda, donde seleccionas la opción Numeración de Facturación y Solicitar Numeración de Facturación.

3. Allí, el sistema te mostrará la siguiente ventana, donde te hace la aclaración de que es necesario tener el RUT actualizado para evitar sanciones.

Una vez lo valides, das clic en el botón “Aceptar”.

4. Esto te llevará a la información del contribuyente, para continuar selecciona “Ingresar”.

5. En la consulta de la numeración de facturación, das clic en “Autorizar Rangos”:

6. Se te habilitará la siguiente pantalla:

• Prefijo: aquí digitas una combinación de cifras para identificar la resolución que estás solicitando. Ejemplo: FVE, FEV, etc.

Importante: al momento de generar resoluciones para la facturación electrónica desde la página de la DIAN, es necesario que:

* Toda resolución tenga asociado el prefijo.
* El prefijo no termine con números. 
* Si vas a ingresar un prefijo que ya habías utilizado, recuerda asignarle un rango de numeración que no se haya solicitado previamente.

• Tipo facturación: en esta casilla seleccionas el tipo de resolución que deseas generar.
• Rango desde: digitas el número desde el cual vas a iniciar a facturar.
• Rango hasta: registras el número hasta el cual vas a solicitar la resolución. 

7. Una vez diligencies todos los campos, das clic en el botón “Agregar”.

En la parte inferior se te habilitará esta pantalla, donde podrás editar o eliminar los datos de la solicitud.

8. Realizas la aceptación de la generación por la casilla “borrador”.

9. Luego seleccionas la opción “Definitivo” y procedes a realizar la primera firma digital para generar el formulario.

10. El sistema te mostrará la solicitud de numeración, donde es necesario que vuelvas a generar la firma, para ello das clic en el botón “Firmar”.

Importante: es obligatorio realizar las dos firmas, de lo contrario, esta no se visualizará en el momento de realizar la asociación de los rangos de numeración.

11. Una vez finalices la solicitud, el sistema te mostrará el formato 1876 firmado tal como aparece a continuación:

Importante: este proceso es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN.

Paso 3: por último, es necesario asociar los rangos de numeración (asociar prefijos) de facturación en la Dian.

¿Cómo asociar prefijos? Rango de numeración de facturación - DIAN

El asociar los rangos de numeración (asociar prefijos) para la resolución de facturación, es un proceso que realizas en la página de la DIAN, siguiendo estos pasos:

1. Ingresa a la página de la DIAN www.dian.gov.co y allí en la sección Temas de interés, selecciona la opción Factura electrónica – Facturando electrónicamente.

2. Luego eliges el tipo de usuario con el cual te registraste ante la DIAN (empresa o persona), digitas los datos solicitados por el sistema y das clic en el botón Entrar .

Visualizarás la siguiente pantalla, donde te informa que la ruta de acceso llegará al correo electrónico registrado en el Registro Único Tributario (RUT).

Te diriges al correo electrónico donde te llegará el link de acceso, es necesario dar clic en Ingrese aquí .

3. Luego, te direccionará a la plataforma de la DIAN, allí accedes al menú principal y selecciona Configuración – Asociar Rangos de numeración.

4. Seguido seleccionas a BIT CONSULTING como tu proveedor, la resolución de facturación habilitada y das clic en el botón Agregar .

5. Visualizarás el siguiente mensaje, donde es necesario que selecciones la opción Aceptar .

Importante: este proceso es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN.

Dato a tener en cuenta:

• Recuerda que el proceso de asociación de prefijos o rangos de numeración de facturación, se realiza directamente en la página de la DIAN, y puede tardar mínimo tres horas.

Una vez finalices, podrás continuar con la sincronización de la resolución de facturación.

¿Cómo sincronizar la resolución de facturación en Noova?

La resolución de facturación es un requisito obligatorio para la expedición de facturas electrónicas y debe ser tramitada directamente ante la DIAN. Una vez su empresa cuente con la resolución de facturación y haya realizado la asociación de los prefijos (rangos de numeración), es necesario llevar a cabo el proceso de sincronización en la plataforma Noova. A continuación, le guiamos paso a paso:

Pasos para Sincronizar la Resolución en Noova:

1. 1. Acceso a la Plataforma Noova:

      • Ingrese a la plataforma Noova a través del siguiente enlace: http://portal.noova.com.co/interservicios/.

        • Utilice su usuario y contraseña correspondientes. Si no cuenta con estos datos, solicítalos al equipo de Soporte Técnico

2. Navegación a la Sección de Resolución de Facturación:

1. • Una vez dentro de la plataforma, diríjase a Administración > Parámetros de Emisión > Resolución de Facturación.
     

3. Sincronización de la Resolución:

• • Haga clic en el botón "Obtener Consecutivos DIAN" para sincronizar la resolución con la plataforma. Este paso es fundamental para que la DIAN reconozca los rangos de numeración asociados a su empresa.

Configuración de la Resolución en nuby:

Una vez completada la sincronización en Noova, es necesario configurar la resolución en nuby para que el sistema esté listo para emitir facturas electrónicas. Siga las instrucciones proporcionadas por el equipo de soporte o consulte el manual de Configurar resolución en nuby