Nómina Electronica

• ¿Cómo crear nómina electrónica?
• ¿Cómo crear nómina electrónica con contabilidad?
• ¿Cómo crear la contabilidad de una nómina electrónica ya creada y enviada?
• ¿Cómo crear una nómina electrónica de ajuste?
• ¿Cómo enviar nómina electrónica a la DIAN?
• ¿Cómo editar una nómina electrónica?
• ¿Cómo reenviar PDF al integrador?
• ¿Cómo visualizar la nómina electrónica?
• ¿Cómo descargar en formato XML?
• ¿Cómo descargar PDF?
• ¿Cómo clonar una nómina electrónica?

¿Cómo crear nómina electrónica?

Aquí le mostramos cómo hacerlo:

1. Acceder al Módulo de Contabilidad
   - En la parte superior de la pantalla, localice el menú horizontal.  
   - Busque y seleccione la opción "Contabilidad".

2. Ingresar al Módulo de Nómina Electrónica
   - En el submenú que aparece en el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en la opción "Nómina Electrónica".

3. Crear una Nueva Nómina Electrónica  
   - Diríjase a la esquina superior derecha de la pantalla y haga clic en el icono "Crear Nómina Electrónica".  
   - Se desplegará un formulario en el que deberá ingresar los datos requeridos. Asegúrese de completar todos los campos obligatorios.

4. Guardar o Enviar la Nómina
   - Una vez completado el formulario, tiene dos opciones:  
     - Grabar nómina en borrador: Si desea guardar la nómina para continuar o revisarla más tarde.  
     - Grabar nómina y enviarla a la DIAN: Si la nómina está lista para ser enviada a la DIAN.  

Notas Importantes:  
- Asegúrese de contar con toda la información necesaria antes de iniciar el proceso.  
- Si tiene alguna duda o requiere asistencia, no dude en contactar a soporte técnico. 

¿Cómo crear nómina electrónica con contabilidad?

Propósito:

Para que el sistema genere automáticamente los asientos contables correspondientes a cada registro de nómina electrónica y de esta manera automatizar tareas y ahorrar tiempo en la gestión administrativa y contable.

Prerrequisitos:

• La información del empleado (tercero) debe estar completa y correcta, puedes consultar la documentación aquí.
• La información de la entidad del sistema debe estar completa y correcta, puedes consultar la documentación aquí.

• La contabilidad de nómina electrónica debe estar activa y configurada, puedes consultar la documentación aquí.

Pasos para crear la nómina electrónica con contabilidad:

1. Acceder al Módulo de Contabilidad.
   En la parte superior de la pantalla, localice el menú horizontal.
   Busque y haga clic en la opción "Contabilidad".
   

   

2. Ingresar al Módulo de Nómina Electrónica.
   En el submenú que aparece en el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en la opción "Nómina Electrónica".
   

   

3. Crear una nueva nómina electrónica.
   Diríjase a la esquina superior derecha de la pantalla y haga clic en el icono "Crear Nómina Electrónica".
   Se desplegará un formulario en el que deberá ingresar los datos requeridos. Asegúrese de completar todos los campos obligatorios.
   

   

4. Guardar o Enviar la Nómina.
   Una vez completado el formulario, tiene dos opciones:
   Grabar nómina en borrador: Si desea guardar la nómina para continuar o revisarla más tarde.
   Grabar nómina y enviarla a la DIAN: Si la nómina está lista para ser enviada a la DIAN.
   

   

5. Contabilización de nómina.
   La contabilidad de la nómina electrónica se crea independiente de la acción realizada en el punto 4, la única diferencia es que cada que actualizamos un borrador, también se actualiza la contabilidad de dicha nómina, es decir, los 3 documentos contables relacionados.

Notas Importantes:

• Cuando la contabilidad de nómina electrónica está activa y faltan parámetros por configurar, el sistema muestra las alertas para indicar al usuario que la correcta contabilización de la nómina puede verse afectada debido a los parámetros faltantes y adicionalmente muestra los parámetros faltantes.
  

  

• Al momento de seleccionar el empleado en el formulario, se muestra debajo de la lista de selección un cuadro que muestra la información de EPS, fondo de pensiones y fondo de cesantías del empleado, si alguno de estos no está configurado, se muestra justo debajo un cuadro en amarillo alertando de dicha falta.
  

  

• Asegúrese de contar con toda la información necesaria antes de iniciar el proceso.
• Si tiene alguna duda o requiere asistencia, no dude en contactar a soporte técnico

¿Cómo crear la contabilidad de una nómina electrónica ya creada y enviada?

Propósito:

Poder crear la contabilidad de una nómina electrónica ya creada y enviada a la DIAN antes de habilitar la contabilización de nómina electrónica, esta funcionalidad es útil cuando una nómina electrónica aún no cuenta con su respectiva causación de contabilidad y necesitamos registrarla.

Prerrequisitos:

• La información del empleado (tercero) debe estar completa y correcta, puedes consultar la documentación aquí.
• La información de la entidad del sistema debe estar completa y correcta, puedes consultar la documentación aquí.

• La contabilidad de nómina electrónica debe estar activa y configurada, puedes consultar la documentación aquí.

• La nómina electrónica a la que deseamos crear la contabilidad no puede tener registros contables creados y vinculados, ya que el sistema no permitirá hacerlo y mostrará un mensaje de alerta.

Pasos para crear la contabilidad de una nómina electrónica:

1. Acceder al Módulo de Contabilidad.
   En la parte superior de la pantalla, localice el menú horizontal.
   Busque y haga clic en la opción "Contabilidad".
   

   

2. Ingresar al Módulo de Nómina Electrónica.
   En el submenú que aparece en el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en la opción "Nómina Electrónica".
   

   

3. Seleccionar una nómina electrónica para contabilizar.
   En la grid o tabla que lista las nóminas electrónicas creadas en el sistema, busque y seleccione el registro que desea procesar. Luego haga clic en el botón de crear contabilidad ubicado en la parte superior derecha de la tabla.
   

   

   
   
   
4. Crear contabilidad de nómina electrónica.
   Una vez hacemos clic en el ícono de "crear contabilidad"pueden pasar una de 3 opciones:
   • Muestra un cuadro de alerta indicando que la contabilidad de la nómina ya fue generada previamente.
     
   • Muestra un cuadro de notificación indicando que la contabilidad fue creada correctamente.
   • Muestra un cuadro de error indicando que la creación de la contabilidad ha fallado.

¿Cómo crear una nómina electrónica de ajuste?

Aquí le mostramos cómo hacerlo:

1. Acceder al Módulo de Contabilidad
   - En la parte superior de la pantalla, localice el menú horizontal.  
   - Busque y seleccione la opción "Contabilidad".

2. Ingresar al Módulo de Nómina Electrónica
   - En el submenú que aparece en el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en la opción "Nómina Electrónica".

3. Crear una Nueva Nómina Electrónica 

  - Diríjase a la esquina superior derecha de la pantalla y haga clic en el icono "Crear Nómina Electrónica".

4. Seleccionar el Tipo de Nómina:

  - En el formulario que se despliega, asegúrese de seleccionar la opción "Nómina Individual de Ajuste" en el campo correspondiente.

5. Completar los Campos Obligatorios:

  - Tipo de Ajuste: Seleccione si el ajuste es por "Reemplazo" o "Eliminación", según corresponda.

  - Nómina Referenciada: Seleccione la nómina a la cual se le realizará el ajuste. Este campo es obligatorio y debe elegirse de la lista desplegable.

 - Ingresar la Información Restante: Complete todos los demás campos obligatorios que aparecen en el formulario, asegurándose de que la información sea precisa y esté actualizada.

6. Guardar o Enviar la Nómina
   - Una vez completado el formulario, tiene dos opciones:  
     - Grabar nómina en borrador: Si desea guardar la nómina para continuar o revisarla más tarde.  
     - Grabar nómina y enviarla a la DIAN: Si la nómina está lista para ser enviada a la DIAN.  

Notas Importantes:  
- Asegúrese de contar con toda la información necesaria antes de iniciar el proceso.  
- Si tiene alguna duda o requiere asistencia, no dude en contactar a soporte técnico. 

¿Cómo enviar nómina electrónica a la DIAN?

1. Busque la opción Contabilidad del menú horizontal situada en la parte superior.
2. Ingrese a Nómina electrónica en el submenú ubicado al lado izquierdo.
3. Busque en el filtro la nómina que necesita enviar.
4. seleccione la nómina desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, el cual le permite enviar nómina a la DIAN, después de confirmar el mensaje de la ventana emergente.

¿Cómo editar una nómina electrónica?

1. Busque la opción Contabilidad del menú horizontal situada en la parte superior.
2. Ingrese a Nómina electrónica en el submenú ubicado al lado izquierdo.
3. Busque en el filtro la nómina que necesita editar.
4. El sistema habilita esta acción posterior a realizar la consulta, para ello seleccione la nómina desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, el cual le permite editar la nómina electrónica siempre y cuando no haya sido enviada a la DIAN.

¿Cómo reenviar PDF al integrador?

1. Busque la opción Contabilidad del menú horizontal situada en la parte superior.
2. Ingrese a Nómina electrónica en el submenú ubicado al lado izquierdo.
3. Busque en el filtro la nómina que necesita reenviar pdf al integrador.
4. El sistema habilita esta acción posterior a realizar la consulta, para ello seleccione la nómina desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, el cual le permite reenviar el pdf al sistema integrador.

¿Cómo visualizar la nómina electrónica?

1. Busque la opción Contabilidad del menú horizontal situada en la parte superior.
2. Ingrese a Nómina electrónica en el submenú ubicado al lado izquierdo.
3. Busque en el filtro la nómina que necesita visualizar.
4. El sistema habilita esta acción posterior a realizar la consulta, para ello seleccione la nómina desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, el cual le permite ver la nómina.

¿Cómo descargar en formato XML?

1. Busque la opción Contabilidad del menú horizontal situada en la parte superior.
2. Ingrese a Nómina electrónica en el submenú ubicado al lado izquierdo.
3. Busque en el filtro la nómina que necesita descargar.
4. El sistema habilita esta acción posterior a realizar la consulta, para ello seleccione la nómina desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, el cual le permite descargar la nómina electrónica en formato XML.

¿Cómo descargar PDF?

1. Busque la opción Contabilidad del menú horizontal situada en la parte superior.
2. Ingrese a Nómina electrónica en el submenú ubicado al lado izquierdo.
3. Busque en el filtro la nómina que necesita descargar PDF.
4. El sistema habilita esta acción posterior a realizar la consulta, para ello seleccione la nómina desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, el cual le permite descargar el PDF.

¿Cómo clonar una nómina electrónica?

1. Busque la opción Contabilidad del menú horizontal situada en la parte superior.
2. Ingrese a Nómina electrónica en el submenú ubicado al lado izquierdo.
3. Busque en el filtro la nómina que necesita clonar.
4. El sistema habilita esta acción posterior a realizar la consulta, para ello seleccione la nómina desde la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla, el cual le permite clonar una nómina electrónica siempre y cuando no haya sido enviada a la DIAN.