Conceptos

Productos o servicios que ofrece cada inmobiliaria

¿Cómo crear un concepto para un contrato de arrendamiento?

El módulo de conceptos te permite configurar cobros que se pueden agregar a los contratos, los cuales posteriormente serán gestionados a través de facturas, comprobantes de ingreso y egreso. Es fundamental configurar correctamente cada concepto para que se refleje adecuadamente en los documentos generados. Ejemplos comunes de conceptos son: canon de arrendamiento, intereses por mora, y comisión del contrato.

Aquí te mostramos los pasos detallados para crear un concepto:

Paso 1: Accede al módulo "Contratos y Conceptos"

  1. Ingresa al sistema y dirígete al módulo Contratos y Conceptos.
  2. Haz clic en el botón Crear Concepto para iniciar la creación de un nuevo concepto.

Paso 2: Completa la información del concepto

  1. Datos del concepto:

    • ¿Aplica para Documento Soporte?: Para conceptos que se van a crear para aplicar en un contrato de arrendamiento, dejar deshabilitada esta casilla. 
    • Marca la opción Ingreso recibido para terceros si el concepto corresponde a servicios públicos, administraciones, reparaciones, o cualquier otro que vaya a ser transferido a un tercero. Sí es un ingreso propio de la inmobiliaria, dejar deshabilitada la opción. 
    • Recuerde que si habilita esta casilla debe crear en el módulo de terceros, el tercero a quien se le va a transferir este dinero, con clase de Tercero como proveedor. A continuación encontrará en el instructivo para hacerlo: ¿Cómo crear un Tercero?
    • Ingresa un nombre claro y una breve descripción.
    • Define los tipos de impuestos aplicables (IVA, Retención, Reteiva, Reteica). Bastará con seleccionar el porcentaje que aplica al concepto y en caso de configurar retención, dejar en el campo Base de Retención $1.
    • En caso de no encontrar el porcentaje del impuesto lo puede crear en el sistema siguiente este instructivo: ¿Cómo crear un impuesto? 


  2. Asociación de documentos:

    • Selecciona los documentos en los que aplicará el concepto (factura propietario, factura inquilino, egreso propietario, ingreso inquilino).
    • Determina si el concepto suma o resta al documento correspondiente.

  3. Clasificación:

    • Asigna una categoría adecuada, como Canon de arrendamiento, Comisión del contrato, Interés por mora, entre otras.
    • Define el nivel de acceso: Sistema o General.

  4. Agregar impuestos adicionales:

    • Si es necesario, haz clic en Nuevo, selecciona el impuesto de la lista y presiona Agregar.

  5. Guarda el concepto: Haz clic en Grabar concepto para guardar los cambios.

Paso 3: Parametriza las cuentas contables del concepto en el escenario

  1. Dirígete al módulo Contratos y selecciona la opción Escenarios.

  2. Localiza y edita el escenario correspondiente.

  3. Configura el concepto:

    • En la sección Configuración General, agrega conceptos como canon o comisión utilizando el botón Agregar Registro.
    • Para otros conceptos, ve a la sección Otros Conceptos y selecciona Agregar Registro para ingresar la información contable.

  4. Completa los parámetros contables:

    • Selecciona el documento correspondiente.
    • Escoge el concepto creado.
    • Define la cuenta contable, el carácter (débito o crédito) y el tercero (inquilino o propietario).
    • Haz clic en Guardar.

Nota: Repite este paso para cada documento o cuenta contable necesaria.

Paso 4: Agrega el concepto al contrato

Este paso aplica únicamente para conceptos distintos a canon o comisión.

  1. Accede al módulo Contratos y selecciona el contrato correspondiente.
  2. Haz clic en Editar.
  3. Dirígete a la sección Otros costos fijos del contrato y selecciona Agregar costos.
  4. Completa los campos requeridos:
    • Escoge el concepto.
    • Indica el valor y el período de aplicación.
    • Haz clic en Agregar para confirmar.

Paso 5: Validación del concepto

  1. Revisa que el concepto aparezca correctamente en el módulo Tareas Comunes.
  2. Verifica que los valores y períodos configurados coincidan con los requerimientos del contrato.

Nota importante: La configuración adecuada de los conceptos es clave para garantizar la correcta aplicación en los documentos generados y evitar errores contables.

¿Cómo configurar conceptos para Documento Soporte?

Se explicará como configurar los conceptos para documento soporte

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Se debe ingresar al módulo de Contratos > Conceptos.

Paso 2: dar clic en crear nuevo concepto.

Paso 3: Se habilita una ventana con un formulario donde se debe activar la opción de ¿Aplica para documento soporte?.

Paso 4: ingresar nombre del concepto, una observación, tipo de retención, base de retención y nivel de acceso.

Paso 5: Adicional, se debe ingresar la cuenta para el subTotal y cuenta para el Total del documento soporte. Finalmente dar clic en Grabar.

ds-concepto

¿Cómo crear un concepto recibido para terceros?

Se utiliza esta opción cuando la factura tiene conceptos que son recibidos para terceros producto de una operación de mandato. Es obligatorio indicarle al sistema en que conceptos aplique para que las facturas que viajan a la DIAN transmitan la información correctamente.

Paso 1: Ingrese al módulo "Contratos y Conceptos".



Paso 2: Presione "Nuevo".


Paso 3: Complete la información del concepto:


  1. Indique si es un ingreso recibido para terceros.
  2. Ingrese el nombre y una breve descripción.
  3. Defina tipos de impuestos aplicables, documento, suma o resta, categoría y nivel de acceso.
  4. Agregue otros impuestos si es necesario.
  5. Finalice con "Grabar concepto".
  6. Si desea agregar otros impuestos debe: Dar clic en Nuevo y luego seleccionar uno de la lista y de clic en agregar.

  7. Finalice dando clic en el botón “Grabar concepto”.

Paso 4: Parametrizar las cuentas contables del concepto en el escenario. Diríjase al módulo "Contratos" Seleccione "Escenarios"


  1. Edite el escenario correspondiente.
  2. Agregue conceptos de canon o comisión en la ‘Configuración General’ con "Agregar Registro".
  3. Para otros conceptos, vaya a la opción "Otros Conceptos" y haga clic en "Agregar registro" para la información contable del concepto.
  4. Seleccione documento, concepto creado, cuenta contable, carácter (débito o crédito), y tercero (inquilino o propietario). Guarde.

Nota: Repita según sea necesario para diferentes documentos y cuentas.

Paso 5: Para los conceptos de canon y comisión omita este paso. Para los demás, agréguese al contrato:

  1. Vaya al módulo "Contratos".
  2. Seleccione el contrato y edite.
  3. En "Otros costos fijos del contrato", haga clic en "Agregar costos".
  4. Seleccione concepto, valor y periodo. Agregue.

Valide que el concepto aparezca correctamente en el módulo Tareas comunes, seleccionando el tercero para quien se recibe.

Si realiza el documento por el módulo de Facturación debe seleccionar el tercero para quien se recibe y validar que en En Herramientas > Configuraciones > Contabilidad, indique la cuenta en "Cuenta para los ingresos recibidos para terceros".

¿Cómo Editar/Consultar un concepto?

Esta opción le permite modificar la información de conceptos anteriormente creados.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Seleccione la opción Contratos, lo puede hacer de dos maneras: 1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Contratos

Paso 2: Consulte un concepto : Ingrese el nombre del concepto y de clic en el botón filtrar, en caso de no ver donde ingresar la información presione mostrar/ocultar filtro.

  1. Ingrese el nombre del concepto que necesita editar.
  2. Seleccione el registro desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo.
  3. De clic en el botón Editar.

Paso 3: Una vez seleccionado el producto aparecerá una ventana con toda la información del concepto, de esta manera podrá consultar los datos. En caso de necesitar modificar la información edite los campos que allí aparecen.



Paso 4: Finalice presionando el botón Actualizar Concepto

¿Cómo crear un impuesto?

Esta opción le permite crear impuestos que no existan en el sistema para luego ser agregados a los conceptos.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Debe ingresar al módulo de Contratos y Conceptos de la siguiente manera:

Paso 2: Presione el botón Impuestos

Paso 3: Aparecerá una ventana con la información de los impuestos que se tienen creados con diferentes opciones.

  1. Seleccione el tipo de impuesto que necesita crear.
  2. Luego de clic en Nuevo para añadir un nuevo impuesto.y se mostrará una ventana con un formulario.
  3. Estas opciones le perimiten editar o eliminar los impuestos creados con anterioridad.

Paso 4: Diligencie todos los campos como nombre de impuesto, Porcentaje, Cuenta Contable Asociada y Cuanta Contable Contrapartida Asociada.

¿Que es un concepto en Nuby- Arrendasoft?

Los productos o servicios en el sistema Nuby-Arrendasoft son los conceptos registrados y gestionados dentro de los documentos financieros como facturas, egresos, recibos de caja y documentos soporte. Estos representan las transacciones económicas que reflejan operaciones específicas, como:

Estos productos o servicios se configuran en el sistema para mantener un control detallado, garantizar la trazabilidad de las transacciones, y facilitar la generación de reportes financieros y declaraciones tributarias, cumpliendo con los requerimientos legales vigentes.