Contratos

Este libro ofrece una guía completa sobre la gestión de contratos en nuestro sistema. Incluye detalles sobre la creación de contratos de arrendamiento y venta, así como una explicación de los conceptos y escenarios contables asociados. Con instrucciones claras y prácticas, te ayudará a manejar y entender cada aspecto relacionado con la elaboración y administración de contratos, asegurando una gestión eficaz y precisa.

Contratos

Administrar contratos

Contratos

¿Cómo renovar un contrato?

Paso 1: Diríjase al módulo de Contratos > Contratos. Utilice el filtro para ubicar y seleccionar el contrato deseado marcando la casilla circular junto a él. Luego, haga clic en el botón 'Editar contrato'.

Paso 2: Active la opción de 'Renovación automática' marcando la casilla correspondiente. Esto habilitará un campo adicional denominado '% Aumento del canon', donde podrá especificar el aumento previsto para el canon al renovar el contrato. Una vez hecho esto, pulse sobre los botones 'Actualizar Información General' y 'Recalcular costos'.

Nota: Esta opción le permite configurar los contratos para que al día siguiente de la fecha final el contrato se renueve por un año más.

Contratos

¿Cómo crear un contrato con multiples propietarios y/o inquilinos?

A continuación mostraremos los pasos a seguir para crear un contrato ya sea con 1 propietario o con varios lo mismo aplica para el caso de 1 o varios inquilinos.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1:

Ubicar en el menú horizontal de la parte superior Contratos. Se da clic en el botón “Nuevo contrato” que se encuentra ubicado en la parte superior derecha y se abrirá una nueva ventana para completar la información del contrato.

crearContrato

Paso 2:

Información general del contrato: En esta sección se deben diligenciar los siguientes campos para crear correctamente el contrato.

datos

  1. Fecha de cartera: Se diligencia la fecha en la cual se va a empezar a facturar desde el sistema.
  2. Prorrateado: Este check se habilita, siempre y cuando requieren facturar los días restantes del mes, desde el inicio del contrato
  3. Renovación automática: Este check se habilita, si desea que el sistema le realice la renovación automática del contrato. Esta se activará al día siguiente de la fecha fin.
  4. Asumir impuestos: Este check se habilita, cuando la Inmobiliaria se va a hacer cargo de los impuestos que tenga el contrato.
  5. % Comisión: En este campo se diligencia el porcentaje de comisión que le corresponde a la Inmobiliaria por la administración del inmueble. Este porcentaje se toamará úni
  6. Días de plazo: En este campo, se diligencia los días de plazo que se le dan al inquilino para el pago de sus facturas.
  7. Observaciones: En este campo, se puede diligenciar información de interés sobre el contrato.
  8. Archivos del contrato: Esta opción le permite cargar archivos al contrato, que sean de interés dando clic en el cuadro del lado derecho y se habilitaran las opciones para subir documentos al sistema.
  9. Una vez completada toda esta información, se da clic en el botón Grabar contrato y continuar y Aceptar.

Paso 3:

Una vez grabado el contrato quedará en estado Construcción. Recuerde que si el contrato esta en Construcción no podrá crear otros contratos con la misma propiedad. A continuación deberá diligenciar los siguientes campos para agregar la información del inquilino.

detalles

  1. En el campo Inquilino: Se selecciona el primer inquilino.
  2. En el campo Propietario: Se selecciona el primer propietario.
  3. En el campo Valor Canon Inquilino: Se diligencia el porcentaje del valor del canon que le corresponde al Inquilino.
  4. En el campo Escenario: Se selecciona el escenario que le corresponde a ese contrato, según el inquilino y propietario asociado.
  5. En el campo Observaciones: Se puede diligenciar información de interés para ese contrato.
  6. Por último, se da clic en el botón Agregar, el cual abrirá una nueva ventana donde aparecerá el botón Aceptar; para continuar editando el contrato o volver a la lista, que nos llevaría directamente al historial de los contratos ya creados.

Paso 4:

Continue con las demás secciones del contrato, donde podrá ingresar los codeudores y habilitar el cobro de interés, como se muestra a continuación.

Paso 5:

En la siguiente sección se mostrerá los detalles del contrato, se indicara la opción de escenario que regirá los documentos y se visualizaran los costos fujos del contrato.

  1. Se visualizan dos opciones, una para eliminar los costos y la segunda para consultar los conceptos que se cobraran en ese contrato.
  2. En el botón verde + se podrán agregar mas conceptos o valores a cobrar en ese contrato. Nota: Estos conceptos deben estar previamente creados en Contratos > Conceptos.
  3. Este cuadro deja ver la información del contraro de manera resumida.

A continuacion le mostramos lo que encontrará en costos fijos:

Paso 6:

Después de ingresar la información anterior de clic en el botón Activar contrato para empezar a generar documentos.

Nota:

Recuerde que si realizó modificaciones en los contratos y necesita actualizar los valores de los costos el botón Recalcular costos sirve para actualizar los valores.

Contratos

¿Cómo generar plantilla de un contrato?

Esta opción permite generar una plantilla a los contratos que ya se encuentran activos. A continuación le mostraremos como hacerlo paso a paso.

Aqui le mostramos como hacerlo:

Paso 1:

Ingresar al módulo de Contratos y buscar en el submenú ubicado al lado izquierdo Contratos.

menu

Paso 2:

Buscar en el filtro el contrato y seleccionarlo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla.

generar

Paso 3:

Luego dar clic en Generar plantilla, se debe selecionar el contrato y la plantilla. Dar clic en Generar el cuál crea un documento plano asociando todos los datos del contrato seleccionado.generar

Nota: La plantilla debe estar configurada con anterioridad a este proceso, en el módulo de Herramientas>Configuraciones>Plantillas para documentos y Comunicaciones.

campos

Contratos

¿Cómo editar un contrato?

Una vez creado el contrato y que se encuentra en estado activo, el sistema habilita la opcion de Editar contrato.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1:

Ingresar al módulo de Contratos y buscar en el submenú Contratos.

contratos

Paso 2:

En el filtro busque el contrato que requiere modificar y seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla, luego de clic en el boton Editar Contrato editar

filtroC

Paso 3:

Se abrirá una ventana con los campos del contrato, se debe diligenciar y cambiar la información que se requiere modificar. Para finalizar dar clic en el boton Actualizar Información General.

actualizar

Nota: Recuerde que para agregar los demás propietarios/inquilinos al contrato, deben estar creados previamente en el módulo de terceros y los propietarios asociados al inmueble.

agregar

Contratos

¿Cómo eliminar un contrato por completo?

Una vez creado el contrato y que se encuentra en estado activo, el sistema habilita la opcion de Eliminar contrato.

Paso 1:

Ingresar al módulo de Contratos y buscar en el submenú Contratos.

contratos

Paso 2:

En el filtro busque el contrato que requiere modificar y seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla, luego de clic en el boton Eliminar borrary parecerá un mensaje de confirmación de clic en Aceptar.

filtrar

Contratos

¿Cómo terminar un contrato?

Una vez creado el contrato y que se encuentra en estado activo, el sistema habilita la opcion de terminar contrato.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1:

Ingresar al módulo de Contratos y buscar en el submenú Contratos.

contratos

Paso 2:

En el filtro busque el contrato que requiere modificar y seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla, luego de clic en el boton Terminar contrato terminar.

filtrar

Paso 3:

Aparecerá una ventana para ingresar los siguientes campos:

Fecha de terminación del contrato: Debe estar comprendida entre la fecha inicio y la fecha fin del contrato

Eliminar Movimientos: Seleccione SÍ para que el sistema no siga generando facturación de este contrato.

Recuerde que no se van a eliminar los documentos creados con anterioridad, sino que el contrato una vez terminado ya no va a generar más documentos.

Finalmente de clic en Terminar Contrato.

terminar

Contratos

¿Cómo cambiar de inquilino?

Una vez creado el contrato y que se encuentra en estado activo, el sistema habilita la opcion de cambiar inquilino.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1:

Ingresar al módulo de Contratos y buscar en el submenú Contratos.

contratos

Paso 2:

En el filtro busque el contrato que requiere modificar y seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla, luego de clic en el boton Cambiar inquilinocambiarInquilino

filtrar

Paso 3:

Aparecerá una ventana con varios campos para diligenciar. Se debe seleccionar el nuevo inquilino y activar periodos parcialmente contables si se quiere modificar la información anteriormente creada con el propietario anterior y dar clic en Cambiar.

camposi

Contratos

¿Cómo cambiar un propietario?

Una vez creado el contrato y que se encuentra en estado activo, el sistema habilita la opcion de cambiar propietario.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1:

Ingresar al módulo de Contratos y buscar en el submenú Contratos.

contratos

Paso 2:

En el filtro busque el contrato que requiere modificar y seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla, luego de clic en el boton Cambiar propietariocambiar

filtrar

Paso 3:

Aparecerá una ventana con varios campos para diligenciar. Se debe seleccionar el nuevo propietario y activar periodos parcialmente contables si se quiere modificar la información anteriormente creada con el inquilino anterior y dar clic en Cambiar.

campos

Contratos

¿Cómo cambiar el canon de arrendamiento?

En esta opción podrá incrementar el valor de canon para aquellos contratos que cumplieron el año y se renovaron.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Ingrese a ‘Contratos’ y en el submenú de la izquierda seleccione ‘Contratos’.

Paso 2: Seleccione el contrato desde la casilla circular al lado izquierdo y de clic en ‘Cambiar valor de canon’.

Paso 3: Se mostrará una ventana con los siguientes campos:

Contratos

¿Cómo configurar intereses prorrateados?

Paso 1: Ingrese al módulo de Contratos y busque ‘Contratos’ en el submenú izquierdo.

Paso 2: Seleccione el contrato desde la casilla al lado izquierdo y seleccione el botón ‘Editar contrato’

Paso 3: Dentro del contrato diríjase a la sección ‘Habilitar cobro de Interés’ y active la casilla al lado derecho. Seleccione en ‘Tipo de interés’ Interés prorrateado. En el campo ‘Días’ ingrese un número alto, puede ser 1.000 y en el campo ‘Porcentaje’ Ingrese un valor que se encuentre debajo de la tasa de usura. Luego de clic al botón ‘Agregar’.



Paso 4: En la sección de 'Contratos > Conceptos', busque y edite el concepto denominado 'Interés Por Mora'. Edite y configure este concepto con impuestos si es necesario y especifique los documentos en los que se reflejará el interés por mora.



Paso 5: Ingrese a Herramientas > Configuraciones > Facturación y diríjase a la sección 'Configuraciones para Intereses de Inquilinos'. Seleccione el concepto de 'Interés Por Mora' que configuró en el paso anterior.

Contratos

¿Cómo configurar intereses completos?

Paso 1: Ingrese al módulo de Contratos y busque ‘Contratos’ en el submenú izquierdo.

Paso 2: Seleccione el contrato desde la casilla al lado izquierdo y seleccione el botón ‘Editar contrato’

Paso 3: Dentro del contrato diríjase a la sección ‘Habilitar cobro de Interés’ y active la casilla al lado derecho. Seleccione en ‘Tipo de interés’ Interés Completo. En el campo ‘Días’ ingrese el número de días de la primera fecha y en el campo ‘Porcentaje’ Ingrese un valor que se encuentre debajo de la tasa de usura. Luego de clic al botón ‘Agregar’. Repita este proceso en caso de manejar varias fechas y porcentajes.


Paso 4: En la sección de 'Contratos > Conceptos', busque y edite el concepto denominado 'Interés Por Mora'. Edite y configure este concepto con impuestos si es necesario y especifique los documentos en los que se reflejará el interés por mora.

Paso 5: Ingrese a Herramientas > Configuraciones > Facturación y diríjase a la sección 'Configuraciones para Intereses de Inquilinos'. Seleccione el concepto de 'Interés Por Mora' que configuró en el paso anterior.

Contratos

Consideraciones para la Generación de Contratos con Periodicidad Diaria

1. Estado de la Propiedad y Contratos Diarios

Cuando se crea un contrato con periodicidad diaria, la propiedad asociada a este contrato permanece en estado "Activa". Esto significa que, aunque exista un contrato activo con esta periodicidad, la propiedad sigue disponible para la creación de nuevos contratos y para su gestión comercial (por ejemplo, en páginas web y portales). Esto permite flexibilidad para seguir generando ingresos y gestionando la propiedad sin interrupciones.

2. Generación de Movimientos del Contrato

Los movimientos del contrato (es decir, los cálculos de los periodos y cobros) se generan automáticamente por noches. Estos movimientos se basan en los rangos de fechas definidos en el contrato. Por ejemplo:

Los periodos de los movimientos se calculan de la siguiente manera:

  1. Del 2025-02-27 al 2025-02-28

  2. Del 2025-02-28 al 2025-03-01

  3. Del 2025-03-01 al 2025-03-02

Cada uno de estos periodos representa un día completo, y los cálculos se realizan automáticamente en función de estas fechas.

3. Prorrateado y su Influencia

La opción de "Prorrateado" no tiene impacto en el cálculo de los movimientos del contrato. Esto significa que, independientemente de si se activa o no esta opción, los periodos y los cálculos se generan de la misma manera, basándose únicamente en las fechas de inicio y fin del contrato.

4. Validaciones para Crear Nuevos Contratos

Al mantener la propiedad siempre activa, es posible crear tantos contratos como se desee, siempre y cuando se cumplan las siguientes validaciones:

  1. Periodicidad Diaria Obligatoria:
    Todos los contratos creados deben tener una periodicidad diaria. No es posible crear contratos con otras periodicidades (por ejemplo, anual o mensual) mientras existan contratos activos con periodicidad diaria. Solo después de que estos contratos diarios hayan finalizado, se podrán crear contratos con otras periodicidades.

  2. Solapamiento de Fechas:
    El rango de fechas del nuevo contrato no puede solaparse con el rango de fechas de un contrato ya existente. Sin embargo, es válido que un contrato comience el mismo día en que termina otro o que termine el mismo día en que comienza otro. Esto garantiza que no haya duplicidad en la asignación de la propiedad durante un mismo periodo.
    Ejemplo válido:

      • Contrato 1: Del 2025-02-27 al 2025-03-02

      • Contrato 2: Del 2025-03-02 al 2025-03-05

    Ejemplo no válido:

      • Contrato 1: Del 2025-02-27 al 2025-03-02

      • Contrato 2: Del 2025-03-01 al 2025-03-05 (hay solapamiento entre el 2025-03-01 y el 2025-03-02).

5. Valor Canon y Generación de Movimientos

El campo "Valor Canon" que se configura al crear el contrato es el valor que se aplica a la hora de generar los movimientos. Este valor representa el monto por noche que se utilizará para calcular los ingresos del contrato. Por ejemplo:

Ejemplo:

6. Facturación de los Movimientos

A la hora de crear la factura, el usuario tiene flexibilidad para decidir cómo facturar los movimientos generados:

Esta flexibilidad permite adaptar la facturación a las necesidades específicas del usuario o del cliente.

7. Renovación Automática y Contratos Diarios

La renovación automática de contratos no aplica para contratos de arriendo diario. Esto se debe a que, actualmente, la renovación automática está configurada para renovar los contratos por un periodo de un año. Dado que los contratos diarios están diseñados para periodos cortos y específicos, una renovación automática de un año podría provocar:

Por lo tanto, los contratos de arriendo diario deben ser manejados manualmente, asegurando que cada renovación o extensión se ajuste a las necesidades específicas del cliente y no genere conflictos con otros contratos.

8. Resumen de Consideraciones Clave

Servicios públicos

Permite calcular el costo de los servicios públicos

Servicios públicos

¿Cómo calcular los servicios públicos?

En esta opción se permite calcular el costo de los servicios públicos de acuerdo a los días que el inquilino lleva habitando una propiedad, esto en caso que lleguen los servicios y el inquilino tenga menos del mes en esta, por lo que al propietario le corresponde pagar la factura del tiempo que la propiedad estuvo deshabitada.

A continuación le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Debe ingresar al módulo de Contratos de la siguiente manera:

  1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Contratos.
  2. Desde el submenú dando clic en el icono Servicios Públicos.

Paso 2: Ubique la opción Buscar Contrato

Se desplegará una ventana con la siguinete información:

  1. Realice la consulta del contrato ubicándose en el menú filtros, en caso de no ver
    donde puede ingresar la información debe dar clic en el botón mostrar/ocultar filtros
    y luego presione el botón filtrar.
  2. Escoja el contrato dando clic en la casilla circular que se encuentra en el costado
    izquierdo de cada registro de la tabla.
  3. Luego de clic en el icono seleccionar.

Paso 3: De acuerdo a los conceptos de cobro que se quiera utilizar para el cálculo (energía,
acueducto, gas, etc.), ingrese la información para los campos de fecha de cobro (desde –
hasta) y valor.

  1. En este primer cuadro aparecerá toda la información relacionada al contrato al cual le agregará valores por servicios públicos.
  2. Elija el Servicio Público que cobrará e ingrese la fecha de inicio y fin que se cobrará el servicio y luego el valor. Siga así con los demás servicios que necesita agregar.
  3. En este cuadro podrá agregar los servicios que aún no hayan sido creados. Se debe ingresar el nombre del servicio público, quien será el encargado de pagar el servicio (Inquilino o Propietario), el valor del servicio y para guardar de clic en Agregar.
  4. Una vez ingresada la información de los servicios que se requieren usar de clic en el botón Calcular.
  5. En la parte inferior el sistema mostrará la suma de todos los servicios publicos a cobrar. Si desea guardar este resultado de clic en el botón guardar el cual le permitirá guardarlo en la base de datos para poder administrar el pago de estos servicios Aparecerá la siguiente ventana para diligenciar los campos y dar clic en Guardar Liquidación.

Paso 4: Vea el listado liquidaciones de los servicios registrado dando clic en el botón Mas ubicado
en el costado superior derecha.

Paso 5: El sistema mostrará opciones para filtrar, ver el listado de registro y más opciones.

  1. Se muestran varios campos para filtrar el registro que se quiere buscar ya sea por inquilino o propietario.
  2. Listado de registros.
  3. Ver Liquidacion Esta opción permite visualizar el cobro de los servicios públicos.
  5. Registrar pago de la inmobiliaria. Esta opción permite agregar el pago de los servicios publicos.

Contratos de venta

Permite gestionar contratos de venta

Contratos de venta

¿Cómo crear un contrato de venta?

Esta opción le permite crear los contratos de aquellas propiedades que han sido vendidas, de esta manera se llevará el registro de la información en el sistema.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1:

Ubicar en el menú horizontal de la parte superior Contratos. Luego ubicar en el submenú de la izquierda la opción que dice Contratos de Venta y dar clic en el botón “Nuevo Contrato de Venta”.

Paso 2:

El sistema lo llevará a una nueva ventana para diligenciar los siguientes formularios:

Registro de contratos de venta:

Nota: Para la creación del contrato de venta recuerde que debe ingresar a Herramientas > Configuraciones > Contratos y agregar el concepto “Comision de Contrato IVA”.

Contratos de venta

¿Cómo editar un contrato de venta?

Esta opción le permite editar los contratos de venta que se hayan creado con anterioridad. Se podrán modificar los campos de Información del contrato, Facturas relacionadas y Pagos relacionados.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1:

Ubicar en el menú horizontal de la parte superior Contratos. Luego ubicar en el submenú de la izquierda la opción que dice Contratos de Venta.

Paso 2: Se debe filtrar por el contrato que necesita modificar.

  1. Ingrese en los campos la información del contrato que necesita modificar y luego de clic en filtrar.
  2. Una vez filtrado, seleccione el registro desde la casilla circular al lado izquierdo.
  3. De clic en el botón Editar Contrato de venta.

Paso 3: Aparecerá una ventana con la información del contrato para editarla.

El sistema mostrará estos campos para editar la información del contrato.

En estos campos se mostrará la información de las facturas relacionadas, donde se podran consultar, crear y pagar facturas.

Es esta ventana el sistema mostrará los pagos relacionados en ese contrato.

Escenarios

Permiten parametrizar movimientos contables

Escenarios

¿Qué son los escenarios contables?

Un escenario contable en Nuby es una configuración inicial dentro del módulo contable que te permite gestionar las transacciones de tu inmobiliaria de manera eficiente. Con estos escenarios, puedes automatizar procesos clave como la generación de facturas por conceptos específicos: comisiones a propietarios, cánones de arrendamiento, administración de PH, servicios públicos, reparaciones y otros ingresos.
Los escenarios organizan y clasifican las operaciones según su naturaleza, la normativa fiscal vigente y el flujo de ingresos y egresos, asegurando un registro contable preciso y adaptado a tus necesidades.

Al crear un contrato, debes seleccionar el escenario adecuado según las características de los terceros involucrados (inquilinos y propietarios), como su RUT y régimen tributario, para garantizar la correcta generación de documentos e impuestos.

¿Para qué sirven los escenarios contables?

Cumplimiento de normativas fiscales
Te permiten registrar transacciones cumpliendo con las leyes tributarias aplicables. Puedes definir impuestos como IVA, Retención en la fuente, ICA y Reteiva según el tipo de operación que manejes.

Automatización de procesos contables
Los escenarios predefinen las cuentas y reglas específicas para los documentos generados en un contrato (facturas a propietarios e inquilinos, recibos de caja y egresos). Esto minimiza errores manuales y mejora tu eficiencia operativa.

Simulación de impactos contables
Cada escenario en Nuby incluye una opción de simulación que te permite prever cómo afectarán las transacciones (por ejemplo, una operación sin IVA) a los estados financieros antes de aplicarlas.


Ejemplo de uso


Si tu inmobiliaria necesita facturar cánones y comisiones con diferentes tratamientos fiscales, puedes configurar:
Operaciones gravadas con IVA: Un escenario para registrar transacciones que incluyan este impuesto.
Operaciones exentas de IVA: Otro escenario para manejar transacciones exentas de impuestos.


Esto asegura que cada transacción se registre correctamente y cumpla con las normativas legales aplicables.

Escenarios

¿Cómo Consultar/Editar un escenario?

El módulo de escenarios permite consultar y realizar cambios en los escenarios creados previamente. Esta opción es útil cuando necesitas:

Nota importante: Los cambios realizados afectarán la contabilidad y los documentos (Factura propietario, Factura inquilino, Recibo de caja y Egreso) en los contratos relacionados con ese escenario. Los ajustes solo impactarán períodos futuros sin documentos generados; los períodos con documentos ya creados mantendrán la configuración anterior o podrán generarse en blanco, a la cual se tendrá que realizar el ajuste manual desde el módulo de contabilidad.

Consultar un escenario

Paso 1: Acceso al módulo de escenarios
  1. Dirígete al menú superior.
  2. Selecciona la opción "Contratos" y luego haz clic en "Escenarios".
Paso 2: Uso de filtros para la búsqueda
  1. Si no ves la sección de filtros, haz clic en el botón "Mostrar/Ocultar Filtros" para desplegarla.
  2. Ingresa los criterios de búsqueda, como el nombre o descripción del escenario.
  3. Haz clic en el botón "Filtrar" para visualizar los resultados.
Paso 3: Selección de un escenario
  1. Una vez que aparezca la lista de resultados, localiza el escenario que deseas gestionar.
  2. Marca la casilla circular ubicada a la izquierda del escenario para seleccionarlo y da clic en el botón "Editar".

Editar un escenario

  1. Selecciona el escenario deseado para acceder a su configuración general.
  2. Allí solo estarán visibles los conceptos relacionados con el canon de arrendamiento y la comisión del contrato.
  3. Haz clic en el botón "Editar" ubicado al lado derecho del registro que deseas modificar.
  4. Realiza los ajustes necesarios, tales como:
    • Modificar conceptos.
    • Cambiar el documento asociado.
    • Actualizar cuentas contables.
    • Ajustar el carácter de las cuentas o los terceros vinculados.
  5. Una vez realizados los cambios, presiona el botón "Guardar" para confirmarlos.

Agregar Registros al Escenario

Dentro del escenario, encontrarás dos opciones:

agregarRegistro.png

Pasos para agregar registros:

Eliminar un registro

  1. En la configuración general del escenario, al lado derecho de cada registro encontrarás el botón "Eliminar" haz clic en el botón para remover el registro.  
  2. Confirma la acción. Ten en cuenta que esta eliminación es irreversible y afecta los contratos vinculados al escenario.

Otros Conceptos en este Escenario

Desde el menú lateral izquierdo, accede a otras categorías como "Administraciones", "Prediales","Interés por mora","Otros Conceptos" para configurar cuentas contables de:

Al lado derecho de cada registro encontrarás los botones para eliminar y editar el registro. 

Escenarios

¿Cómo eliminar un escenario contable?

Eliminar un escenario contable es un proceso que puedes realizar siempre y cuando el escenario no esté asociado a ningún contrato ni haya generado documentos como facturas de propietario, facturas de inquilino, recibos de caja o egresos.

Nota importante:
Si un escenario está vinculado a un contrato de arrendamiento, el sistema no permitirá eliminarlo, ya que esto podría causar inconsistencias en la contabilidad de los documentos ya generados.

Pasos para eliminar un escenario contable

Paso 1: Accede al módulo de escenarios
  1. Ve al menú superior de la plataforma.
  2. Haz clic en "Contratos" y selecciona la opción "Escenarios" en el submenú.
Paso 2: Utiliza los filtros para localizar el escenario
  1. Si no ves la sección de filtros, haz clic en el botón "Mostrar/Ocultar Filtros" para desplegarla.
  2. Ingresa los datos del escenario que deseas buscar, como el nombre o la descripción.
  3. Haz clic en el botón "Filtrar" para mostrar los resultados.
Paso 3: Selecciona y elimina el escenario
  1. Una vez que se muestren los resultados, identifica el escenario que deseas eliminar.
  2. Marca la casilla circular que aparece a la izquierda del registro del escenario.
  3. Haz clic en el botón "Eliminar" ubicado en la parte superior o inferior de la lista.
  4. Confirma la acción en el mensaje emergente que aparecerá, recordando que esta eliminación es irreversible.

 

Recomendación final:
Antes de eliminar un escenario, verifica que no esté vinculado a contratos o documentos ya generados.

Escenarios

¿Qué incluye la configuración del escenario 1?

Este escenario contable te ayuda a gestionar la operación financiera de una inmobiliaria que cobra un canon de arrendamiento al inquilino y genera una comisión, incluyendo IVA, por sus servicios al propietario. A continuación, te explicamos en detalle cómo se registran los movimientos contables y su flujo contable.

¿Dónde encontrar este escenario?

Puedes encontrarlo en el módulo Contratos > Escenarios > Escenario 1.
Para personalizarlo, haz clic en Editar escenario, donde verás configuraciones como las que se explican aquí.

Contexto del Escenario
Propietario: Persona Natural que no es agente de retención (Régimen Simplificado).
Arrendatario: Persona Natural que no es agente de retención (Régimen Simplificado o Común).

Flujo Contable Simulado

Se utiliza el siguiente ejemplo para ilustrar el proceso:

escenario1.png

1. Egreso al Propietario

Descripción: Se registra el pago del canon de arrendamiento al propietario.

2. Ingreso del Inquilino

Descripción: El pago realizado por el inquilino se registra como ingreso para la inmobiliaria.

3. Factura al Inquilino

Descripción: Se emite una factura que documenta el cobro del canon al inquilino.

4. Factura al Propietario

Descripción: Se emite una factura al propietario por la comisión que la inmobiliaria cobra.

Nota: De esta manera quedarían configuradas las cuentas contables de los 4 documentos que aplican a un contrato de arrendamiento.

Escenario1.png

Otros conceptos en este escenario

Dentro del escenario, en el menú lateral izquierdo, encontrarás la pestaña "Otros Conceptos", donde puedes configurar las cuentas contables de valores adicionales como:

OtrosConceptos.png

Casos en los que aplicar este escenario

  1. Gestión integral de pagos:
    Es ideal cuando la inmobiliaria actúa como intermediaria, recibiendo el canon del inquilino y luego distribuyéndolo al propietario, descontando la comisión correspondiente.

  2. Cumplimiento fiscal:
    Úsalo para registrar correctamente el IVA generado por las comisiones o para reflejar la gestión del dinero como un ingreso temporal, evitando inconsistencias contables.

Este escenario contable te permite llevar un control claro y estructurado de los movimientos financieros entre inquilinos y propietarios. Además, asegura el cumplimiento de las normativas fiscales y facilita la administración de conceptos adicionales de manera eficiente.

Escenarios

¿Qué incluye la configuración del escenario 2?

Este escenario contable te ayuda a gestionar la operación de una inmobiliaria que cobra un canon de arrendamiento al inquilino más IVA y genera una comisión por sus servicios al propietario, también con IVA. A continuación, te explicamos en detalle cómo se registran los movimientos contables y su flujo contable.

¿Dónde encontrar este escenario?

Puedes localizar este escenario en el módulo Contratos > Escenarios > Escenario 2.
Si necesitas personalizarlo, haz clic en Editar escenario, donde verás configuraciones como las que se explican aquí.

Contexto del Escenario
Propietario: Persona Natural que no es agente de retención (Régimen Común).
Arrendatario: Persona Natural que no es agente de retención (Régimen Simplificado o Común).

Flujo Contable: Ejemplo Simulado

Para ilustrar este flujo, usaremos los siguientes datos:

Escenario2.png

1. Factura al Propietario

En esta factura, se registra la comisión que cobra la inmobiliaria y el IVA generado:

2. Egreso al Propietario

Aquí se refleja el pago al propietario, descontando la comisión y los impuestos:

3. Ingreso del Inquilino

El pago del inquilino se registra de la siguiente manera:

4. Factura al Inquilino

Se genera un documento que refleja el cobro total (canon más IVA):

Nota: De esta manera quedarían configuradas las cuentas contables de los 4 documentos que aplican a un contrato de arrendamiento.

Escenario2.png

Otros conceptos en este escenario

Dentro del escenario, en el menú lateral izquierdo, encontrarás la pestaña "Otros Conceptos", donde puedes configurar las cuentas contables de valores adicionales como:

OtrosConceptos.png

Casos en los que aplicar este escenario

  1. Gestión Integral de Arrendamientos con IVA:
    Ideal cuando necesitas administrar el cobro del canon y calcular el IVA de forma separada.

  2. Intermediación Completa:
    Útil cuando la inmobiliaria actúa como intermediaria entre el inquilino y el propietario, transfiriendo los valores al propietario tras retener la comisión e impuestos.

  3. Cumplimiento de Obligaciones Fiscales:
    Asegura que las facturas y los impuestos estén registrados correctamente para cumplir con las normativas fiscales locales.

  4. Transparencia y Control Contable:
    Facilita la diferenciación de los valores cobrados al inquilino, los pagos realizados al propietario y las comisiones retenidas, ayudando en auditorías y rendiciones de cuentas.

Este escenario te permite gestionar de forma eficiente los flujos financieros entre inquilinos y propietarios, asegurando claridad, control y cumplimiento normativo en cada operación.

Escenarios

¿Qué incluye la configuración del escenario 3?

Este escenario contable está diseñado para ayudarte a manejar la operación de una inmobiliaria que cobra un canon de arrendamiento al inquilino, incluyendo IVA y retención en la fuente, y genera una comisión por sus servicios al propietario, también con IVA. A continuación, te explicamos en detalle cómo funciona este flujo contable y cómo se registran los movimientos financieros.

¿Dónde encontrar este escenario?

Puedes encontrarlo en el módulo:
Contratos > Escenarios > Escenario 3.
Si necesitas personalizarlo, haz clic en Editar escenario, donde verás configuraciones como las que se explican aquí.

Contexto del Escenario
Propietario: Persona Natural que no es agente de retención (Régimen Común).
Arrendatario: Persona Natural o Jurídica que actúa como agente de retención a título de renta.

Explicación del Flujo Contable

Simulemos este proceso con los siguientes datos:

Escenario3.png

1. Factura al Propietario

Se registra la comisión de la inmobiliaria por sus servicios:

El balance queda en $0 al compensar la deuda con la factura emitida.

2. Egreso al Propietario

Se registra el pago al propietario, descontando comisión, IVA y retenciones:

3. Ingreso del Inquilino

Registra el pago realizado por el inquilino:

4. Factura al Inquilino

Se genera una factura que detalla el monto total del canon más IVA y retenciones:

Nota: De esta manera quedarían configuradas las cuentas contables de los 4 documentos que aplican a un contrato de arrendamiento.

Escenario3.png

Otros conceptos en este escenario

Dentro del escenario, en el menú lateral izquierdo, encontrarás la pestaña "Otros Conceptos", donde puedes configurar las cuentas contables de valores adicionales como:

OtrosConceptos.png

Casos en los que aplicar este escenario

Con este escenario, puedes garantizar un manejo eficiente, claro y acorde a las normas fiscales de los ingresos y egresos de tu inmobiliaria.

Escenarios

¿Qué incluye la configuración del escenario 4?

Este escenario contable te ayudará a gestionar la operación de una inmobiliaria que cobra un canon de arrendamiento al inquilino más IVA y retención en la fuente, y genera una comisión por sus servicios al propietario con IVA, retención en la fuente y reteIVA. A continuación, te explicamos en detalle cómo se registran los movimientos contables y su flujo contable.

¿Dónde encontrar este escenario?

Puedes encontrar este escenario en el módulo:
Contratos > Escenarios > Escenario 4.
Si necesitas personalizarlo, haz clic en Editar escenario, donde verás configuraciones como las que se explican aquí.

Contexto del Escenario
Propietario: Persona Natural o Jurídica agente de retención a título de renta (Régimen Común).
Arrendatario: Persona Natural o Jurídica agente de retención a título de renta y a título de IVA.

Flujo Contable: Ejemplo Simulado

Vamos a ilustrar este flujo con los siguientes datos:

Escenario4.png

1. Egreso al Propietario

Qué sucede: Se registra el pago que le haces al propietario, descontando los valores correspondientes como IVA, retenciones y comisiones.

Cuentas involucradas:

2. Ingreso del Inquilino

Qué sucede: Se registra el pago realizado por el inquilino, reflejando los valores que ingresan a tu cuenta bancaria.

Cuentas involucradas:

3. Factura al Inquilino

Qué sucede: Generas la factura para el inquilino, incluyendo el canon base, el IVA y las retenciones aplicables.

Cuentas involucradas:

4. Factura al Propietario

Qué sucede: Le facturas al propietario los valores por comisión y el IVA generado por la administración del arrendamiento.

Cuentas involucradas:

Nota: De esta manera quedarían configuradas las cuentas contables de los 4 documentos que aplican a un contrato de arrendamiento.

Escenario4.png

Otros Conceptos en Este Escenario

Dentro del escenario, en el menú lateral izquierdo, encontrarás la pestaña "Otros Conceptos", donde puedes configurar las cuentas contables de valores adicionales como:

OtrosConceptos.png

Casos en los que aplicar este escenario

Este flujo contable es ideal para ti en los siguientes casos:

Este sistema asegura un manejo ordenado y transparente de las cuentas tanto para el propietario como para el inquilino, mientras cumples con todas las obligaciones fiscales de manera eficiente.

Escenarios

¿Qué incluye la configuración del escenario 5?

Este escenario contable te permite gestionar la operación de una inmobiliaria que cobra un canon de arrendamiento al inquilino, incluyendo IVA, reteIVA y retención en la fuente. Además, genera una comisión por sus servicios al propietario, que también incluye IVA. A continuación, te explicamos cómo se registran los movimientos contables y el flujo de este proceso.

¿Dónde encontrar este escenario?

Puedes localizar este escenario en el módulo Contratos > Escenarios > Escenario 5.
Si necesitas personalizarlo, haz clic en Editar escenario, donde verás configuraciones como las que se explican aquí.

Contexto del Escenario
Propietario: Persona Natural o jurídica responsable de renta y de IVA.
Arrendatario: Persona Natural o Jurídica responsable de Retención en la Fuente, y Reteiva.

Flujo Contable: Ejemplo Simulado

Para ilustrar este flujo, usaremos los siguientes datos:

escenario5.png

1. Factura al Propietario

Cuentas involucradas:

Función:
Se factura al propietario el valor de la comisión por la administración del contrato de arriendo, incluyendo el IVA.

2. Egreso al Propietario

Cuentas involucradas:

Función:
Este paso refleja la liquidación del arriendo al propietario, descontando impuestos, retenciones y otros conceptos.

3. Ingreso del Inquilino

Cuentas involucradas:

Función:
Este paso registra el momento en que el inquilino realiza el pago del canon de arrendamiento

4. Factura al Inquilino

Cuentas involucradas:

Función: Este registro genera un documento legal para el inquilino que puede usar en sus declaraciones fiscales.

Nota: De esta manera quedarían configuradas las cuentas contables de los 4 documentos que aplican a un contrato de arrendamiento.

Escenario5.png

Otros conceptos en este escenario

Dentro del escenario, en el menú lateral izquierdo, encontrarás la pestaña "Otros Conceptos", donde puedes configurar las cuentas contables de valores adicionales como:

OtrosConceptos.png

Casos en los que aplicar este escenario

Este esquema contable es ideal en los siguientes casos:

  1. Propietarios que delegan la administración de sus inmuebles:
    Útil cuando actúas como intermediario y necesitas rendir cuentas tanto al propietario como al inquilino.

  2. Gestión de impuestos y retenciones:
    Perfecto si debes registrar y detallar impuestos como IVA, Retefuente y ReteIVA en las operaciones.

  3. Requerimientos tributarios del inquilino:
    Cuando el inquilino solicita facturas detalladas para sus declaraciones fiscales.

  4. Transparencia con el propietario:
    Facilita desglosar ingresos y egresos, mostrando claramente lo que se transfiere al propietario después de deducciones.

Este escenario asegura una gestión eficiente y transparente tanto para la inmobiliaria como para el propietario y el inquilino.

Escenarios

¿Qué incluye la configuración del escenario 6?

Este escenario contable te ayuda a gestionar la operación de una inmobiliaria que cobra un canon de arrendamiento al inquilino más retención en la fuente y genera una comisión por sus servicios al propietario,  con IVA. A continuación, te explicamos en detalle cómo se registran los movimientos contables y su flujo contable.

¿Dónde encontrar este escenario?

Puedes localizar este escenario en el módulo Contratos > Escenarios > Escenario 6.
Si necesitas personalizarlo, haz clic en Editar escenario, donde verás configuraciones como las que se explican aquí.

Contexto del Escenario
Propietario: Persona Natural que no es agente de retención (Régimen Simplificado)
Arrendatario: Persona Natural o Juridica que es agente de retención (Régimen  Común)


Flujo Contable: Ejemplo Simulado

Para ilustrar este flujo, usaremos los siguientes datos:

Escenario6.png

1. Factura al Propietario

2. Egreso al Propietario

3. Ingreso del Inquilino

4. Factura al Inquilino

Nota: De esta manera quedarían configuradas las cuentas contables de los 4 documentos que aplican a un contrato de arrendamiento.

Escenario6.png

Otros conceptos en este escenario

Dentro del escenario, en el menú lateral izquierdo, encontrarás la pestaña "Otros Conceptos", donde puedes configurar las cuentas contables de valores adicionales como:

OtrosConceptos.png

Casos en los que aplicar este escenario

  1. Propietarios que delegan la gestión del arriendo: Cuando la inmobiliaria administra los pagos, retenciones y transferencias al propietario.
  2. Cumplimiento tributario: Este esquema es esencial cuando es necesario detallar retenciones, IVA y otros impuestos.
  3. Inquilinos que requieren facturas legales: Si el inquilino necesita un soporte para su declaración tributaria.
  4. Transparencia financiera: Ayuda a mantener claras las cuentas entre la inmobiliaria, el propietario y el inquilino.

Este modelo asegura que todas las transacciones estén correctamente registradas, facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales y aporta claridad a todas las partes involucradas.

Escenarios

¿Qué incluye la configuración del escenario 7?

Este escenario contable está diseñado para ayudarte a gestionar las operaciones de una inmobiliaria que administra arrendamientos. Incluye el cobro de un canon de arrendamiento al inquilino, al que se aplican IVA, reteIVA y retención en la fuente, así como la generación de una comisión por los servicios prestados al propietario, también con IVA y retención en la fuente. A continuación, te explicamos en detalle cómo se registran los movimientos contables y cuál es el flujo general de este escenario.

¿Dónde encontrar este escenario?

Puedes localizar este escenario en el módulo Contratos > Escenarios > Escenario 7.
Si necesitas personalizarlo, haz clic en Editar escenario, donde verás configuraciones como las que se explican aquí.

Contexto del Escenario
Propietario: Persona Natural o Jurídica  agente de retención a título de renta (Régimen Común)
Arrendatario: Persona Natural o Jurídica agente de retención a título de renta y a título de IVA

Flujo Contable: Ejemplo Simulado

Para ilustrar este flujo, usaremos los siguientes datos:

Escenario7.png

1. Factura al Propietario

2. Egreso al Propietario

3. Ingreso del Inquilino

4. Factura al Inquilino

Nota: De esta manera quedarían configuradas las cuentas contables de los 4 documentos que aplican a un contrato de arrendamiento.

Escenario7.png

Otros conceptos en este escenario

Dentro del escenario, en el menú lateral izquierdo, encontrarás la pestaña "Otros Conceptos", donde puedes configurar las cuentas contables de valores adicionales como:

OtrosConceptos.png

Casos en los que aplicar este escenario

  1. Propietarios que delegan la gestión del arriendo: Cuando la inmobiliaria administra los pagos, retenciones y transferencias al propietario.
  2. Cumplimiento tributario: Este esquema es esencial cuando es necesario detallar retenciones, IVA y otros impuestos.
  3. Inquilinos que requieren facturas legales: Si el inquilino necesita un soporte para su declaración tributaria.
  4. Transparencia financiera: Ayuda a mantener claras las cuentas entre la inmobiliaria, el propietario y el inquilino.

Este escenario asegura el registro correcto de todas las transacciones, facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales y mejora la transparencia entre todas las partes involucradas.

Escenarios

¿Cómo crear un escenario sin IVA para canon y comisión?

Este manual te orienta paso a paso para configurar un escenario contable donde:

Este tipo de escenario es útil para registrar y gestionar las operaciones financieras de manera clara, cumpliendo con las normas legales y fiscales.

Paso 1: Configurar los Conceptos de Canon y Comisión

  1. Ve a Contratos > Conceptos.
  2. Revisa si los conceptos ya están creados con las características descritas a continuación.
Concepto: Comisión del Contrato

Concepto: Comisión del Contrato

ComisionSin Iva.png

EL concepto debe estar configurado de la siguiente manera para que al momento de crear el escenario se generen los impuestos correctamente.

  1. ¿Aplica para Documento Soporte?: Indica si el concepto aplica como documento soporte.
  2. ¿Es ingreso recibido para terceros?: Define si el ingreso pertenece a un tercero.
  3. Nombre del Concepto: Nombre del concepto (ej. "Comisión del Contrato sin Iva").
  4. Descripción: Detalle adicional del concepto (opcional).
  5. Tipo IVA: No aplica porque la comisión esta exenta de iva.
  6. Tipo Retención: No aplica porque la comisión esta exenta de retención.
  7. Base Retención: No aplica porque la comisión esta exenta de retención.
  8. Tipo Reteiva y Reteica: No aplica porque la comisión esta exenta de reteiva y reteica.
  9. Es descuento comercial: Define si es un descuento (no aplica).
  10. Documentos para los que Aplica: Relaciona el concepto con documentos como "Factura Propietario" (suma) y "Egreso Propietario" (resta).
  11. Categoría: Clasificación del concepto ("Comisión del Contrato").
  12. Nivel de Acceso: Sistema.
Concepto: Canon de Arrendamiento

Concepto: Canon de Arrendamiento

canonArrendamientoSinIva.png

El concepto debe estar configurado de la siguiente manera para que al momento de crear el escenario se generen los impuestos correctamente.

Si no encuentras estos conceptos, puedes crearlos siguiendo este instructivo: ¿Cómo crear un concepto?

Paso 2: Crear el Escenario

Paso 3: Agregar Registros al Escenario

Dentro del escenario, encontrarás dos opciones:

agregarRegistro.png

Pasos para agregar registros:

Configurar los documentos:

1. Factura propietario:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Factura Inquilino y agregue los siguientes  registros:

2. Egreso propietario:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Egreso propietario y agregue los siguientes registros:

Agregar operación: En la cuenta 1100501 - Banco de Bogotá, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que la comisión sea descontada del valor del canon: 
Seleccionar Operación: (Restar) -
Seleccionar Valor: Token - Valor de la comisión con impuestos.

3. Ingreso Inquilino:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Ingreso Inquilino y agregue los siguientes registros:

4. Factura Inquilino:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Factura Inquilino y agregue los siguientes registros:

Paso 4: Simular el Escenario

Haz clic en el botón Simular en la esquina superior. El sistema generará una simulación con los siguientes valores de ejemplo:

Si al visualizar los 4 documentos el balance aparece en $0, significa que la configuración es correcta. Esto indica que los movimientos contables están equilibrados y cumplen con los parámetros establecidos en el escenario.

Otros Conceptos en este Escenario

Desde el menú lateral izquierdo, accede a "Otros Conceptos" para configurar cuentas contables de:

Este escenario te permitirá gestionar correctamente las operaciones de arrendamiento sin IVA, garantizando claridad financiera y cumplimiento fiscal.

 

 

Escenarios

¿Cómo crear un escenario con canon con IVA y comisión con IVA?

Este manual te orienta paso a paso para configurar un escenario contable donde:

Este tipo de escenario es útil para registrar y gestionar las operaciones financieras de manera clara, cumpliendo con las normas legales y fiscales.

Paso 1: Configurar los Conceptos de Canon y Comisión

  1. Ve a Contratos > Conceptos.
  2. Revisa si los conceptos ya están creados con las características descritas a continuación.
Concepto: Comisión del Contrato

 

Concepto: Comisión del Contrato

comisionContratoIVA.png

EL concepto debe estar configurado de la siguiente manera para que al momento de crear el escenario se generen los impuestos correctamente.

  1. ¿Aplica para Documento Soporte?: En este caso no aplica para documento soporte.
  2. ¿Es ingreso recibido para terceros?: No aplica ya que la comisión es ingreso propio.
  3. Nombre del Concepto: Nombre del concepto (ej. "Comisión del Contrato con Iva").
  4. Descripción: Detalle adicional del concepto (opcional).
  5. Tipo IVA: Seleccionar el porcentaje 19%. 
  6. Tipo Retención: No aplica porque la comisión esta exenta de retención.
  7. Base Retención: No aplica porque la comisión esta exenta de retención.
  8. Tipo Reteiva y Reteica: No aplica porque la comisión esta exenta de reteiva y reteica.
  9. Es descuento comercial: Define si es un descuento (no aplica).
  10. Documentos para los que Aplica: Relaciona el concepto con documentos como "Factura Propietario" (suma) y "Egreso Propietario" (resta).
  11. Categoría: Clasificación del concepto ("Comisión del Contrato").
  12. Nivel de Acceso: Sistema.
Concepto: Canon de Arrendamiento

 

Concepto: Canon de Arrendamiento


CanonArrendamientoIVA.png

El concepto debe estar configurado de la siguiente manera para que al momento de crear el escenario se generen los impuestos correctamente.

Si no encuentras estos conceptos, puedes crearlos siguiendo este instructivo: ¿Cómo crear un concepto?

Paso 2: Crear el Escenario

Paso 3: Agregar Registros al Escenario

Dentro del escenario, encontrarás dos opciones:

agregarRegistro.png

Pasos para agregar registros:

Configurar los documentos:

1. Factura propietario:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Factura Inquilino y agregue los siguientes  registros:

Agregar operación: En la cuenta 41551001 - INMOBILIARIAS POR RETRIBUCION O CONTRATA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor de la comisión: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Valor de la comisión sin impuestos.

Agregar operación: En la cuenta 24080501 - IVA GENERADO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA

2. Egreso propietario:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Egreso propietario y agregue los siguientes registros:

Agregar operación: En la cuenta 28150501 - VALORES RECIBIDOS PARA TERCEROS -CANON, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que la comisión se refleje el valor del canon neto: 
Seleccionar Operación: Característica Especifica. 
Seleccionar Valor: Token - Valor del canon neto.

Agregar operación: En la cuenta 28150502 - IVA DEL CANON DE ARRENDAMIENTO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA

Agregar operación: En la cuenta 211100501 - BANCOLOMBIA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que del canon de arrendamiento se reste la comisión: 
Seleccionar Operación: Restar - 
Seleccionar Valor: Token - Valor de la comisión con impuestos. 

3. Ingreso Inquilino:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Ingreso Inquilino y agregue los siguientes registros:

4. Factura Inquilino:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Factura Inquilino y agregue los siguientes registros:

Agregar operación: En la cuenta 28150501 - VALORES RECIBIDOS PARA TERCEROS -CANON, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del canon neto: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Valor de canon neto.

Agregar operación: En la cuenta 28150502 - IVA DEL CANON DE ARRENDAMIENTO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA

Paso 4: Simular el Escenario

Haz clic en el botón Simular en la esquina superior. El sistema generará una simulación con los siguientes valores de ejemplo:

Si al visualizar los 4 documentos el balance aparece en $0, significa que la configuración es correcta. Esto indica que los movimientos contables están equilibrados y cumplen con los parámetros establecidos en el escenario.

Otros Conceptos en este Escenario

Desde el menú lateral izquierdo, accede a "Otros Conceptos" para configurar cuentas contables de:

Este escenario te permitirá gestionar correctamente las operaciones de arrendamiento sin IVA, garantizando claridad financiera y cumplimiento fiscal.

 

Escenarios

¿Cómo crear un escenario con comisión con IVA y canon de arrendamiento con IVA, Retención y Reteiva?

Este manual te orienta paso a paso para configurar un escenario contable donde:

Este tipo de escenario es útil para registrar y gestionar las operaciones financieras de manera clara, cumpliendo con las normas legales y fiscales.

Paso 1: Configurar los Conceptos de Canon y Comisión

  1. Ve a Contratos > Conceptos.
  2. Revisa si los conceptos ya están creados con las características descritas a continuación.
Concepto: Comisión del Contrato

 

 

Concepto: Comisión del Contrato

ComisionIVA.png

EL concepto debe estar configurado de la siguiente manera para que al momento de crear el escenario se generen los impuestos correctamente.

  1. ¿Aplica para Documento Soporte?: Este concepto no aplica para DS, se deja en blanco. 
  2. ¿Es ingreso recibido para terceros?: Dejar en blanco, solo se activa cuando el ingreso pertenece a un tercero.
  3. Nombre del Concepto: Nombre del concepto (ej. "Comisión del Contrato con IVA").
  4. Descripción: Detalle adicional del concepto (opcional).
  5. Tipo IVA: Seleccionar el 19%.
  6. Tipo Retención: No aplica porque la comisión está exenta de retención.
  7. Base Retención: No aplica porque la comisión está exenta de retención.
  8. Tipo Reteiva y Reteica: No aplica porque la comisión está exenta de reteiva y reteica.
  9. Es descuento comercial: Define si es un descuento (no aplica).
  10. Documentos para los que Aplica: Relaciona el concepto con documentos como "Factura Propietario" (suma) y "Egreso Propietario" (resta).
  11. Categoría: Clasificación del concepto ("Comisión del Contrato").
  12. Nivel de Acceso: Sistema.
Concepto: Canon de Arrendamiento

 

 

Concepto: Canon de Arrendamiento

canonIVAretencionReteica.png

El concepto debe estar configurado de la siguiente manera para que al momento de crear el escenario se generen los impuestos correctamente.

Si no encuentras estos conceptos, puedes crearlos siguiendo este instructivo: ¿Cómo crear un concepto?

SI no encuentras los porcentajes de impuestos, puedes crearlos en el siguiente instructivo: ¿Cómo crear un impuesto?

Paso 2: Crear el Escenario

Paso 3: Agregar Registros al Escenario

Dentro del escenario, encontrarás dos opciones:

agregarRegistro.png

Pasos para agregar registros:

Configurar los documentos:

1. Factura propietario:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Factura Inquilino y agregue los siguientes  registros:

Agregar operación: En la cuenta 41551001 - INMOBILIARIAS POR RETRIBUCION O CONTRATA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor de la comisión: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Valor de la comisión sin impuestos.

Agregar operación: En la cuenta 24080501 - IVA GENERADO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA


2. Egreso propietario:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Egreso propietario y agregue los siguientes registros:

Agregar operación: En la cuenta 28150501 - VALORES RECIBIDOS PARA TERCEROS -CANON, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que la comisión se refleje el valor del canon neto: 
Seleccionar Operación: Característica Especifica. 
Seleccionar Valor: Token - Valor del canon neto.

Agregar operación: En la cuenta 28150502 - IVA DEL CANON DE ARRENDAMIENTO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA

Agregar operación: En la cuenta 28150503 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor de la retención: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Retención en la Fuente

Agregar operación: En la cuenta 28150504 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS –RETEIVA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del reteiva: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - ReteIVA

Agregar operación: En la cuenta 11100501 - BANCOLOMBIA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que del canon de arrendamiento se reste la comisión: 
Seleccionar Operación: Restar - 
Seleccionar Valor: Token - Valor de la comisión con impuestos. 

3. Ingreso Inquilino:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Ingreso Inquilino y agregue los siguientes registros:

4. Factura Inquilino:

De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Factura Inquilino y agregue los siguientes registros:

Agregar operación: En la cuenta 28150501 - VALORES RECIBIDOS PARA TERCEROS -CANON, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del canon neto: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Valor de canon neto.

Agregar operación: En la cuenta 28150502 - IVA DEL CANON DE ARRENDAMIENTO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA

Agregar operación: En la cuenta 28150503 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Retención en la Fuente

Agregar operación: En la cuenta 28150504 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS –RETEIVA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA: 
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - ReteIVA

Paso 4: Simular el Escenario

Haz clic en el botón Simular en la esquina superior. El sistema generará una simulación con los siguientes valores de ejemplo:

Si al visualizar los 4 documentos el balance aparece en $0, significa que la configuración es correcta. Esto indica que los movimientos contables están equilibrados y cumplen con los parámetros establecidos en el escenario.

Otros Conceptos en este Escenario

Desde el menú lateral izquierdo, accede a "Otros Conceptos" para configurar cuentas contables de:

Este escenario te permitirá gestionar correctamente las operaciones de arrendamiento con IVA, Retención en la fuente y Reteiva, garantizando claridad financiera y cumplimiento fiscal.

Conceptos

Productos o servicios que ofrece cada inmobiliaria

Conceptos

¿Cómo crear un concepto para un contrato de arrendamiento?

El módulo de conceptos te permite configurar cobros que se pueden agregar a los contratos, los cuales posteriormente serán gestionados a través de facturas, comprobantes de ingreso y egreso. Es fundamental configurar correctamente cada concepto para que se refleje adecuadamente en los documentos generados. Ejemplos comunes de conceptos son: canon de arrendamiento, intereses por mora, y comisión del contrato.

Aquí te mostramos los pasos detallados para crear un concepto:

Paso 1: Accede al módulo "Contratos y Conceptos"

  1. Ingresa al sistema y dirígete al módulo Contratos y Conceptos.
  2. Haz clic en el botón Crear Concepto para iniciar la creación de un nuevo concepto.

Paso 2: Completa la información del concepto

  1. Datos del concepto:

    • ¿Aplica para Documento Soporte?: Para conceptos que se van a crear para aplicar en un contrato de arrendamiento, dejar deshabilitada esta casilla. 
    • Marca la opción Ingreso recibido para terceros si el concepto corresponde a servicios públicos, administraciones, reparaciones, o cualquier otro que vaya a ser transferido a un tercero. Sí es un ingreso propio de la inmobiliaria, dejar deshabilitada la opción. 
    • Recuerde que si habilita esta casilla debe crear en el módulo de terceros, el tercero a quien se le va a transferir este dinero, con clase de Tercero como proveedor. A continuación encontrará en el instructivo para hacerlo: ¿Cómo crear un Tercero?
    • Ingresa un nombre claro y una breve descripción.
    • Define los tipos de impuestos aplicables (IVA, Retención, Reteiva, Reteica). Bastará con seleccionar el porcentaje que aplica al concepto y en caso de configurar retención, dejar en el campo Base de Retención $1.
    • En caso de no encontrar el porcentaje del impuesto lo puede crear en el sistema siguiente este instructivo: ¿Cómo crear un impuesto? 


  2. Asociación de documentos:

    • Selecciona los documentos en los que aplicará el concepto (factura propietario, factura inquilino, egreso propietario, ingreso inquilino).
    • Determina si el concepto suma o resta al documento correspondiente.

  3. Clasificación:

    • Asigna una categoría adecuada, como Canon de arrendamiento, Comisión del contrato, Interés por mora, entre otras.
    • Define el nivel de acceso: Sistema o General.

  4. Agregar impuestos adicionales:

    • Si es necesario, haz clic en Nuevo, selecciona el impuesto de la lista y presiona Agregar.

  5. Guarda el concepto: Haz clic en Grabar concepto para guardar los cambios.

Paso 3: Parametriza las cuentas contables del concepto en el escenario

  1. Dirígete al módulo Contratos y selecciona la opción Escenarios.

  2. Localiza y edita el escenario correspondiente.

  3. Configura el concepto:

    • En la sección Configuración General, agrega conceptos como canon o comisión utilizando el botón Agregar Registro.
    • Para otros conceptos, ve a la sección Otros Conceptos y selecciona Agregar Registro para ingresar la información contable.

  4. Completa los parámetros contables:

    • Selecciona el documento correspondiente.
    • Escoge el concepto creado.
    • Define la cuenta contable, el carácter (débito o crédito) y el tercero (inquilino o propietario).
    • Haz clic en Guardar.

Nota: Repite este paso para cada documento o cuenta contable necesaria.

Paso 4: Agrega el concepto al contrato

Este paso aplica únicamente para conceptos distintos a canon o comisión.

  1. Accede al módulo Contratos y selecciona el contrato correspondiente.
  2. Haz clic en Editar.
  3. Dirígete a la sección Otros costos fijos del contrato y selecciona Agregar costos.
  4. Completa los campos requeridos:
    • Escoge el concepto.
    • Indica el valor y el período de aplicación.
    • Haz clic en Agregar para confirmar.

Paso 5: Validación del concepto

  1. Revisa que el concepto aparezca correctamente en el módulo Tareas Comunes.
  2. Verifica que los valores y períodos configurados coincidan con los requerimientos del contrato.

Nota importante: La configuración adecuada de los conceptos es clave para garantizar la correcta aplicación en los documentos generados y evitar errores contables.

Conceptos

¿Cómo configurar conceptos para Documento Soporte?

Se explicará como configurar los conceptos para documento soporte

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Se debe ingresar al módulo de Contratos > Conceptos.

Paso 2: dar clic en crear nuevo concepto.

Paso 3: Se habilita una ventana con un formulario donde se debe activar la opción de ¿Aplica para documento soporte?.

Paso 4: ingresar nombre del concepto, una observación, tipo de retención, base de retención y nivel de acceso.

Paso 5: Adicional, se debe ingresar la cuenta para el subTotal y cuenta para el Total del documento soporte. Finalmente dar clic en Grabar.

ds-concepto

Conceptos

¿Cómo crear un concepto recibido para terceros?

Se utiliza esta opción cuando la factura tiene conceptos que son recibidos para terceros producto de una operación de mandato. Es obligatorio indicarle al sistema en que conceptos aplique para que las facturas que viajan a la DIAN transmitan la información correctamente.

Paso 1: Ingrese al módulo "Contratos y Conceptos".



Paso 2: Presione "Nuevo".


Paso 3: Complete la información del concepto:


  1. Indique si es un ingreso recibido para terceros.
  2. Ingrese el nombre y una breve descripción.
  3. Defina tipos de impuestos aplicables, documento, suma o resta, categoría y nivel de acceso.
  4. Agregue otros impuestos si es necesario.
  5. Finalice con "Grabar concepto".
  6. Si desea agregar otros impuestos debe: Dar clic en Nuevo y luego seleccionar uno de la lista y de clic en agregar.

  7. Finalice dando clic en el botón “Grabar concepto”.

Paso 4: Parametrizar las cuentas contables del concepto en el escenario. Diríjase al módulo "Contratos" Seleccione "Escenarios"


  1. Edite el escenario correspondiente.
  2. Agregue conceptos de canon o comisión en la ‘Configuración General’ con "Agregar Registro".
  3. Para otros conceptos, vaya a la opción "Otros Conceptos" y haga clic en "Agregar registro" para la información contable del concepto.
  4. Seleccione documento, concepto creado, cuenta contable, carácter (débito o crédito), y tercero (inquilino o propietario). Guarde.

Nota: Repita según sea necesario para diferentes documentos y cuentas.

Paso 5: Para los conceptos de canon y comisión omita este paso. Para los demás, agréguese al contrato:

  1. Vaya al módulo "Contratos".
  2. Seleccione el contrato y edite.
  3. En "Otros costos fijos del contrato", haga clic en "Agregar costos".
  4. Seleccione concepto, valor y periodo. Agregue.

Valide que el concepto aparezca correctamente en el módulo Tareas comunes, seleccionando el tercero para quien se recibe.

Si realiza el documento por el módulo de Facturación debe seleccionar el tercero para quien se recibe y validar que en En Herramientas > Configuraciones > Contabilidad, indique la cuenta en "Cuenta para los ingresos recibidos para terceros".

Conceptos

¿Cómo Editar/Consultar un concepto?

Esta opción le permite modificar la información de conceptos anteriormente creados.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Seleccione la opción Contratos, lo puede hacer de dos maneras: 1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Contratos

Paso 2: Consulte un concepto : Ingrese el nombre del concepto y de clic en el botón filtrar, en caso de no ver donde ingresar la información presione mostrar/ocultar filtro.

  1. Ingrese el nombre del concepto que necesita editar.
  2. Seleccione el registro desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo.
  3. De clic en el botón Editar.

Paso 3: Una vez seleccionado el producto aparecerá una ventana con toda la información del concepto, de esta manera podrá consultar los datos. En caso de necesitar modificar la información edite los campos que allí aparecen.



Paso 4: Finalice presionando el botón Actualizar Concepto

Conceptos

¿Cómo crear un impuesto?

Esta opción le permite crear impuestos que no existan en el sistema para luego ser agregados a los conceptos.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Debe ingresar al módulo de Contratos y Conceptos de la siguiente manera:

Paso 2: Presione el botón Impuestos

Paso 3: Aparecerá una ventana con la información de los impuestos que se tienen creados con diferentes opciones.

  1. Seleccione el tipo de impuesto que necesita crear.
  2. Luego de clic en Nuevo para añadir un nuevo impuesto.y se mostrará una ventana con un formulario.
  3. Estas opciones le perimiten editar o eliminar los impuestos creados con anterioridad.

Paso 4: Diligencie todos los campos como nombre de impuesto, Porcentaje, Cuenta Contable Asociada y Cuanta Contable Contrapartida Asociada.

Conceptos

¿Que es un concepto en Nuby- Arrendasoft?

Los productos o servicios en el sistema Nuby-Arrendasoft son los conceptos registrados y gestionados dentro de los documentos financieros como facturas, egresos, recibos de caja y documentos soporte. Estos representan las transacciones económicas que reflejan operaciones específicas, como:

Estos productos o servicios se configuran en el sistema para mantener un control detallado, garantizar la trazabilidad de las transacciones, y facilitar la generación de reportes financieros y declaraciones tributarias, cumpliendo con los requerimientos legales vigentes.