¿Cómo crear un concepto para un contrato de arrendamiento?
El módulo de conceptos te permite configurar cobros que se pueden agregar a los contratos, los cuales posteriormente serán gestionados a través de facturas, comprobantes de ingreso y egreso. Es fundamental configurar correctamente cada concepto para que se refleje adecuadamente en los documentos generados. Ejemplos comunes de conceptos son: canon de arrendamiento, intereses por mora, y comisión del contrato.
Aquí te mostramos los pasos detallados para crear un concepto:
Paso 1: Accede al módulo "Contratos y Conceptos"
- Ingresa al sistema y dirígete al módulo Contratos y Conceptos.
- Haz clic en el botón Crear Concepto para iniciar la creación de un nuevo concepto.
Paso 2: Completa la información del concepto
-
Datos del concepto:
- ¿Aplica para Documento Soporte?: Para conceptos que se van a crear para aplicar en un contrato de arrendamiento, dejar deshabilitada esta casilla.
- Marca la opción Ingreso recibido para terceros si el concepto corresponde a servicios públicos, administraciones, reparaciones, o cualquier otro que vaya a ser transferido a un tercero. Sí es un ingreso propio de la inmobiliaria, dejar deshabilitada la opción.
- Recuerde que si habilita esta casilla debe crear en el módulo de terceros, el tercero a quien se le va a transferir este dinero, con clase de Tercero como proveedor. A continuación encontrará en el instructivo para hacerlo: ¿Cómo crear un Tercero?
- Ingresa un nombre claro y una breve descripción.
- Define los tipos de impuestos aplicables (IVA, Retención, Reteiva, Reteica). Bastará con seleccionar el porcentaje que aplica al concepto y en caso de configurar retención, dejar en el campo Base de Retención $1.
- En caso de no encontrar el porcentaje del impuesto lo puede crear en el sistema siguiente este instructivo: ¿Cómo crear un impuesto?
-
Asociación de documentos:
- Selecciona los documentos en los que aplicará el concepto (factura propietario, factura inquilino, egreso propietario, ingreso inquilino).
- Determina si el concepto suma o resta al documento correspondiente.
-
Clasificación:
- Asigna una categoría adecuada, como Canon de arrendamiento, Comisión del contrato, Interés por mora, entre otras.
- Define el nivel de acceso: Sistema o General.
-
Agregar impuestos adicionales:
- Si es necesario, haz clic en Nuevo, selecciona el impuesto de la lista y presiona Agregar.
-
Guarda el concepto: Haz clic en Grabar concepto para guardar los cambios.
Paso 3: Parametriza las cuentas contables del concepto en el escenario
-
Dirígete al módulo Contratos y selecciona la opción Escenarios.
-
Localiza y edita el escenario correspondiente.
-
Configura el concepto:
- En la sección Configuración General, agrega conceptos como canon o comisión utilizando el botón Agregar Registro.
- Para otros conceptos, ve a la sección Otros Conceptos y selecciona Agregar Registro para ingresar la información contable.
-
Completa los parámetros contables:
- Selecciona el documento correspondiente.
- Escoge el concepto creado.
- Define la cuenta contable, el carácter (débito o crédito) y el tercero (inquilino o propietario).
- Haz clic en Guardar.
Nota: Repite este paso para cada documento o cuenta contable necesaria.
Paso 4: Agrega el concepto al contrato
Este paso aplica únicamente para conceptos distintos a canon o comisión.
- Accede al módulo Contratos y selecciona el contrato correspondiente.
- Haz clic en Editar.
- Dirígete a la sección Otros costos fijos del contrato y selecciona Agregar costos.
- Completa los campos requeridos:
- Escoge el concepto.
- Indica el valor y el período de aplicación.
- Haz clic en Agregar para confirmar.
Paso 5: Validación del concepto
- Revisa que el concepto aparezca correctamente en el módulo Tareas Comunes.
- Verifica que los valores y períodos configurados coincidan con los requerimientos del contrato.
Nota importante: La configuración adecuada de los conceptos es clave para garantizar la correcta aplicación en los documentos generados y evitar errores contables.