Facturas de Compra

• Facturas de compra
• ¿Cómo crear una factura de compra?
• ¿Cómo leer facturas pendientes?
• ¿Cómo programar envío de eventos electrónicos?
• ¿Cómo crear un egreso de una factura de compra?
• Egresos Facturas de compra
• ¿Cómo crear egreso a factura de compra?
• Documento Soporte
• ¿Cómo crear un documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente?
• ¿Cómo descargar un documento soporte en formato PDF?
• ¿Cómo consultar un documento soporte?
• ¿Cómo descargar un documento soporte en formato XML?
• ¿Cómo editar un documento soporte?
• ¿Cómo eliminar un documento soporte?
• ¿Cómo enviar a la DIAN un documento soporte?
• ¿Cómo reenviar PDF al integrador de un documento soporte?
• ¿Cómo registrar pagos a un documento soporte?
• Notas de Ajuste
• ¿Cómo crear una nota de ajuste?
• ¿Cómo editar la nota de ajuste?
• ¿Cómo ver una nota de ajuste?
• ¿Cómo descargar XML de una Nota de Ajuste?
• ¿Cómo reenviar PDF al integrador de una Nota de Ajuste?
• ¿Cómo enviar a la DIAN una Nota de Ajuste?

Facturas de compra

¿Cómo crear una factura de compra?

Son documentos emitidos por proveedores cuando una empresa adquiere bienes o servicios. Estas facturas detallan los productos o servicios comprados, sus cantidades, precios y el total a pagar.

Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Facturas de compra".

Paso 2: Da clic en el botón "Crear factura de compra", el sistema desplegará un formulario para registrar la factura de compra o cargarla desde un archivo XML. Este formulario consta de los siguientes bloques:

Datos Básicos: Ingresa los datos fundamentales como:

• Tercero: Digita el nombre del Tercero que emite la factura, el cual debe estar previamente creado en el módulo de Terceros.

Consulta aquí como crear un tercero.

• Centro de costos: Selecciona el centro de costos al cual pertenece esta factura.
• Fecha: Ingresa la fecha de la factura de compra.
• Observaciones: Aquí podrás ingresar las observaciones o notas adicionales que contenga el documento.
• Número de consecutivo: El sistema automáticamente mostrará y llevará la cuenta interna del consecutivo.
• Documento de referencia: Indica el consecutivo de la factura de compra para asociar el documento del sistema con la factura de venta.
• Cuenta de costos por pagar: Indica cuál es la cuenta por pagar. Si no está creada, puedes crearla en Contabilidad > Cuentas PUC > Crear cuenta.
• Impuestos: Podrás seleccionar los porcentajes que correspondan a cada impuesto. En caso de requerir un porcentaje que no esté creado, puedes ir al módulo de Contratos > Conceptos > Impuestos.

Consulta aqui como crear un impuesto

Detalles de la factura de compra: Completa los conceptos por los cuales se genera el gasto:

• Cantidad: Indica la cantidad.
• Concepto: Digita la cuenta contable creada para el gasto de ese concepto.
• Centro de costos: En caso de tener creados diferentes centros de costos, selecciona el centro al cual pertenece el documento.
• Valor Base: Ingresa el valor sin impuestos.
• % Descuento: Ingresa el porcentaje de descuento en caso de aplicar.
• % Porcentaje IVA: Ingresa el porcentaje de IVA si aplica.
• ¿Registrar pago?: Marca esta opción si deseas realizar el pago al mismo tiempo de crear el documento.
• Forma de Pago: Dependiendo de la forma de pago que selecciones (por ejemplo, 'Efectivo', 'Cheque', 'Transferencia', entre otras) se reflejará el movimiento contable en la cuenta de pago designada para ese medio de pago en Herramientas > Configuraciones > Contabilidad - Formas de pago. Ingresa el valor, el No. del documento de referencia si aplica y da clic en el botón (+) de color verde. Al registrar el pago, el sistema automáticamente creará el comprobante de Egreso en el módulo de Contabilidad cuando des clic en 'Grabar y Contabilizar'.

Cargar XML: Utiliza esta opción para pre-diligenciar la información desde un archivo XML. Este archivo debe ser el recibido por correo electrónico con los detalles de la factura electrónica emitida. Al hacer clic en este botón, se abrirá un formulario para seleccionar la versión del archivo a cargar y cargar el archivo XML.

Paso 3.

Grabar: Después de completar todos los campos necesarios, da clic en el botón "Grabar y Contabilizar" para guardar la factura.

¿Cómo leer facturas pendientes?

Paso 1: Ingrese a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, seleccione "Facturas de compra". A continuación, haz clic en el botón "Leer facturas". 

Paso 2. Dentro de la sección de Leer facturas, se podrá realizar una lectura del correo electrónico configurado en el sistema para buscar mensajes nuevos que puedan contener facturas de compra (solo visible cuando está activa la lectura automática de facturas).

¿Cómo programar envío de eventos electrónicos?

Esta guía explica cómo programar, monitorear y controlar el envío de eventos electrónicos de facturas de compra a la DIAN y al proveedor final, asegurando el cumplimiento normativo y un proceso eficiente.

Paso 1: Selección y Programación de Eventos

• Ingrese al módulo de "Facturas de compra".
• Seleccione las facturas a las cuales desea programar eventos electrónicos.

Nota importante: Solo las facturas a crédito permiten generar eventos ante la DIAN.

• Haga clic en el botón "DIAN" para elegir el tipo de evento a programar.

• Confirme la acción haciendo clic en "Programar".
  

   

Paso 2: Gestión de Envíos Programados

• Acceda a la "Programación de Envío de Eventos Electrónicos" desde el menú correspondiente.
  

• En esta sección, encontrará un listado de envíos programados, con las siguientes opciones:

  • Ver detalles: Consulta información específica de cada evento (estado, intentos, errores, etc.).

  • Iniciar envío: Ejecuta manualmente el envío seleccionado.

  • Detener envío: Interrumpe un envío en curso si es necesario.

  • Volver: Regresa a la pantalla anterior.
    

Notas importantes:

✅ El sistema verifica automáticamente cada 5 minutos si hay eventos pendientes y los procesa sin intervención manual.
✅ No es necesario iniciar los eventos de forma manual, a menos que se requiera un envío inmediato.
✅ Si un evento falla, el sistema reintentará el envío según la configuración establecida.

¿Cómo crear un egreso de una factura de compra?

Paso 1. Hay dos opciones para realizar el egreso a una factura de compra:

• Facturas de Compra > Facturas de compra y de clic al botón ‘Crear Egreso’.

• Facturas de Compra > Egresos Facturas de Compra y de clic al botón de ‘Crear Egreso’.

Paso 2. Al hacer clic en en la opción de ‘Nuevo egreso’, el sistema mostrará un formulario con los siguientes campos .

Este formulario cuenta con los siguientes bloques:

1. Datos Básicos: en este bloque se deben ingresar los datos básicos como lo son el tercero al que se le va a generar el egreso, centro de costo, la fecha, forma de pago, consecutivo y observaciones.

2. Facturas a pagar: una vez seleccionado el tercero, el sistema cargará las facturas de compra que están pendientes de generar el egreso, y en cada detalle se debe indicar cual es el valor a pagar o abonar de esa factura. Puede hacer uso del botón ‘MAX’ para cargar el valor total.

3. Registrar Pago: una vez que se ha indicado el valor a pagar o abonar por cada factura de compra (gasto causado), se debe hacer clic en este botón para que el sistema registre el egreso y su respectivo comprobante contable.

4. Volver: al hacer clic en esta opción, no se guardará el egreso y se retornará a la lista de egresos de facturas de compra.

Paso 3: Después de dar clic al botón 'Registrar Pago' el sistema mostrará el siguiente mensaje 'Se registró correctamente el comprobante de egreso' y se visualizará el documento en los registros. Para ver el documento, selecciónelo desde la casilla ubicada en el lado izquierdo, de clic en el icono de un ojo 'Ver documento' y el documento se mostrará en formato PDF.

Egresos Facturas de compra

¿Cómo crear egreso a factura de compra?

Aquí podrás registrar los pagos y crear los comprobantes de egresos de las facturas de compra registradas previamente en el sistema.  

¿Cómo crear un egreso de una factura de compra?

Paso 1. Hay dos opciones para realizar el egreso a una factura de compra:

• Facturas de Compra > Facturas de compra y da clic al botón ‘Crear Egreso’.

• Facturas de Compra > Egresos Facturas de Compra y da clic al botón de ‘Crear Egreso’.

Paso 2. Al dar clic en en la opción de ‘Nuevo egreso’, el sistema mostrará un formulario con los siguientes campos.

1. Datos Básicos: En este bloque se deben ingresar los datos básicos como lo son el tercero al que se le va a generar el egreso, centro de costo, la fecha, forma de pago, consecutivo y observaciones.
2. Facturas a pagar: Una vez seleccionado el tercero, el sistema cargará las facturas de compra que están pendientes de generar el egreso, y en cada detalle se debe indicar cual es el valor a pagar o abonar de esa factura. Puede hacer uso del botón ‘MAX’ para cargar el valor total.
3. Registrar Pago: Una vez que se ha indicado el valor a pagar o abonar por cada factura de compra (gasto causado), se debe dar clic en este botón para que el sistema registre el egreso y su respectivo comprobante contable.
4. Volver: al dar clic en esta opción, no se guardará el egreso y se retornará a la lista de egresos de facturas de compra.

Paso 3: Después de dar clic al botón 'Registrar Pago' el sistema mostrará el siguiente mensaje:

 'Se registró correctamente el comprobante de egreso' y se visualizará el documento en los registros. Para ver el documento, seleccionelo desde la casilla ubicada en el lado izquierdo, de clic en el icono de un ojo 'Ver documento' y el documento se mostrará en formato PDF.

Documento Soporte

¿Cómo crear un documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente?

Tenga en cuenta que este tipo de documentos solo aplica para la legislación colombiana. Según la definición de la DIAN, el documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente es:

Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.

El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.

Para continuar con la creación del documento soporte según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021, sigue los siguientes pasos:

Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte". Da clic en "Crear Documento Soporte" en la esquina superior derecha.

Paso 2: Diligencia los siguientes campos:

Datos Generales

• Proveedor: Digita el nombre del proveedor previamente registrado en el módulo de Terceros.

 Consulta aquí como crear un tercero.

• Fecha: Indica la fecha del documento soporte.
• Observaciones: Puedras añadir notas adicionales al documento aquí.
• Resolución: Selecciona la resolución configurada para el documento soporte, en el módulo de Herramientas> Configuraciones > Facturas de Compra.

Consulta aquí como configurar la Resolución de Documento Soporte.

• Días de Vencimiento: Ingresa los días de vencimiento del documento o utiliza los días configurados en la resolución.
• Condición de Venta: Elije si el documento será pagado de Contado o Crédito.
• ¿Registrar Pago?: Marca esta opción si deseas realizar el pago al mismo tiempo de crear el documento soporte. 
• Forma de Pago: Dependiendo la forma de pago, que selecciones si es 'Efectivo', 'Cheque', 'Transferencia',  entre otras'  se reflejará el movimiento contable en la cuenta de pago designada para ese medio de pago en Herramientas > Configuraciones > Contabilidad - Formas de pago.
• Ingresa el valor, el No. del documento de referencia si aplica y da clic en el  botón (+) de color verde. Al registrar el pago, el sistema automaticamente creará el comprobante de Egreso en el módulo de Contabilidad cuando des clic en grabar el documento soporte.
• Estado: Cuando registres un pago por un valor inferior al valor total del documento, el estado del documento soporte quedara en 'Pendiente de pago' y cuando sea por el vlaor total, el estado quedara en 'Pagado'.

Detalles del Documento Soporte

• Cantidad: Indica el número de conceptos relacionados en el documento.
• Producto: Selecciona el concepto a facturar en el documento soporte.

Tenga en cuenta que para que el concepto se visualice, debe estar previamente creado en el módulo de Contratos > Conceptos > Crear concepto. y asegúrese de que los impuestos estén configurados previamente en el concepto.

• Descripción: Aquí podrás agregar las anotaciones u observaciones adicionales en caso de requerirlo.
• Valor Unitario: Ingresa el valor unitario del producto.
• Para guardar el registro, da clic en "Agregar".
• Para añadir más conceptos, repite el proceso y da clic en "Agregar" nuevamente.
• Verifique que los totales ubicados en la tabla en la esquina inferior derecha, coinciden con los valores relacionados en el detalle del documento.

Paso 3:  Grabar Documento

"Grabar Documento en Borrador": Permite crear el documento soporte en modo borrador para revisarlo antes de su envío a la DIAN. Además, ofrece la opción de eliminar el borrador y rehacerlo correctamente si es necesario.

"Grabar Documento y Enviar a la DIAN": Finaliza el proceso, creando el documento soporte y enviándolo directamente a la DIAN.
Una vez el documento ha sido enviado a la DIAN, se debe verificar que en la columna de estado aparezca como "Exitosa". Si el estado es "Fallida" o "Rechazada", se deben revisar los errores, realizar los ajustes necesarios y enviar nuevamente el documento a la DIAN.

¿Cómo descargar un documento soporte en formato PDF?

Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte".

Paso 2: Selecciona el Documento soporte desde la casilla circular lado izquierdo y da clic en ‘Descargar PDF’ y se descargara un archivo con los detalles del documento.

¿Cómo consultar un documento soporte?

Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte".

Paso 2: Selecciona el Documento soporte desde la casilla circular lado izquierdo y da clic en ‘Ver documento’ y se mostrará una ventana con los detalles del documento en formato PDF.

¿Cómo descargar un documento soporte en formato XML?

Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte".

Paso 2: Selecciona el Documento soporte desde la casilla circular lado izquierdo y da clic en ‘Descargar XML’ y se descargara un archivo con los detalles del documento.

¿Cómo editar un documento soporte?

Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte".

Paso 2: Selecciona el Documento soporte desde la casilla circular lado izquierdo y da clic en ‘Editar documento’.

Solo podrá editar documentos soportes que no hayan sido enviados a la DIAN.

Paso 3: Modifica la información según sea necesario y de clic en 'Actualizar'. 

"Actualizar Documento en Borrador": Permite actualizar el documento soporte en modo borrador para futuras ediciones antes de su envío a la DIAN.

"Actualizar Documento y Enviar a la DIAN": Finaliza el proceso, actualizando el documento soporte y enviándolo directamente a la DIAN.

¿Cómo eliminar un documento soporte?

Paso 1:   Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte".

Paso 2: Busca y selecciona el documento soporte que deseas eliminar en la lista, luego da clic en el botón "Eliminar".

Es importante recordar que solo podrás eliminar documentos soporte que estén en estado ‘borrador' y que tengan un consecutivo de '0' o un número negativo.

¿Cómo enviar a la DIAN un documento soporte?

Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte".

Paso 2: Selecciona el Documento soporte desde la casilla circular lado izquierdo y da clic en ‘Enviar a la DIAN’ y cambiará el estado del documento a ‘Exitosa’. En caso de quedar ‘fallida’ o no se envíe, debes corregir el error y enviar nuevamente el documento.

¿Cómo reenviar PDF al integrador de un documento soporte?

Paso 1: Ingrese a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte".

Paso 2: Selecciona el Documento soporte desde la casilla circular lado izquierdo y de clic en ‘Reenviar PDF al integrador’ para actualizar la información del documento cuando no se generó correctamente.

¿Cómo registrar pagos a un documento soporte?

Paso 1: Ingresa a "Facturas de compra" y en el submenú de la izquierda, selecciona "Documento Soporte".

Paso 2: Selecciona el Documento soporte desde la casilla circular lado izquierdo y da clic en ‘Registrar pagos’.

Paso 3: Diligencie la siguiente información del pago:

• Ingresa las fechas del comprobante.
• Especifica si deseas mostrar saldos pendientes.
• Selecciona la forma de pago.
• Digita el valor total o el abono que vas a registrar.
• Indica la referencia del documento.
• Da clic en el icono verde de suma (+).
• Finalmente, da clic en "Registrar pago".

Esto generará automáticamente un egreso en el módulo de contabilidad, liquidando el documento de soporte seleccionado y cambiando su estado a "Pagado" o "Pago parcial", según corresponda al monto registrado.

Notas de Ajuste

¿Cómo crear una nota de ajuste?

Paso 1: Ingrese a "Facturas de compra" y seleccione "Notas de Ajuste" en el submenú izquierdo.

Paso 2: Haga clic en el botón 'Crear Nota de Ajuste' ubicado en la esquina superior derecha.

Paso 3: Complete los siguientes campos en la sección de Datos Generales:

• Seleccione la resolución con la que se creó el documento soporte.

• Elija el consecutivo del documento soporte al que se le realizará la nota de ajuste.

• Seleccione un tipo de ajuste.

• Especifique la fecha de la nota de ajuste.

• Puede agregar observaciones adicionales en el campo correspondiente.

• Verifique que los valores coincidan con la información proporcionada.

En la sección Detalles de la Nota:

• Asegúrese de que el concepto, producto y valores sean correctos.

Paso 4: Haga clic en el botón 'Grabar Nota y Enviar a la DIAN'.

¿Cómo editar la nota de ajuste?

Para editar una nota de ajuste antes de ser enviada a la DIAN, siga estos pasos:

Paso 1: Ingrese a "Facturas de compra" y seleccione "Notas de Ajuste" en el submenú izquierdo.

Paso 2: Seleccione la Nota de ajuste desde la casilla circular lado izquierdo y de clic en ‘Editar Documento’. Esto abrirá una nueva ventana con toda la información del documento.

Paso 3: Realice las modificaciones necesarias en la información y luego presione el botón 'Actualizar y enviar a la DIAN'.

¿Cómo ver una nota de ajuste?

Paso 1: Ingrese a "Facturas de compra" y seleccione "Notas de Ajuste" en el submenú izquierdo.

Paso 2: Seleccione la Nota de ajuste desde la casilla circular lado izquierdo y de clic en ‘Ver Documento’. Esto abrirá una nueva ventana con toda la información del documento en formato PDF.

¿Cómo descargar XML de una Nota de Ajuste?

Paso 1: Ingrese a "Facturas de compra" y seleccione "Notas de Ajuste" en el submenú izquierdo.

Paso 2: Seleccione la Nota de ajuste desde la casilla circular lado izquierdo y de clic en ‘Descargar XML’. Esto descargara un archivo en el equipo con toda la información.

¿Cómo reenviar PDF al integrador de una Nota de Ajuste?

Paso 1: Ingrese a "Facturas de compra" y seleccione "Notas de Ajuste" en el submenú izquierdo.

Paso 2: Seleccione la Nota de ajuste desde la casilla circular lado izquierdo y de clic en ‘Reenviar PDF al Integrador’. Esto permitirá actualizar la información del documento, cuando este no se generó de manera correcta.

¿Cómo enviar a la DIAN una Nota de Ajuste?

Paso 1: Ingrese a "Facturas de compra" y seleccione "Notas de Ajuste" en el submenú izquierdo.

Paso 2: Seleccione la Nota de ajuste desde la casilla circular lado izquierdo y de clic en ‘Enviar a la DIAN’. Luego se mostrará un mensaje indicando que el documento fue enviado y el campo ‘Estado DIAN’ cambiará a Exitosa, si queda en otro estado se debe corregir el documento y enviarlo nuevamente.