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¿Cómo crear una factura de venta?

El módulo de Facturas de Venta, está diseñado para que pueda generar facturas de manera rápida y sencilla por servicios como avalúos, reparaciones, peritajes y otros servicios propios que no estén vinculados a un contrato de arrendamiento.

Con este módulo, usted podrá:
✅ Crear y personalizar facturas con los datos requeridos.
✅ Registrar pagos y mantener un control de cuáles están pendientes o cancelados.
✅ Consultar el historial de facturas emitidas, editarlas si es necesario y aplicar anticipos de clientes.

Tenga presente que si las facturas son electrónicas, no podrán ser editadas.

A continuación, le explicamos cómo generar una factura en simples pasos, con imágenes de referencia para facilitar el proceso.

Importante:
Tenga en cuenta que desde este módulo no se generan facturas asociadas a los contratos de arrendamiento. Para emitir este tipo de facturas, debe ingresar al módulo de Tareas Comunes y seguir el paso a paso descrito en el instructivo correspondiente. Es fundamental tener esto presente para evitar inconsistencias en la facturación. 👉 ¿Cómo crear una factura por Tareas Comunes?

Paso 1: Ingresar al Módulo de Facturas de Venta

  1. Diríjase al menú principal del sistema.

  2. Haga clic en el módulo Facturas de Venta.

  3. En esta sección encontrará:

    • Botón "Nueva Factura" (para crear documentos nuevos).

    • Filtros de búsqueda (para encontrar facturas por número, cliente o estado, etc).

    • Listado completo de facturas (con opciones para ver, editar o registrar pagos).

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Paso 2: Crear una nueva factura

  1. Haga clic en Nueva Factura.

  2. Complete los campos obligatorios (*) y opcionales:

A. Datos Generales

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Campo Descripción Requerido Notas
Facturado a* Seleccione el cliente/tercero registrado en el módulo de Terceros. ✅ Sí El cliente debe existir previamente en el sistema.
Vendedor Asigne el responsable comercial que gestionó la venta. ❌ No Si no se especifica, el campo permanecerá vacío.
Observaciones Ingrese información adicional relevante para la factura. ❌ No Ejemplo: "Factura por servicio de avalúo".
Registrar Pago Active esta opción si el pago se realiza al momento de facturar. Deberá completar: forma de pago, valor y referencia. ❌ No Al activarlo, el sistema mostrará los campos para registrar los detalles del pago. Haga clic en "+" para confirmar.
Fecha Establezca la fecha de emisión del documento. ✅ Sí Puede seleccionarla manualmente con el calendario o usar la fecha actual por defecto.
Resolución DIAN Seleccione la resolución fiscal activa configurada en Herramientas > Configuración > Facturación > Resoluciones. ✅ Sí Verifique que la resolución tenga consecutivos disponibles y esté vigente.
Días de vencimiento Defina el plazo para el pago (ej: 5 días). El sistema calculará automáticamente la fecha límite. ✅ Sí Si no se especifica, tomará el valor predeterminado de la resolución.
Moneda Seleccione la moneda de la factura (COP u otra divisa). ✅ Sí Para monedas extranjeras, debe completar el campo "Tasa de cambio".
Tasa de cambio Ingrese manualmente el valor de conversión cuando la factura no esté en COP. ✅ Sí *Obligatorio solo para monedas extranjeras. El sistema no lo solicitará para COP.
Centro de Costos Asigne el centro de costo asociado a esta transacción. ✅ Sí Ejemplo: "Proyectos Especiales", "Mantenimiento", "Ventas Norte".
B. Detalles de la Factura

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Campo Descripción Requerido Notas
Cantidad Asigne la cantidad de productos a facturar ✅ Sí Por defecto viene en 1, dicho valor se puede ajustar
Producto Seleccione el producto a facturar ✅ Sí Ejemplo: "Avalúo", "Reparación". El producto seleccionado, traerá los impuestos que vengan asociados desde su creación. (si no existe, créelo en Contratos > Conceptos).
Descripción  Diligencie la descripción del producto ❌ No Si no se diligencia, el campo permanecerá vacío.
Valor Unitario  Diligencie el valor correspondiente a la factura ✅ Sí Ejemplo: $258.000
Descuento Diligencie el valor de descuento a la factura, si aplica ❌ No Si la factura no tiene descuentos, no se diligencia.
Agregar Haciendo clic en este botón, agregará el detalle a la factura ✅ Sí Si no se da clic en este botón, la factura no podrá ser creada puesto que no encontrará detalles a la misma.

Paso 3: Revisar y Guardar

  1. Verifique:

    • Subtotal, impuestos (IVA, retenciones) y total general.

  2. Elija una opción:

    • "Grabar Factura y Enviar a la DIAN": Para facturas definitivas (envía automáticamente).

    • "Grabar Factura en Borrador": Para revisión previa (no se envía a la DIAN).

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Notas Importantes sobre la Facturación

1. Configuración del Botón de Grabado

  • Si su empresa NO tiene facturación electrónica habilitada:

    • El botón se llamará "Grabar" (sin mención a DIAN o envío).

    • Solo almacenará la factura en el sistema para su posterior impresión o gestión manual.

  • Si su empresa SÍ tiene facturación electrónica activa:

    • El botón mostrará "Grabar Factura y Enviar a la DIAN".

    • Al usarlo, el sistema enviará automáticamente el XML/PDF a la DIAN y al cliente (según configuración).

2. Comportamiento de las Facturas

  • Facturas electrónicas enviadas:

    • Bloqueadas para edición/eliminación (requieren anulación si hay errores).

    • Se marcan con estado "Enviada a DIAN".

  • Facturas no electrónicas (grabadas):

    • Permiten modificaciones posteriores.

    • Deben enviarse manual por correo al cliente.

¡Felicitaciones! Ahora está listo para generar facturas de venta de manera eficiente en el sistema.

Recuerde estos puntos clave:

✔ Verifique siempre los datos del cliente, valores e impuestos antes de grabar.
✔ Utilice "Borrador" para validar información importante antes del envío final.
✔ Las facturas electrónicas no pueden modificarse después de su envío a la DIAN.

Siguientes pasos recomendados:

  1. Consultar el historial de facturas para verificar estados (pagadas/pendientes).

  2. Explorar los manuales de:

    • Registro de pagos

    • Gestión de anticipos

    • Corrección de facturas (para casos especiales).

¿Necesita ayuda adicional?

Nuestro equipo de soporte está disponible para asistirle:
📧 soporte@interservicios.co
📞 (604) 444-7417 Opción 2