¿Cómo crear una factura de venta?

El módulo de Facturas de Venta, está diseñado para que pueda generar facturas de manera rápida y sencilla por servicios como avalúos, reparaciones, peritajes y otros servicios propios que no estén vinculados a un contrato de arrendamiento.

Con este módulo, usted podrá:
✅ Crear y personalizar facturas con los datos requeridos.
✅ Registrar pagos y mantener un control de cuáles están pendientes o cancelados.
✅ Consultar el historial de facturas emitidas, editarlas si es necesario y aplicar anticipos de clientes.

Tenga presente que si las facturas son electrónicas, no podrán ser editadas.

A continuación, le explicamos cómo generar una factura en simples pasos, con imágenes de referencia para facilitar el proceso.

Importante:
Tenga en cuenta que desde este módulo no se generan facturas asociadas a los contratos de arrendamiento. Para emitir este tipo de facturas, debe ingresar al módulo de Tareas Comunes y seguir el paso a paso descrito en el instructivo correspondiente. Es fundamental tener esto presente para evitar inconsistencias en la facturación. 👉 ¿Cómo crear una factura por Tareas Comunes?

Paso 1: Ingresar al Módulo de Facturas de Venta

1. Diríjase al menú principal del sistema.

2. Haga clic en el módulo Facturas de Venta.

3. En esta sección encontrará:

   • Botón "Nueva Factura" (para crear documentos nuevos).

   • Filtros de búsqueda (para encontrar facturas por número, cliente o estado, etc).

   • Listado completo de facturas (con opciones para ver, editar o registrar pagos).

Paso 2: Crear una nueva factura

1. Haga clic en Nueva Factura.

2. Complete los campos obligatorios (*) y opcionales:

A. Datos Generales

Campo	Descripción	Requerido	Notas
Facturado a*	Seleccione el cliente/tercero registrado en el módulo de Terceros.	✅ Sí	El cliente debe existir previamente en el sistema.
Vendedor	Asigne el responsable comercial que gestionó la venta.	❌ No	Si no se especifica, el campo permanecerá vacío.
Observaciones	Ingrese información adicional relevante para la factura.	❌ No	Ejemplo: "Factura por servicio de avalúo".
Registrar Pago	Active esta opción si el pago se realiza al momento de facturar. Deberá completar: forma de pago, valor y referencia.	❌ No	Al activarlo, el sistema mostrará los campos para registrar los detalles del pago. Haga clic en "+" para confirmar.
Fecha	Establezca la fecha de emisión del documento.	✅ Sí	Puede seleccionarla manualmente con el calendario o usar la fecha actual por defecto.
Resolución DIAN	Seleccione la resolución fiscal activa configurada en Herramientas > Configuración > Facturación > Resoluciones.	✅ Sí	Verifique que la resolución tenga consecutivos disponibles y esté vigente.
Días de vencimiento	Defina el plazo para el pago (ej: 5 días). El sistema calculará automáticamente la fecha límite.	✅ Sí	Si no se especifica, tomará el valor predeterminado de la resolución.
Moneda	Seleccione la moneda de la factura (COP u otra divisa).	✅ Sí	Para monedas extranjeras, debe completar el campo "Tasa de cambio".
Tasa de cambio	Ingrese manualmente el valor de conversión cuando la factura no esté en COP.	✅ Sí	*Obligatorio solo para monedas extranjeras. El sistema no lo solicitará para COP.
Centro de Costos	Asigne el centro de costo asociado a esta transacción.	✅ Sí	Ejemplo: "Proyectos Especiales", "Mantenimiento", "Ventas Norte".

B. Detalles de la Factura

Campo	Descripción	Requerido	Notas
Cantidad	Asigne la cantidad de productos a facturar	✅ Sí	Por defecto viene en 1, dicho valor se puede ajustar
Producto	Seleccione el producto a facturar	✅ Sí	Ejemplo: "Avalúo", "Reparación". El producto seleccionado, traerá los impuestos que vengan asociados desde su creación. (si no existe, créelo en Contratos > Conceptos).
Descripción	Diligencie la descripción del producto	❌ No	Si no se diligencia, el campo permanecerá vacío.
Valor Unitario	Diligencie el valor correspondiente a la factura	✅ Sí	Ejemplo: $258.000
Descuento	Diligencie el valor de descuento a la factura, si aplica	❌ No	Si la factura no tiene descuentos, no se diligencia.
Agregar	Haciendo clic en este botón, agregará el detalle a la factura	✅ Sí	Si no se da clic en este botón, la factura no podrá ser creada puesto que no encontrará detalles a la misma.

Paso 3: Revisar y Guardar

1. Verifique:

   • Subtotal, impuestos (IVA, retenciones) y total general.

2. Elija una opción:

   • "Grabar Factura y Enviar a la DIAN": Para facturas definitivas (envía automáticamente).

   • "Grabar Factura en Borrador": Para revisión previa (no se envía a la DIAN).

Notas Importantes sobre la Facturación

1. Configuración del Botón de Grabado

• Si su empresa NO tiene facturación electrónica habilitada:

  • El botón se llamará "Grabar" (sin mención a DIAN o envío).

  • Solo almacenará la factura en el sistema para su posterior impresión o gestión manual.

• Si su empresa SÍ tiene facturación electrónica activa:

  • El botón mostrará "Grabar Factura y Enviar a la DIAN".

  • Al usarlo, el sistema enviará automáticamente el XML/PDF a la DIAN y al cliente (según configuración).

2. Comportamiento de las Facturas

• Facturas electrónicas enviadas:

  • Bloqueadas para edición/eliminación (requieren anulación si hay errores).

  • Se marcan con estado "Enviada a DIAN".

• Facturas no electrónicas (grabadas):

  • Permiten modificaciones posteriores.

  • Deben enviarse manual por correo al cliente.

¡Felicitaciones! Ahora está listo para generar facturas de venta de manera eficiente en el sistema.

Recuerde estos puntos clave:

✔ Verifique siempre los datos del cliente, valores e impuestos antes de grabar.
✔ Utilice "Borrador" para validar información importante antes del envío final.
✔ Las facturas electrónicas no pueden modificarse después de su envío a la DIAN.

Siguientes pasos recomendados:

1. Consultar el historial de facturas para verificar estados (pagadas/pendientes).

2. Explorar los manuales de:

   • Registro de pagos

   • Gestión de anticipos

   • Corrección de facturas (para casos especiales).

¿Necesita ayuda adicional?

Nuestro equipo de soporte está disponible para asistirle:
📧 soporte@interservicios.co
📞 (604) 444-7417 Opción 2