¿Cómo crear una factura de venta?
El módulo de Facturas de Venta, está diseñado para que pueda generar facturas de manera rápida y sencilla por servicios como avalúos, reparaciones, peritajes y otros servicios propios que no estén vinculados a un contrato de arrendamiento.
Con este módulo, usted podrá:
✅ Crear y personalizar facturas con los datos requeridos.
✅ Registrar pagos y mantener un control de cuáles están pendientes o cancelados.
✅ Consultar el historial de facturas emitidas, editarlas si es necesario y aplicar anticipos de clientes.
Tenga presente que si las facturas son electrónicas, no podrán ser editadas.
A continuación, le explicamos cómo generar una factura en simples pasos, con imágenes de referencia para facilitar el proceso.
Importante:
Tenga en cuenta que desde este módulo no se generan facturas asociadas a los contratos de arrendamiento. Para emitir este tipo de facturas, debe ingresar al módulo de Tareas Comunes y seguir el paso a paso descrito en el instructivo correspondiente. Es fundamental tener esto presente para evitar inconsistencias en la facturación. 👉 ¿Cómo crear una factura por Tareas Comunes?
Paso 1: Ingresar al Módulo de Facturas de Venta
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Diríjase al menú principal del sistema.
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Haga clic en el módulo Facturas de Venta.
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En esta sección encontrará:
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Botón "Nueva Factura" (para crear documentos nuevos).
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Filtros de búsqueda (para encontrar facturas por número, cliente o estado, etc).
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Listado completo de facturas (con opciones para ver, editar o registrar pagos).
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Paso 2: Crear una nueva factura
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Haga clic en Nueva Factura.
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Complete los campos obligatorios (*) y opcionales:
A. Datos Generales
Campo | Descripción | Requerido | Notas |
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Facturado a* | Seleccione el cliente/tercero registrado en el módulo de Terceros. | ✅ Sí | El cliente debe existir previamente en el sistema. |
Vendedor | Asigne el responsable comercial que gestionó la venta. | ❌ No | Si no se especifica, el campo permanecerá vacío. |
Observaciones | Ingrese información adicional relevante para la factura. | ❌ No | Ejemplo: "Factura por servicio de avalúo". |
Registrar Pago | Active esta opción si el pago se realiza al momento de facturar. Deberá completar: forma de pago, valor y referencia. | ❌ No | Al activarlo, el sistema mostrará los campos para registrar los detalles del pago. Haga clic en "+" para confirmar. |
Fecha | Establezca la fecha de emisión del documento. | ✅ Sí | Puede seleccionarla manualmente con el calendario o usar la fecha actual por defecto. |
Resolución DIAN | Seleccione la resolución fiscal activa configurada en Herramientas > Configuración > Facturación > Resoluciones. | ✅ Sí | Verifique que la resolución tenga consecutivos disponibles y esté vigente. |
Días de vencimiento | Defina el plazo para el pago (ej: 5 días). El sistema calculará automáticamente la fecha límite. | ✅ Sí | Si no se especifica, tomará el valor predeterminado de la resolución. |
Moneda | Seleccione la moneda de la factura (COP u otra divisa). | ✅ Sí | Para monedas extranjeras, debe completar el campo "Tasa de cambio". |
Tasa de cambio | Ingrese manualmente el valor de conversión cuando la factura no esté en COP. | ✅ Sí | *Obligatorio solo para monedas extranjeras. El sistema no lo solicitará para COP. |
Centro de Costos | Asigne el centro de costo asociado a esta transacción. | ✅ Sí | Ejemplo: "Proyectos Especiales", "Mantenimiento", "Ventas Norte". |
B. Detalles de la Factura
Campo | Descripción | Requerido | Notas |
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Cantidad | Asigne la cantidad de productos a facturar | ✅ Sí | Por defecto viene en 1, dicho valor se puede ajustar |
Producto | Seleccione el producto a facturar | ✅ Sí | Ejemplo: "Avalúo", "Reparación". El producto seleccionado, traerá los impuestos que vengan asociados desde su creación. (si no existe, créelo en Contratos > Conceptos). |
Descripción | Diligencie la descripción del producto | ❌ No | Si no se diligencia, el campo permanecerá vacío. |
Valor Unitario | Diligencie el valor correspondiente a la factura | ✅ Sí | Ejemplo: $258.000 |
Descuento | Diligencie el valor de descuento a la factura, si aplica | ❌ No | Si la factura no tiene descuentos, no se diligencia. |
Agregar | Haciendo clic en este botón, agregará el detalle a la factura | ✅ Sí | Si no se da clic en este botón, la factura no podrá ser creada puesto que no encontrará detalles a la misma. |
Paso 3: Revisar y Guardar
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Verifique:
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Subtotal, impuestos (IVA, retenciones) y total general.
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Elija una opción:
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"Grabar Factura y Enviar a la DIAN": Para facturas definitivas (envía automáticamente).
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"Grabar Factura en Borrador": Para revisión previa (no se envía a la DIAN).
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Notas Importantes sobre la Facturación
1. Configuración del Botón de Grabado
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Si su empresa NO tiene facturación electrónica habilitada:
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El botón se llamará "Grabar" (sin mención a DIAN o envío).
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Solo almacenará la factura en el sistema para su posterior impresión o gestión manual.
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Si su empresa SÍ tiene facturación electrónica activa:
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El botón mostrará "Grabar Factura y Enviar a la DIAN".
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Al usarlo, el sistema enviará automáticamente el XML/PDF a la DIAN y al cliente (según configuración).
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2. Comportamiento de las Facturas
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Facturas electrónicas enviadas:
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Bloqueadas para edición/eliminación (requieren anulación si hay errores).
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Se marcan con estado "Enviada a DIAN".
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Facturas no electrónicas (grabadas):
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Permiten modificaciones posteriores.
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Deben enviarse manual por correo al cliente.
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¡Felicitaciones! Ahora está listo para generar facturas de venta de manera eficiente en el sistema.
Recuerde estos puntos clave:
✔ Verifique siempre los datos del cliente, valores e impuestos antes de grabar.
✔ Utilice "Borrador" para validar información importante antes del envío final.
✔ Las facturas electrónicas no pueden modificarse después de su envío a la DIAN.
Siguientes pasos recomendados:
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Consultar el historial de facturas para verificar estados (pagadas/pendientes).
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Explorar los manuales de:
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Gestión de anticipos
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Corrección de facturas (para casos especiales).
¿Necesita ayuda adicional?
Nuestro equipo de soporte está disponible para asistirle:
📧 soporte@interservicios.co
📞 (604) 444-7417 Opción 2