¿Cómo crear una factura de venta?
El módulo de Facturas de Venta, está diseñado para que pueda generar facturas de manera rápida y sencilla por servicios como avalúos, reparaciones, peritajes y otros servicios propios que no estén vinculados a un contrato de arrendamiento.
Con este módulo, usted podrá:
✅ Crear y personalizar facturas con los datos requeridos.
✅ Registrar pagos y mantener un control de cuáles están pendientes o cancelados.
✅ Consultar el historial de facturas emitidas, editarlas si es necesario y aplicar anticipos de clientes.
Tenga presente que si las facturas son electrónicas, no podrán ser editadas.
A continuación, le explicamos cómo generar una factura en simples pasos, con imágenes de referencia para facilitar el proceso.
Importante:
Tenga en cuenta que desde este módulo no se generan facturas asociadas a los contratos de arrendamiento. Para emitir este tipo de facturas, debe ingresar al módulo de Tareas Comunes y seguir el paso a paso descrito en el instructivo correspondiente. Es fundamental tener esto presente para evitar inconsistencias en la facturación. 👉 ¿Cómo crear una factura por Tareas Comunes?
Paso 1: Ingresar al Módulo de Facturas de Venta
-
Diríjase al menú principal del sistema.
-
Haga clic en el módulo Facturas de Venta.
-
En esta sección encontrará:
-
Botón "Nueva Factura" (para crear documentos nuevos).
-
Filtros de búsqueda (para encontrar facturas por número, cliente o estado, etc).
-
Listado completo de facturas (con opciones para ver, editar o registrar pagos).
-
Paso 2: Crear una nueva factura
-
Haga clic en Nueva Factura.
-
Complete los campos obligatorios (*) y opcionales:
A. Datos Generales
| Campo | Descripción | Requerido | Notas |
|---|---|---|---|
| Facturado a* | Seleccione el cliente/tercero registrado en el módulo de Terceros. | ✅ Sí | El cliente debe existir previamente en el sistema. |
| Vendedor | Asigne el responsable comercial que gestionó la venta. | ❌ No | Si no se especifica, el campo permanecerá vacío. |
| Observaciones | Ingrese información adicional relevante para la factura. | ❌ No | Ejemplo: "Factura por servicio de avalúo". |
| Registrar Pago | Active esta opción si el pago se realiza al momento de facturar. Deberá completar: forma de pago, valor y referencia. | ❌ No | Al activarlo, el sistema mostrará los campos para registrar los detalles del pago. Haga clic en "+" para confirmar. |
| Fecha | Establezca la fecha de emisión del documento. | ✅ Sí | Puede seleccionarla manualmente con el calendario o usar la fecha actual por defecto. |
| Resolución DIAN | Seleccione la resolución fiscal activa configurada en Herramientas > Configuración > Facturación > Resoluciones. | ✅ Sí | Verifique que la resolución tenga consecutivos disponibles y esté vigente. |
| Días de vencimiento | Defina el plazo para el pago (ej: 5 días). El sistema calculará automáticamente la fecha límite. | ✅ Sí | Si no se especifica, tomará el valor predeterminado de la resolución. |
| Moneda | Seleccione la moneda de la factura (COP u otra divisa). | ✅ Sí | Para monedas extranjeras, debe completar el campo "Tasa de cambio". |
| Tasa de cambio | Ingrese manualmente el valor de conversión cuando la factura no esté en COP. | ✅ Sí | *Obligatorio solo para monedas extranjeras. El sistema no lo solicitará para COP. |
| Centro de Costos | Asigne el centro de costo asociado a esta transacción. | ✅ Sí | Ejemplo: "Proyectos Especiales", "Mantenimiento", "Ventas Norte". |
B. Detalles de la Factura
| Campo | Descripción | Requerido | Notas |
|---|---|---|---|
| Cantidad | Asigne la cantidad de productos a facturar | ✅ Sí | Por defecto viene en 1, dicho valor se puede ajustar |
| Producto | Seleccione el producto a facturar | ✅ Sí | Ejemplo: "Avalúo", "Reparación". El producto seleccionado, traerá los impuestos que vengan asociados desde su creación. (si no existe, créelo en Contratos > Conceptos). |
| Descripción | Diligencie la descripción del producto | ❌ No | Si no se diligencia, el campo permanecerá vacío. |
| Valor Unitario | Diligencie el valor correspondiente a la factura | ✅ Sí | Ejemplo: $258.000 |
| Descuento | Diligencie el valor de descuento a la factura, si aplica | ❌ No | Si la factura no tiene descuentos, no se diligencia. |
| Agregar | Haciendo clic en este botón, agregará el detalle a la factura | ✅ Sí | Si no se da clic en este botón, la factura no podrá ser creada puesto que no encontrará detalles a la misma. |
Paso 3: Revisar y Guardar
-
Verifique:
-
Subtotal, impuestos (IVA, retenciones) y total general.
-
-
Elija una opción:
-
"Grabar Factura y Enviar a la DIAN": Para facturas definitivas (envía automáticamente).
-
"Grabar Factura en Borrador": Para revisión previa (no se envía a la DIAN).
-
Notas Importantes sobre la Facturación
1. Configuración del Botón de Grabado
-
Si su empresa NO tiene facturación electrónica habilitada:
-
El botón se llamará "Grabar" (sin mención a DIAN o envío).
-
Solo almacenará la factura en el sistema para su posterior impresión o gestión manual.
-
-
Si su empresa SÍ tiene facturación electrónica activa:
-
El botón mostrará "Grabar Factura y Enviar a la DIAN".
-
Al usarlo, el sistema enviará automáticamente el XML/PDF a la DIAN y al cliente (según configuración).
-
2. Comportamiento de las Facturas
-
Facturas electrónicas enviadas:
-
Bloqueadas para edición/eliminación (requieren anulación si hay errores).
-
Se marcan con estado "Enviada a DIAN".
-
-
Facturas no electrónicas (grabadas):
-
Permiten modificaciones posteriores.
-
Deben enviarse manual por correo al cliente.
-
¡Felicitaciones! Ahora está listo para generar facturas de venta de manera eficiente en el sistema.
Recuerde estos puntos clave:
✔ Verifique siempre los datos del cliente, valores e impuestos antes de grabar.
✔ Utilice "Borrador" para validar información importante antes del envío final.
✔ Las facturas electrónicas no pueden modificarse después de su envío a la DIAN.
Siguientes pasos recomendados:
-
Consultar el historial de facturas para verificar estados (pagadas/pendientes).
-
Explorar los manuales de:
-
Gestión de anticipos
-
Corrección de facturas (para casos especiales).
¿Necesita ayuda adicional?
Nuestro equipo de soporte está disponible para asistirle:
📧 soporte@interservicios.co
📞 (604) 444-7417 Opción 2