Configuración de Finanzas

• ¿Qué puedo encontrar en el módulo de Configuración de Finanzas?
• ¿Cómo puedo solicitar una nueva entidad financiera?
• ¿Cómo homologar manualmente un banco personalizado a una entidad financiera estándar?
• ¿Cómo omitir la homologación de un banco personalizado?
• ¿Qué hago si al editar un tercero aparece una alerta sobre homologar el banco?
• ¿Cómo homologa automáticamente el sistema tus antiguos bancos personalizados a las nuevas entidades financieras estándar?

¿Qué puedo encontrar en el módulo de Configuración de Finanzas?

En esta sección, encontrarás las herramientas necesarias para la gestión de las Entidades Financieras estándar del sistema y la transición desde los bancos personalizados anteriores. A continuación, te explicamos brevemente qué puedes encontrar en cada parte:

1. Listado de Entidades Financieras Estándar:

• Aquí se presenta un catálogo completo de las Entidades Financieras estándar disponibles en el sistema. Estas entidades son las opciones unificadas para la información bancaria de todos los terceros.
• Para cada Entidad Financiera, podrás visualizar información detallada como su consecutivo interno, nombre o denominación social abreviada, tipo de entidad según la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), código SFC, código CENIT y códigos específicos utilizados para la automatización de pagos y recaudos con bancos como Bancolombia, Davivienda y Av Villas.
• Este listado te permite consultar la información oficial y estandarizada de las entidades financieras con las que opera el sistema.

2. Solicitud de Nueva Entidad Financiera:

• Si la Entidad Financiera que necesitas no se encuentra en el listado estándar, puedes utilizar esta opción para solicitar su inclusión.
• Al acceder a esta función, encontrarás un formulario donde podrás ingresar el nombre de la entidad que deseas solicitar y, opcionalmente, añadir un mensaje con detalles o justificaciones adicionales para tu solicitud.
• Las solicitudes generadas a través de este formulario se gestionan mediante un sistema de tickets de soporte, y recibirás una notificación sobre el estado de tu solicitud a través de este.

3. Homologación de Bancos Personalizados:

• Esta sección es fundamental para la transición desde la anterior gestión de bancos personalizados hacia el nuevo sistema de Entidades Financieras estándar.
• Aquí encontrarás un listado de los bancos personalizados que existían previamente en el sistema. Para cada uno de ellos, podrás ver su estado actual (no identificado, omitido, homologado).
• La función principal de esta sección es permitirte homologar cada banco personalizado a la Entidad Financiera estándar correspondiente. Al realizar esta acción, la nueva Entidad Financiera estándar se aplicará automáticamente a todos los terceros que tenían asignado el banco personalizado.
• También tendrás la opción de omitir un banco personalizado si consideras que no debe ser mapeado a una entidad estándar. Ten en cuenta que esta acción eliminará el banco de los terceros asociados y no se podrá deshacer.

Este módulo de Configuración de Finanzas es el centro de gestión para las Entidades Financieras estándar, asegurando la consistencia y facilitando la implementación de los futuros procesos de pago y recaudo en el sistema. Te invitamos a explorar cada sección para familiarizarte con las nuevas funcionalidades.

¿Cómo puedo solicitar una nueva entidad financiera?

Si la Entidad Financiera que necesitas para la información bancaria de tus terceros no se encuentra en el listado estándar, puedes solicitar su inclusión siguiendo estos sencillos pasos:

1. Accede al Módulo de Configuración de Finanzas:

• Desde el menú desplegable de "Herramientas", localiza y haz clic en la sección "Configuraciones".
• Dentro del menú de Configuraciones, busca y selecciona la opción "Finanzas". Esto te llevará al centro de gestión de las Entidades Financieras estándar.

2. Dirígete a la Sección de Solicitud de Nueva Entidad Financiera:

• Dentro del módulo de "Configuraciones -> Finanzas", en el menú lateral busca y haz clic en la pestaña etiquetada como "Entidades Financieras" y selecciona la opción "Entidades Estándar".
• Localiza en la parte superior derecha un botón denominado "Solicitar Entidad".

3. Completa el Formulario de Solicitud:

• Se abrirá un formulario donde deberás proporcionar la siguiente información:
  • Nombre de la Entidad Financiera Solicitada (Campo Obligatorio): Ingresa el nombre completo o la denominación social abreviada de la entidad financiera que necesitas. Asegúrate de escribir el nombre de la manera más precisa posible.
  • Mensaje Adicional (Opcional): En este campo, puedes incluir cualquier información adicional que consideres relevante para tu solicitud. Por ejemplo, puedes explicar por qué necesitas esta entidad, dónde la encontraste, o cualquier otro detalle que pueda ayudar al equipo de soporte a procesar tu solicitud de manera más eficiente.

4. Envía tu Solicitud:

• Una vez que hayas completado el formulario (al menos el campo obligatorio del nombre), localiza y haz clic en el botón "Enviar Solicitud" para confirmar el envío de la información.

5. Confirmación de Envío:

• Tras enviar tu solicitud, recibirás una notificación en pantalla confirmando que tu solicitud ha sido enviada exitosamente. Esta notificación incluirá un número de ticket de soporte, haciendo clic sobre este número podrás acceder directamente al seguimiento del ticket teniendo como consideración el inicio de sesión en la respectiva plataforma. Guarda este número, ya que te permitirá hacer seguimiento al estado de tu solicitud.

6. Seguimiento de tu Solicitud:

• La gestión de tu solicitud de nueva Entidad Financiera se realizará a través de nuestro sistema de tickets de soporte. Podrás hacer seguimiento al estado de tu solicitud utilizando el número de ticket que se te proporcionó.
• El equipo de soporte revisará tu solicitud y determinará si la entidad puede ser agregada al listado estándar. Te informaremos sobre la resolución de tu solicitud a través del sistema de notificaciones del ticket o por el medio de contacto asociado a tu cuenta.

Consideraciones Importantes:

• Sé preciso con el nombre: Proporcionar el nombre exacto de la entidad financiera facilitará el proceso de verificación.
• Incluye detalles relevantes: Cuanta más información proporciones en el mensaje adicional, mejor podrá entenderse tu necesidad.
• Ten paciencia: El proceso de revisión y adición de nuevas entidades puede llevar tiempo. Te mantendremos informado sobre el estado de tu solicitud.
• Consulta las guías: Si tienes dudas adicionales sobre este proceso o cualquier otra funcionalidad del módulo de Finanzas, consulta las guías detalladas disponibles.

Siguiendo estos pasos, podrás solicitar de manera efectiva la inclusión de nuevas Entidades Financieras al listado estándar del sistema.

¿Cómo homologar manualmente un banco personalizado a una entidad financiera estándar?

Esta guía te explica cómo vincular manualmente un banco personalizado que existía previamente en el sistema con una de las Entidades Financieras estándar disponibles. Al realizar esta acción, la nueva Entidad Financiera estándar se aplicará automáticamente a todos los terceros que tenían asignado el banco personalizado.

1. Accede al Módulo de Configuración de Finanzas:

• Desde el menú desplegable de "Herramientas", localiza y haz clic en la sección "Configuraciones".
• Dentro del menú de Configuraciones, busca y selecciona la opción "Finanzas". Esto te llevará al centro de gestión de las Entidades Financieras estándar.

2. Dirígete a la Sección de Homologación de Bancos Personalizados:

• Dentro del módulo de "Configuraciones -> Finanzas", en el menú lateral busca y haz clic en la pestaña etiquetada como "Entidades Financieras" y selecciona la opción "Homologación de Bancos".
  

3. Identifica el Banco Personalizado que Deseas Homologar:

• En el listado de bancos personalizados, selecciona el banco que deseas vincular a una Entidad Financiera estándar. Los bancos que aún no han sido homologados o omitidos tienen el estado "No Identificado".

4. Accede a la Homologación del Banco Personalizado:

• Para el banco personalizado que seleccionaste, haz clic en el botón "Homologar" ubicado en la parte superior derecha de la tabla. Esto abrirá el formulario de homologación para ese banco específico.

5. Selecciona la Entidad Financiera Estándar:

• Dentro del formulario de homologación, encontrarás un campo desplegable o un selector con el listado de todas las Entidades Financieras estándar disponibles en el sistema.
• Busca y selecciona la Entidad Financiera estándar que corresponda al banco personalizado que estás homologando. Si no encuentras la Entidad Financiera que requieres, puedes realizar una solicitud para agregarla.

6. Guarda la Homologación:

• Una vez que hayas seleccionado la Entidad Financiera estándar correcta, haz clic en el botón "Homologar" para confirmar la vinculación.

7. Confirmación de la Homologación:

• Tras guardar la homologación, recibirás una notificación en pantalla indicando que el banco personalizado ha sido homologado exitosamente a la Entidad Financiera estándar seleccionada. El estado del banco personalizado en el listado debería actualizarse a "Homologado" y mostrar el nombre de la respectiva Entidad Financiera asociada.

Consideraciones Importantes sobre la Homologación:

• Impacto en los Terceros: Al homologar un banco personalizado a una Entidad Financiera estándar, este cambio se aplicará automáticamente a todos los terceros que tenían asignado el banco personalizado. Esto significa que la información bancaria de esos terceros se actualizará con la nueva Entidad Financiera estándar.
• Selección Correcta: Es crucial seleccionar la Entidad Financiera estándar correcta durante el proceso de homologación para asegurar la correcta gestión de pagos y recaudos. Si tienes dudas, consulta con un administrador.
• Un Mapeo Único: Cada banco personalizado solo puede ser homologado a una única Entidad Financiera estándar.
• Irreversible (Homologación): Una vez que un banco personalizado ha sido homologado, este vínculo se establece en el sistema. Si necesitas realizar un cambio, deberás editar la homologación existente.
• Alternativa: Omitir: Si un banco personalizado ya no es relevante o no tiene una correspondencia clara con una Entidad Financiera estándar, tienes la opción de "Omitir". Recuerda que omitir elimina la información bancaria de los terceros asociados y esta acción no se puede deshacer.

Siguiendo estos pasos y teniendo en cuenta estas consideraciones, podrás homologar manualmente tus bancos personalizados a las Entidades Financieras estándar de manera efectiva.

¿Cómo omitir la homologación de un banco personalizado?

Omitir la homologación de un banco personalizado significa que este banco no será vinculado a ninguna Entidad Financiera estándar. Al realizar esta acción, este banco personalizado será eliminado de todos los terceros que lo tenían asignado, y esta acción no se podrá deshacer. Utiliza esta opción con precaución cuando un banco personalizado ya no sea relevante o no tenga una correspondencia clara con una entidad estándar.

1. Accede al Módulo de Configuración de Finanzas:

• Desde el menú desplegable de "Herramientas", localiza y haz clic en la sección "Configuraciones".
• Dentro del menú de Configuraciones, busca y selecciona la opción "Finanzas". Esto te llevará al centro de gestión de las Entidades Financieras estándar.

2. Dirígete a la Sección de Homologación de Bancos Personalizados:

• Dentro del módulo de "Configuraciones -> Finanzas", en el menú lateral busca y haz clic en la pestaña etiquetada como "Entidades Financieras" y selecciona la opción "Homologación de Bancos".

3. Identifica el Banco Personalizado que Deseas Omitir:

• En el listado de bancos personalizados, selecciona el banco que deseas omitir. Generalmente, estos serán bancos con estado "No Identificado" que no planeas homologar.

4. Accede a la Opción de Omitir el Banco Personalizado:

• Para el banco personalizado que seleccionaste, haz clic en el botón "Homologar" ubicado en la parte superior derecha de la tabla. Esto abrirá el formulario de homologación para ese banco específico.
• Posteriormente, haz clic en el botón "Omitir" ubicado en la parte inferior del formulario.

5. Confirmación de la Omisión:

• El sistema mostrará una alerta de confirmación advirtiéndote sobre las consecuencias de omitir el banco personalizado. Lee cuidadosamente el mensaje, que indicará que el banco será eliminada de los terceros asociados y que esta acción no se puede deshacer.
• Si estás seguro de que deseas omitir el banco, haz clic en el botón "Confirmar" para proceder. Si no estás seguro, haz clic en "Cancelar".

6. Confirmación de la Omisión Exitosa:

• Tras confirmar la omisión, recibirás una notificación en pantalla indicando que el banco personalizado ha sido omitido exitosamente. El estado del banco personalizado en el listado debería actualizarse a "Omitido".

Consideraciones Importantes al Omitir un Banco Personalizado:

• Eliminación de Datos: La acción de omitir elimina permanentemente la información del banco personalizado de todos los terceros que lo tenían asignado.
• Irreversible: Esta acción no se puede deshacer. Una vez que un banco ha sido omitido, la información bancaria deberá ser ingresada nuevamente en los registros de los terceros si es necesario.
• Precaución: Utiliza la función de omitir con extrema precaución. Asegúrate de que realmente deseas eliminar la asociación de este banco con todos los terceros.
• Alternativa: Homologación: Si el banco personalizado tiene una correspondencia con una Entidad Financiera estándar, la opción de homologar es preferible, ya que preserva la información bancaria de los terceros al actualizarla a la nueva entidad.

Siguiendo estos pasos y teniendo en cuenta estas importantes consideraciones, podrás omitir la homologación de un banco personalizado de manera informada y consciente de las implicaciones.

¿Qué hago si al editar un tercero aparece una alerta sobre homologar el banco?

Si al editar la información de un tercero te encuentras con una alerta dentro de la sección "Información Financiera", significa que este tercero tiene actualmente asignado un banco personalizado que necesita ser reemplazado por la Entidad Financiera estándar correspondiente. Este cambio es parte de la estandarización de las opciones bancarias del sistema.

¿Qué significa esta alerta directamente en el formulario?

• Banco Personalizado Existente: El sistema detecta que este tercero tiene seleccionado un banco que fue creado de forma personalizada y que ya no está dentro de las opciones estándar.
• Información Específica: La alerta te informará cuál era el banco personalizado que tenía asignado este tercero.
• Acción Requerida: Debes seleccionar la Entidad Financiera estándar que corresponda a ese antiguo banco personalizado desde el nuevo listado desplegable.
• Opción de Homologación Global: Tendrás la opción de aplicar la Entidad Financiera estándar que selecciones a todos los demás terceros que también tenían asignado el banco personalizado.

¿Qué opciones tienes al ver esta alerta en la sección "Información Financiera"?

1. Seleccionar la Entidad Financiera Estándar para este tercero:

• Qué hacer:
  • Presta atención al nombre del banco personalizado que se muestra en la alerta.
  • Ubica el campo desplegable de "Entidad Financiera" dentro de la sección "Información Financiera".
  • Busca y selecciona la Entidad Financiera estándar que sea la equivalente al banco personalizado. Si no estás seguro, consulta el listado completo de entidades estándar en el módulo de Configuración de Finanzas.
  • Una vez seleccionada la entidad estándar, el sistema actualizará la información bancaria para este tercero.

2. Opción de Homologación Global:

• Qué hacer: Junto al selector de la Entidad Financiera estándar, podrías ver una casilla de verificación o una pregunta similar a: "¿Aplicar este nuevo banco a todos los terceros que tenían asignado [Nombre del Banco Personalizado]?"
• Consideraciones:
  • Si marcas esta casilla: La Entidad Financiera estándar que selecciones para este tercero también se aplicará automáticamente a todos los demás registros de terceros que actualmente tengan asignado el banco personalizado.
  • Si no marcas la casilla: El cambio de Entidad Financiera estándar se aplicará únicamente al tercero que estás editando actualmente. Los demás registros que tenían el banco personalizado conservarán esa asignación hasta que sean editados individual o masivamente.
• Decisión: Elige la opción que mejor se adapte a tus necesidades y a la correspondencia entre el banco personalizado y la entidad estándar. Si el banco personalizado siempre debe corresponder a la misma entidad estándar para todos los terceros, marcar la casilla puede ahorrar tiempo.

3. Continuar sin Cambiar (No Recomendado Inicialmente):

• Qué hacer: Podrás guardar el formulario sin seleccionar una nueva Entidad Financiera estándar.
• Consecuencias: El tercero se guardará correctamente, sin embargo, la alerta persistirá y no podrá incluirse al tercero en los futuros procesos de automatización de pagos y recaudos. Es importante abordar esta alerta para asegurar la correcta gestión futura.

Consideraciones Adicionales:

• Consulta el Módulo de Homologación: Recuerda que la gestión centralizada de la homologación se realiza en Configuraciones -> Finanzas -> Homologación de Bancos.

En resumen, cuando veas esta alerta directamente en la sección "Información Financiera" al editar un tercero, tu tarea principal es seleccionar la Entidad Financiera estándar correcta en reemplazo del banco personalizado anterior. Considera cuidadosamente la opción de aplicar este cambio a otros terceros si se presenta.

¿Cómo homologa automáticamente el sistema tus antiguos bancos personalizados a las nuevas entidades financieras estándar?

Para facilitarte la transición al nuevo sistema de Entidades Financieras estándar, el sistema realiza un proceso automático para intentar identificar y vincular tus antiguos bancos personalizados con las nuevas opciones estándar. Aquí te explicamos cómo funciona este proceso "detrás de cámaras":

1. El Sistema Busca los Bancos Pendientes:

• El sistema revisa la lista de todos los bancos personalizados que creaste en el pasado.
• Se enfoca en aquellos bancos que aún no han sido vinculados a una Entidad Financiera estándar y que no has marcado para ser omitidos.

2. Comparación Inteligente de Nombres:

• Para cada uno de tus bancos personalizados pendientes, el sistema toma su nombre y lo compara con los nombres de todas las Entidades Financieras estándar que están actualmente activas en el sistema.
• Esta comparación no es solo una coincidencia exacta. El sistema es "inteligente" y busca similitudes de varias maneras:
  • Comparación Directa: Primero, intenta encontrar una coincidencia exacta entre el nombre de tu banco personalizado y el nombre de una entidad estándar.
  • Considerando la palabra "BANCO": Si el nombre de tu banco personalizado no empieza con "BANCO", el sistema también prueba a añadir esa palabra al inicio y vuelve a comparar. Por ejemplo, si tenías un banco llamado "Popular", también buscará si existe una entidad estándar llamada "BANCO Popular".
  • Ignorando los Espacios: El sistema también compara los nombres después de eliminar todos los espacios. Por ejemplo, "Banco Popular" se comparará con "BancoPopular".

3. Decisión Automática Basada en la Similitud:

• Después de realizar todas estas comparaciones, el sistema evalúa qué tan similar es el nombre de tu banco personalizado al nombre de cada Entidad Financiera estándar.
• Umbral de Confianza: El sistema solo realizará la homologación automática si encuentra una similitud lo suficientemente alta. Esto asegura que la vinculación sea precisa y evita errores.
• La Mejor Coincidencia: Si encuentra varias entidades estándar con un buen nivel de similitud, el sistema elegirá la que tenga la mayor coincidencia con el nombre de tu banco personalizado.

4. Vinculación Automática y Actualización:

• Si el sistema encuentra una Entidad Financiera estándar que coincide con tu banco personalizado con un alto nivel de confianza:
  • Vincula los Registros: Automáticamente conecta tu antiguo banco personalizado con la nueva Entidad Financiera estándar dentro del sistema.
  • Actualiza tus Datos: El sistema también actualiza la información de todos los terceros que tenían asignado ese banco personalizado, reemplazándolo con la nueva Entidad Financiera estándar.

5. Registro de la Homologación:

• El sistema guarda un registro de cada homologación automática exitosa, indicando qué banco personalizado se vinculó a qué Entidad Financiera estándar. Esto ayuda a mantener un seguimiento de los cambios.

¿Qué pasa con los bancos que el sistema no puede homologar automáticamente?

Si el sistema no encuentra una Entidad Financiera estándar que coincida con un banco personalizado con suficiente similitud, ese banco permanecerá en un estado "No Identificado" en la sección de Homologación. En estos casos, será necesario que realices la homologación manualmente, seleccionando la Entidad Financiera estándar correcta desde el listado.

En resumen, la homologación automática es un proceso inteligente que intenta hacer la mayor parte del trabajo por ti, buscando coincidencias basadas en los nombres de tus antiguos bancos personalizados y las nuevas Entidades Financieras estándar. Sin embargo, es posible que debas revisar y completar algunas homologaciones manualmente para asegurar la precisión.