Configuración del Módulo de Facturas de Compra
¿Cómo configurar resolución de documento soporte?
Paso 1: Inicia sesión en el sistema y dirígete al módulo de Herramientas > Configuraciones > Facturas de Compra.
Paso 2: Administración de Resoluciones de Documento Soporte. En esta sección podrás visualizar y administrar las resoluciones de documento soporte existentes. Aquí puedes crear, actualizar, inactivar y activar las diferentes resoluciones registradas en el sistema.
Paso 2.1: Creación de una Nueva Resolución.
- Haz clic en el botón "Agregar Resolución" para iniciar el proceso de creación.
- Se abrirá una ventana donde deberás ingresar los datos de la resolución. Es importante completar todos los campos obligatorios, identificados con un asterisco rojo.
- Ingresa el prefijo de la resolución de D.S.
- Introduce el número de la resolución.
- Especifica el consecutivo inicial y final autorizado por la DIAN.
- Indica el consecutivo con el que deseas iniciar los documentos generados con esta resolución.
- Define la fecha de creación y la fecha de expiración de la resolución para controlar la generación de documentos con resoluciones caducadas.
- Establece los días de vencimiento para el pago de las facturas.
- Proporciona el código EAN dado por el proveedor de códigos de barras, si corresponde.
- Activa el check para indicar el estado activo de la resolución y su transmisión a la DIAN, marcando SI en Documento Electrónico.
- Guarda la resolución una vez completada la información.
Nota: Todos los campos en asterisco rojo son obligatorios.
Paso 3: Envío a la DIAN.
- En la sección inferior izquierda, encuentra un checkbox para habilitar o deshabilitar el envío a la DIAN de los documentos creados como documentos soporte.
- Mantén activa la opción "Sí" para transmitir los documentos a la DIAN, o selecciona "No" para desactivar esta función.
Nota: Al lado derecho de cada resolución, tienes opciones adicionales:
- "Cambiar Estado": Activa o desactiva una resolución.
- "Actualizar": Modifica la información de la resolución y guarda los cambios.
Con estos pasos, podrás configurar las resoluciones de documentos soporte y gestionar el envío a la DIAN de manera efectiva.
¿Cómo activar eventos electrónicos?
Paso 1: Inicia sesión en el sistema y dirígete al módulo de Herramientas > Configuraciones > Facturas de Compra.
Paso 2: En la sección superior derecha, encontrará un botón donde podrá indicar si activa o no la gestión de eventos electrónicos asociados a las facturas de compra.
Paso 3: En la sección inferior derecha encontrará un bloque en el que se podrá activar la lectura automática de facturas de compra desde un correo mediante el protocolo IMAP, cuando se activa esta lectura automática se deben configurar todos los parámetros necesarios que se explicarán a continuación:
- Activar lectura automática de facturas de compra: se indica si se activa o no la lectura automática de las facturas de compra, cuando se indica que no, oculta los demás campos, pero si se indica que si, los demás campos de configuración serán mostrados para diligenciar.
- Frecuencia de lectura: se selecciona la frecuencia con la que el sistema validará si hay nuevos correos pendientes de leer y los tratará de leer.
- Fecha de inicio de lectura: indica la fecha a partir de la cuál se leerán los correos electrónicos, es decir, los que hayan llegado antes de esa fecha, serán ignorados.
- Proveedor de correo electrónico: si seleccionamos un proveedor, el sistema nos hará la mejor sugerencia para los campos posteriores, la idea de este campo es apoyar al usuario y simplificar en mayor medida el trabajo.
- Servidor de correo electrónico: corresponde a la ruta donde el sistema se debe conectar para buscar los correos electrónicos.
- Usuario IMAP: el usuario del correo electrónico al que el sistema se conectará.
- Contraseña del correo electrónico: corresponde a la contraseña del correo electrónico para poder loguearse de manera segura.
- Puerto de conexión: corresponde al puerto de comunicación usado por el sistema para conectarse al correo electrónico.
- Protocolo de conexión: es el protocolo de seguridad usado a la hora de conectarse, las opciones son ssl o tls.
Proveedor tecnológico: Corresponde al proveedor tecnológico que permite la integración con la DIAN, actualmente todos los usuarios de Arrendasoft usan el proveedor Noova.