Ir al contenido principal

¿Cómo crear/editar tu entidad?

El Manual de Creación y Edición de Entidad del Sistema, es una guía diseñada para ayudarte a gestionar la información fundamental de tu organización dentro de nuby. Este proceso es esencial, ya que la entidad representa los datos institucionales base (como NIT, nombre, dirección y contacto) que serán utilizados en distintos módulos del sistema para generar documentos, reportes y comunicaciones oficiales.

Con este módulo, tu podrás:

✅ Acceder al módulo de entidad.
✅ Editar o registrar datos básicos y legales.
✅ Cargar el logo de su entidad.

Pasos para Crear/Editar una Entidad

Paso 1: Acceso al Módulo de Entidad
  1. Inicie sesión en el sistema con sus credenciales.

  2. Diríjase al menú principal y haga clic en Herramientas.

  3. Seleccione la opción Configuraciones.

  4. Finalmente, haga clic en Entidad.

7.png

Paso 2: Habilitar Edición
  • En la pantalla de información de la entidad, ubique el botón "Editar entidad" en la esquina superior derecha.

  • Haga clic en él para activar el modo de edición.

8.png

Paso 3: Completar Campos Obligatorios

A continuación se detallan todos los campos disponibles en el formulario de entidad, indicando cuáles son obligatorios y sus características:

Campo Obligatorio Ejemplo Notas
NIT* ✅ Sí 900200100 Sin puntos ni guiones
Dígito de Verificación ✅ Sí 1 El sistema lo recalcula automáticamente
Nombre* ✅ Sí Tu Espacio Ideal Inmobiliario Razón social completa
Sigla ❌ No  Tu Espacio Ideal Abreviatura de la entidad
Dirección* ✅ Sí CL 30 #6-44 LC 1 CENTRO Incluir localidad si aplica
Teléfonos ❌ No 6044447417 Contacto principal
Teléfono Auxiliar ❌ No 3024356365 Opcional
Fax ❌ No 5551234 Opcional
Departamento ✅ Sí Antioquia Seleccione el Departamento
Municipio: * ✅ Sí Medellín
Email ❌ No info@tuespacioweb.arrendasoft.co  
Tipo de entidad (Responsabilidad Fiscal) ✅ Sí Responsable de IVA Este campo depende de su actividad económica
Matrícula Inmobiliaria ❌ No 0886 de 2021 Formato libre
ARL (Administradora de Riesgos Laborales) ❌ No 900943243123 - SURAMERICANA Seleccione el proveedor de la ARL de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema
Caja de Compensación Familiar ❌ No 890900841123 - COMFAMA Seleccione el proveedor de la Caja de Compensación de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema
ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) ❌ No 89999923900 - ICBF Seleccione el proveedor del ICBF de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema. (Si aplica)
SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje) ❌ No 999859923900 - SENA Seleccione el proveedor del SENA de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema. (Si aplica)
Paso 4: Guardar Cambios
  • Presione el botón "Grabar Entidad" o "Actualizar Entidad" para confirmar los cambios.

  • El sistema mostrará un mensaje de confirmación: "Entidad creada correctamente o actualizada correctamente".

9.png

¡Felicidades! Has completado exitosamente la configuración de la entidad del sistema. Con esta información, tu inmobiliaria ahora podrá:
✔ Generar documentos legales (facturas, contratos) con los datos institucionales correctos.
✔ Mantener una identidad consistente en todos los módulos del sistema.
✔ Cumplir con requisitos fiscales y legales (NIT, responsabilidad de IVA, ARL).

📌 Datos Clave para Nómina:
Los campos de ARL, Caja de Compensación, SENA e ICBF (aunque no son obligatorios para crear la entidad) son requeridos para:
✅ Generar la nómina electrónica correctamente.
✅ Calcular automáticamente la contabilidad de aportes parafiscales.
✅ Evitar reprocesos o errores en liquidaciones.

¿Qué sigue?

Para finalizar el proceso de personalización, te invitamos a:

  1. Cargar el logo de tu entidad siguiendo el instructivo: ¿Cómo cargar/editar el logotipo?

  2. Cargar archivos de tu entidad siguiendo el instructivo: ¿Cómo agregar archivos a la entidad?