¿Cómo crear/editar tu entidad?
El Manual de Creación y Edición de Entidad del Sistema, es una guía diseñada para ayudarte a gestionar la información fundamental de tu organización dentro de nuby. Este proceso es esencial, ya que la entidad representa los datos institucionales base (como NIT, nombre, dirección y contacto) que serán utilizados en distintos módulos del sistema para generar documentos, reportes y comunicaciones oficiales.
Con este módulo, tu podrás:
✅ Acceder al módulo de entidad.
✅ Editar o registrar datos básicos y legales.
✅ Cargar el logo de su entidad.
Pasos para Crear/Editar una Entidad
Paso 1: Acceso al Módulo de Entidad
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Inicie sesión en el sistema con sus credenciales.
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Diríjase al menú principal y haga clic en Herramientas.
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Seleccione la opción Configuraciones.
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Finalmente, haga clic en Entidad.
Paso 2: Habilitar Edición
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En la pantalla de información de la entidad, ubique el botón "Editar entidad" en la esquina superior derecha.
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Haga clic en él para activar el modo de edición.
Paso 3: Completar Campos Obligatorios
A continuación se detallan todos los campos disponibles en el formulario de entidad, indicando cuáles son obligatorios y sus características:
| Campo | Obligatorio | Ejemplo | Notas |
|---|---|---|---|
| NIT* | ✅ Sí | 900200100 | Sin puntos ni guiones |
| Dígito de Verificación | ✅ Sí | 1 | El sistema lo recalcula automáticamente |
| Nombre* | ✅ Sí | Tu Espacio Ideal Inmobiliario | Razón social completa |
| Sigla | ❌ No | Tu Espacio Ideal | Abreviatura de la entidad |
| Dirección* | ✅ Sí | CL 30 #6-44 LC 1 CENTRO | Incluir localidad si aplica |
| Teléfonos | ❌ No | 6044447417 | Contacto principal |
| Teléfono Auxiliar | ❌ No | 3024356365 | Opcional |
| Fax | ❌ No | 5551234 | Opcional |
| Departamento | ✅ Sí | Antioquia | Seleccione el Departamento |
| Municipio: * | ✅ Sí | Medellín | |
| ❌ No | info@tuespacioweb.arrendasoft.co | ||
| Tipo de entidad (Responsabilidad Fiscal) | ✅ Sí | Responsable de IVA | Este campo depende de su actividad económica |
| Matrícula Inmobiliaria | ❌ No | 0886 de 2021 | Formato libre |
| ARL (Administradora de Riesgos Laborales) | ❌ No | 900943243123 - SURAMERICANA | Seleccione el proveedor de la ARL de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema |
| Caja de Compensación Familiar | ❌ No | 890900841123 - COMFAMA | Seleccione el proveedor de la Caja de Compensación de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema |
| ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) | ❌ No | 89999923900 - ICBF | Seleccione el proveedor del ICBF de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema. (Si aplica) |
| SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje) | ❌ No | 999859923900 - SENA | Seleccione el proveedor del SENA de la empresa, este tercero debe estar creado en el sistema. (Si aplica) |
Paso 4: Guardar Cambios
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Presione el botón "Grabar Entidad" o "Actualizar Entidad" para confirmar los cambios.
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El sistema mostrará un mensaje de confirmación: "Entidad creada correctamente o actualizada correctamente".
¡Felicidades! Has completado exitosamente la configuración de la entidad del sistema. Con esta información, tu inmobiliaria ahora podrá:
✔ Generar documentos legales (facturas, contratos) con los datos institucionales correctos.
✔ Mantener una identidad consistente en todos los módulos del sistema.
✔ Cumplir con requisitos fiscales y legales (NIT, responsabilidad de IVA, ARL).
📌 Datos Clave para Nómina:
Los campos de ARL, Caja de Compensación, SENA e ICBF (aunque no son obligatorios para crear la entidad) son requeridos para:
✅ Generar la nómina electrónica correctamente.
✅ Calcular automáticamente la contabilidad de aportes parafiscales.
✅ Evitar reprocesos o errores en liquidaciones.
¿Qué sigue?
Para finalizar el proceso de personalización, te invitamos a:
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Cargar el logo de tu entidad siguiendo el instructivo: ¿Cómo cargar/editar el logotipo?
- Cargar archivos de tu entidad siguiendo el instructivo: ¿Cómo agregar archivos a la entidad?