¿Cómo previsualizar una plantilla para Documentos y Comunicaciones?
La previsualización de plantillas en Arrendasoft (nuby) es una herramienta esencial que te permite ver cómo se verá tu documento final antes de utilizarlo o enviarlo. Esto es especialmente útil para asegurarte de que el diseño, los textos y los tokens están correctamente configurados y se muestran como esperas.
A continuación, te mostramos paso a paso cómo previsualizar una plantilla y qué aspectos debes tener en cuenta.
1. Accede al Módulo de Plantillas
- Inicia sesión en Arrendasoft y dirígete al Módulo de Configuraciones.
- En el menú, selecciona Plantillas de Documentos y Comunicaciones.
- Verás una lista de las plantillas que has creado o que están disponibles en el sistema.
2. Selecciona la Plantilla que Deseas Previsualizar
- Desde el Listado de Plantillas, busca la plantilla que deseas modificar. Puedes utilizar el campo de búsqueda para encontrarla rápidamente por nombre o tipo de plantilla.
- Selecciona la plantilla presionando el campo de la primera columna
3. Previsualiza la Plantilla
- Con la plantilla seleccionada, haz clic en el botón de Ver Plantilla que aparece en la esquina superior derecha de la tabla. Esto abrirá un modal con la previsualización de la plantilla.
- El sistema generará una vista previa de la plantilla tal como se verá cuando se utilice en un documento real. Podrás ver todos los elementos visuales como textos, imágenes, tablas y otros bloques que hayas agregado.
4. Visualización de Tokens con Datos Reales
Una de las características clave de la previsualización es que te permite ver los tokens con datos reales. Los tokens son marcadores que se reemplazan automáticamente por la información correspondiente del sistema, como el nombre de un tercero, el valor de un contrato o los datos de una propiedad.
En la previsualización:
- Los tokens no mostrarán su código de marcador (
{{token}}), sino que serán reemplazados por los datos reales del sistema. - Por ejemplo, si el token es para el nombre de un tercero, en la previsualización verás el nombre del tercero tal como aparecería en el documento final.
Esto te permite verificar que los tokens están bien colocados y se muestran de manera correcta.
5. Revisa el Formato y Diseño
Al previsualizar la plantilla, revisa los siguientes aspectos para asegurarte de que todo esté correcto:
- Alineación de los Elementos: Verifica que los textos, imágenes y otros bloques estén alineados y distribuidos como deseas.
- Formatos de Texto: Revisa los tamaños, colores y estilos de las fuentes para asegurarte de que el documento mantenga coherencia visual.
- Encabezado y Pie de Página: Si tu plantilla tiene estos elementos, asegúrate de que estén bien configurados y que el contenido se vea como esperas.
- Márgenes y Espaciados: Asegúrate de que los márgenes y los espaciados entre bloques sean adecuados, y que la plantilla se ajuste bien al tamaño de hoja seleccionado (Carta, Oficio, etc.).
- Tokens: Verifica que todos los tokens sean reemplazados correctamente con los datos correspondientes.
6. Realiza Ajustes si es Necesario
Si notas que algún token no está correcto o si el formato del diseño necesita cambios, puedes ingresar al editor de la plantilla y realizar los ajustes necesarios. Para editar la plantilla puedes seguir nuestra guía ¿Cómo editar una plantilla para Documentos y Comunicaciones existente?
Recomendaciones para la Previsualización
- Previsualiza siempre antes de usar: Realizar una previsualización antes de utilizar la plantilla en documentos finales es una buena práctica para evitar errores.
- Prueba con diferentes tipos de datos: Si es posible, prueba la previsualización con diferentes ejemplos de datos reales (distintos terceros o propiedades) para asegurarte de que los tokens siempre se reemplacen correctamente.
- Revisa el formato en diferentes dispositivos: Si tu plantilla se enviará por correo electrónico o se imprimirá, asegúrate de que se vea bien en pantalla y en su versión impresa.
Conclusión
La previsualización de plantillas en Arrendasoft te da la tranquilidad de que el diseño y los datos en tu documento final serán correctos antes de utilizarlo o enviarlo. Siguiendo estos pasos, puedes revisar que todo esté en orden y hacer los ajustes necesarios para asegurar que tus plantillas sean precisas y estén bien formateadas.