Facturas

• ¿Cómo consultar una factura?
• ¿Cómo eliminar un rango de facturas?
• ¿Cómo crear una factura por tareas comunes?
• ¿Cómo enviar facturas por correo?
• ¿Cómo imprimir varias facturas?
• ¿Cómo anular una factura electrónica?
• ¿Cómo anular una factura no eletrónica?

¿Cómo consultar una factura?

Paso 1: Esta opción le permite consultar los detalles de las facturas creadas en el sistema . Primero debe acceder al módulo de Tareas comunes, de la siguiente manera:

1. Desde el menú Inicio dando clic en Tareas Comunes.
2. Luego en la opción Facturas del submenú ubicado en el lado izquierdo.

Paso 2: Para buscar una factura debera usar el filtro que se habilita en la opción de facturas:

1. En la sección Filtros para Facturas ingrese la información que desea consultar, en caso de no ver donde ingresarla debe dar clic en el botón mostrar/ocultar filtros, una vez llene los campos que desea presione el botón filtrar.
2. Seleccione el registro filtrado desde la casilla circular en el lado izquierdo.
3. Luego seleccione el botón de la lupa para visualizar el documento y se abrirá una nueva pestaña formato PDF con la factura.
4. La opción del icono del sobre le permite enviar la factura a un tercero si lo requiere.

¿Cómo eliminar un rango de facturas?

Está opción le permite Borrar un rango de facturas al mismo tiempo, debe tener en cuenta que no debe superar las 20 facturas por intento para evitar que el sistema se sobrecargue.

Paso 1: Primero debe acceder al módulo de Tareas comunes, de la siguiente manera:

1. Desde el menú Inicio dando clic en Tareas Comunes.
2. Luego en la opción Facturas del submenú ubicado en el lado izquierdo.

Paso 2: Presione el botón Borrar Facturas.

Paso 3: El sistema mostrará una ventana para indicar el rango de facturas a borrar y de clic en el boton Eliminar y aparecera una confirmación de clic en Aceptar.

¿Cómo crear una factura por tareas comunes?

¿Cómo crear una factura por tareas comunes?

En esta opción de facturas en el módulo de tareas comunes solo pueden generarse documentos de contratos de arrendamiento. Para hacer uso de esta opción el contrato debe estar previamente creado y la factura traerá los valores configurados en el contrato.

Aquí le mostramos cómo hacerlo:

Paso 1: Acceda a la información de tareas comunes, de la siguiente manera:

1. Desde el menú Inicio haciendo clic en "Tareas Comunes". 
2. Luego clic en la opción "Facturas" del submenú ubicado en el lado izquierdo.

Paso 2: Cree una nueva factura haciendo clic en

Paso 3: Aparecerá una nueva ventana para buscar facturas pendientes tanto para propietarios como para inquilinos.

1. Para buscar facturas pendientes ingrese el rango de fecha (desde- hasta).
2. En filtrar factura seleccione si desea ver solo propietarios, inquilinos o propietario e inquilino.
3. En el tercer campo ingrese el nombre del tercero si necesita de una persona en específico.
4. Haga clic en el botón buscar facturas.
5. Si desea limpiar los filtros y volver a aplicar nuevos criterios de búsqueda.
6. Si desea agregar algún costo fijo que no está creado, similar a como lo hacemos desde el formulario de contratos.
7. Si el tercero tiene anticipos previamente creados por contabilidad, se podrán seleccionar para vincular el ingreso y pague el costo ya sea parcial o totalmente.
8. En la parte inferior aparecerán todas las facturas pendientes por generar, seleccione las que necesita desde el cuadrado de selección ubicado en la última columna llamada seleccionar.
9. Haga clic en Grabar o Grabar y enviar a la DIAN (Si tiene facturación electrónica activada).

¿Cómo enviar facturas por correo?

Esta opción le permite enviar facturas masivamente por correo electrónico

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Primero debe acceder al módulo de Tareas comunes, de la siguiente manera:

1. Desde el menú Inicio dando clic en Tareas Comunes.
2. Luego en la opción Facturas del submenú ubicado en el lado izquierdo.

Paso 2: Presione el botón Enviar por Email.

Paso 3: El sistema mostrará una ventana con varias opciones odnde podrá programar el envio de las facturas a los terceros:

1. En esta opción se habilitará una ventana donde se ingresará los rangos de facturas a enviar, elegir a quienes enviar las factura y los rangos de los documentos a enviar. También podrá redactar un mensaje que acompañará el envio de los documentos. Diligenciado todos los campos de clic en Registrar Envio.
2. Una vez Registrado el envio debe seleccionarlo desde la casilla circular al lado izquierdon y se habilitaran varias opciones.
3. Esta opcion muestra el periodo y la relación de facturas a enviar. Puede dar clic sobre cada una para visualizarla individualmente.
4. La opción de Enviar email de prueba abre una ventana para ingresar un email y comprobar como se va a ver el mensaje y la factura enviada.
5. La opción ver listado de terceros mostrará a todos aquellos a quines se les va hacer el envio de las facturas.
6. Al dar clic en Iniciar el envio se comenzarán a enviar los documentos al dar Aceptar a la notificacion de confirmación y luego de unos minutos el estado pasa a Finalizado.
7. Detener el envio sirve para detener el proceso mientras siga en estado enviando.
8. Flecha invertida sirve para regresar al listado de facturas.

¿Cómo imprimir varias facturas?

¿Cómo imprimir una factura?

Está opción le permite imprimir un rango de facturas al mismo tiempo, debe tener en cuenta que no debe superar las 20 facturas por intento para evitar que el sistema se sobrecargue.

Aquí le mostramos como hacerlo:

Paso 1: Esta opción le permite consultar los detalles de las facturas creadas en el sistema . Primero debe acceder al módulo de Tareas comunes, de la siguiente manera:

1. Desde el menú Inicio dando clic en Tareas Comunes.
2. Luego en la opción Facturas del submenú ubicado en el lado izquierdo.

Paso 2: Presione el botón Imprimir Facturas.

Paso 3: El sistema mostrará una ventana para indicar el rango de facturas a imprimir.

1. En la sección Filtros para Facturas ingrese la información que desea consultar, en caso de no ver donde ingresarla debe dar clic en el botón mostrar/ocultar filtros, una vez llene los campos que desea presione el botón filtrar.
2. Seleccione las facturas que desea imprimir marcando chek en la casilla al lado derecho. Recuerde no seleccionar más de 20 facturas para evitar sobrecargar el sistema
3. Da clic en el botón de Imprimir Facturas. En caso de no tener impresora conectada el sistema descarga los documentos en formato PDF.

¿Cómo anular una factura electrónica?

Con facturación electrónica: 

Si tienes habilitado el servicio de envío de facturas a la DIAN, es necesario que realices una nota de crédito para el documento correspondiente y lo remitas a la DIAN.

Paso 1: La factura debe encontrarse en el estado "Facturado". En caso de que se encuentre en estado "Pagado", deberás anular el recibo de caja o egreso desde el módulo de contabilidad, de manera que la factura pueda cambiar a estado "Facturado". Ten en cuenta que si la factura ya ha sido aceptada por el cliente, la DIAN no permite realizar ningún tipo de ajuste. En este caso, cualquier corrección deberá realizarse en períodos posteriores.

Paso 2: Ingrese al módulo de Tareas comunes, en el submenú al lado izquierdo ubique la opción Notas débito y crédito. Allí, una vez lo redireccione a otra ventana, ubique la opción Nueva nota Débito/Crédito. 

Paso 3: Se mostrará una ventana con varios campos, recuerde diligenciar los que tienen asterisco rojo ya que estos campos son obligatorios.

1. El sistema permite Volver a la pestaña anterior
2. El sistema permite seleccionar la resolución con la que se generó la factura
3. El sistema permite seleccionar la factura, a la cual se va a realizar la nota
4. El sistema permite seleccionar el tipo de nota que va a ser realizada
5. Al momento de realizar la nota, es muy importante tener en cuenta que en el campo Fecha, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
6. El sistema permite diligenciar información en el campo Observaciones
7. Una vez seleccionado el campo, resolución y factura, se logra visualizar el registro de la factura detalladamente, ya sea para propietario o inquilino
8. Adicional en el campo Totales, se visualiza más detalladamente el total de la nota que va a ser realizada, teniendo en cuenta que son los valores de la factura, a la cual va ser realizada una nota.
9. Al momento de definir a qué factura se le va realizar la nota, se debe dar clic en el botón Grabar Nota y enviar a la DIAN, la nota es guardada y enviada directamente a la DIAN.

¿Cómo anular una factura no eletrónica?

El proceso de anulación de una factura es un mecanismo diseñado para corregir o invalidar documentos que han sido emitidos de manera errónea o que, por alguna razón, ya no son válidos. Esto puede ocurrir debido a errores en los datos, cambios en las condiciones contractuales,  o cualquier otra situación que requiera la cancelación del documento original. La anulación garantiza la precisión de los registros contables y cumple con las normativas fiscales y legales vigentes. Siguiendo estas instrucciones, podrás asegurarte de que el documento quede correctamente anulado y actualizado en el sistema.

Paso 1: Verifica el estado de la factura

La factura solo se puede anular si está en estado "Facturado". Si aparece como "Pagada", primero debes anular el Recibo de caja o el Egreso asociado para que el estado vuelva a "Facturado".

📌 Nota: Si necesitas anular un Recibo de caja o un Egreso, consulta la siguiente guía: ¿Cómo anular un recibo de caja o Egreso?

Paso 2: Busca la factura en el módulo de Facturas de venta

1. Dirígete al menú horizontal ubicado en la parte superior de la página y selecciona el módulo de Facturas de Venta.
2. Haz clic en el botón Mostrar/Ocultar Filtros para desplegar las opciones de búsqueda.
3. En el campo Factura Nro, ingresa el número de la factura que deseas anular y presiona la tecla Enter para que el sistema realice el filtrado.
4. Selecciona el registro marcando la casilla circular en el lado izquierdo.
5. Haz clic en el botón Editar Documento.

Paso 3: Cambia el estado de la factura

1. En la ventana de edición, busca la opción "Estado".
2. Selecciona "Anulado".
3. Haz clic en "Actualizar documento" para guardar los cambios.

Paso 4: Verifica que la factura se anuló correctamente

1. Accede al módulo Tareas Comunes.
2. Haz clic en el botón Mostrar/Ocultar Filtros para desplegar las opciones de búsqueda.
3. En el campo Factura N°, ingresa el número de la factura que anulaste y presiona la tecla Enter para que el sistema realice el filtrado.
4. Revisa la columna "Estado" y asegúrate de que aparezca como "Anulado".

Con estos pasos, habrás anulado la factura de manera correcta. Este proceso garantiza que tus registros contables estén actualizados y precisos.