Terceros

• ¿Cómo agregar múltiples correos electrónicos a un tercero?
• ¿Cómo ver el estado de cuenta de un propietario y/o inquilino?
• ¿Qué significa el estado de un correo electrónico?
• ¿Cómo eliminar correos electrónicos asignados a un tercero?
• ¿Cómo crear un Tercero?
• ¿Cómo consultar un tercero?
• ¿Cómo editar un tercero?
• ¿Cómo agregar un contacto a un tercero?
• ¿Cómo cambiar un tercero a persona o a entidad?
• ¿Cómo eliminar un tercero?
• ¿Cómo emitir un certificado tributario a un propietario?
• ¿Cómo emitir un certificado tributario a un proveedor?
• ¿Qué ocurre si no establezco un correo electrónico a un tercero?
• ¿Cómo volver a validar un correo electrónico?
• ¿Qué significa el puntaje de calidad de un correo electrónico?
• ¿Cómo generar la contraseña para el acceso al área de clientes?

¿Cómo agregar múltiples correos electrónicos a un tercero?

Para agregar múltiples correos electrónicos a un tercero debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingrese a la creación o edición de un tercero dependiendo de la acción que requiera realizar.

2. En la sección “Datos de Contacto” encontrará un campo denominado “Correo Electrónico”.

3. Inserte el correo electrónico que desea agregar al tercero y haga clic en el botón de “Agregar Email”, el cual se identifica con el icono .

¡Importante! Si el correo electrónico ingresado tiene una sintaxis incorrecta no podrá ser agregado.

4. Por defecto, el primer correo electrónico agregado al tercero se marcará como principal. El correo electrónico principal corresponde al correo al cual se enviarán los email del sistema. Para marcar otro correo electrónico como principal, basta con hacer clic en el botón “Marcar Principal” identificado con el icono .

5. Tras agregar el correo electrónico, haga clic en “Actualizar/Guardar Tercero” para salvar los datos.

¡Importante! Por defecto, al agregar un nuevo correo electrónico, este se marcará con estado pendiente. Al guardar/actualizar el tercero, el sistema se encargará de realizar la validación del email y mostrará el nuevo estado en la tabla.

¿Cómo ver el estado de cuenta de un propietario y/o inquilino?

Aquí le mostramos como ver el estado de cuenta de un propietario y/o inquilino.

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Tercero.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2: Consulte el tercero ya sea persona o entidad.

1. Para encontrar un tercero por su información, utilice filtros para terceros, en caso de no visualizarlo, debe dar clic al botón mostrar/ocultar filtros que se encuentra en el costado derecho de filtros para terceros.
2. Una vez diligencie los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar; si por el contrario ya no desea filtrar, presione el botón limpiar para quitar cualquier filtro usado.
3. Una vez filtrado el registro seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla.
4. Luego, de clic en Ver tercero.

NOTA: Dependiendo de la clase que desees filtrar. (Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases para obtener una búsqueda más precisa).

Paso 3: Aparecerá una ventana con varias pestañas, Contactos, Archivos, Estado de cuenta y Certificados de Ingreso: En la pestaña de Estado de cuenta aparece la información de los movimientos y saldos durante el periodo de duración del contrato de ese tercero.

¿Qué significa el estado de un correo electrónico?

Los correos electrónicos asociados a un tercero cuentan con un estado el cual se muestra en la tabla de correos electrónicos al editar o crear un tercero. El estado corresponde a los siguientes tipos:

Inválido

La razón por la cual un correo electrónico es marcado como válido es que la dirección de correo electrónico no pasa las validaciones de sintaxis.

Actualmente, el sistema no permite agregar emails con sintaxis inválida. Para que un correo electrónico cumpla con una sintaxis válida debe contener:

• Presencia de un símbolo "@"
• Presencia de un nombre de usuario y un dominio separados por "@"
• Presencia de un punto seguido de al menos dos caracteres tras el “@”
• Ausencia de caracteres especiales no permitidos
• Ausencia de espacios en blanco

El punto (.) está permitido, pero no puede ser el primer ni el último carácter, ni puede aparecer consecutivamente. Los siguientes caracteres especiales son permitidos: ! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~

Pendiente

La razón de este estado es debido a que la dirección de correo electrónico se encuentra pendiente de verificación.

El sistema se encargará de realizar la validación automática de correos electrónicos en estado pendiente.

En Progreso

Este estado se presenta debido a que la dirección de correo electrónico se encuentra en proceso de verificación.

El sistema se encargará de actualizar automáticamente el estado del correo electrónico cuando finalice la validación.

Entregable

Este estado indica que la dirección de correo electrónico existe y se puede entregar.

El sistema puede determinar seguramente que esta dirección está asociada a una cuenta válida, y por tanto es aceptada para el envío de correos electrónicos desde el sistema.

No Entregable

Este estado puede ser determinado a causa de distintas razones:

• El dominio de la dirección de correo electrónico no existe, no es válido o no debe enviarse por correo.

• La dirección de correo electrónico fue rechazada por el servidor de correo porque no existe.

• El servidor de correo devolvió una respuesta inesperada o no válida.

El sistema puede determinar con seguridad que la dirección no está asociada a una cuenta válida, por lo cual no enviará ningún email a un correo en estado No Entregable. Se recomienda realizar la respectiva corrección para garantizar el envío de los correos electrónicos desde el sistema.

Riesgoso

La asignación de este estado está relacionada con las siguientes razones:

• La dirección de correo electrónico tiene problemas de calidad que pueden convertirla en una dirección riesgosa o de bajo valor.

• La dirección de correo electrónico parece entregable, pero no se puede garantizar la entrega.

Aunque este estado incluye correos técnicamente entregables, se clasifican como “Riesgosos” porque pueden traer problemas de calidad. El sistema únicamente considerará válidos los correos electrónicos en estado riesgoso cuando su puntaje de calidad es mayor a 50.

Si requiere más información acerca de los motivos de este tipo de estado, le recomendamos la lectura del artículo ¿Qué significa el puntaje de calidad de un correo electrónico?

Desconocido

Las posibles razones por las cuales un correo electrónico es marcado como “Desconocido” son:

• No se pudo conectar al servidor de correo.

• Se agotó el tiempo de espera de la sesión del servidor de correo o de la consulta DNS.

• El servidor de correo no estaba disponible para procesar nuestra solicitud en este momento.

• Se produjo un error inesperado.

Este estado se debe a algún error interno durante la validación del email. El sistema se encargará de realizar nuevamente la validación automática de correos electrónicos en estado desconocido. Sin embargo, recomendamos cambiar esta dirección de correo electrónico si permanece en estado desconocido por un largo periodo de tiempo, debido a que el dominio asociado a ese correo posiblemente no conteste a nuestra validación. y por tanto, no podemos verificarlo.

¿Cómo eliminar correos electrónicos asignados a un tercero?

Aquí le mostramos cómo eliminar correos electrónicos asignados a un tercero:

1. Ingrese a la edición del tercero al cual requiera eliminar el correo electrónico.

2. En la sección “Datos de Contacto” encontrará un campo denominado “Correo Electrónico”. Bajo este campo se encuentra una tabla con los correos electrónicos asignados al tercero.

3. Haga clic en el botón “Eliminar” identificado con el icono . Tenga en cuenta que al eliminar un correo electrónico principal, se marcará automáticamente el siguiente correo como principal.

¡Importante! Los terceros de tipo Empleado deben tener como mínimo un correo electrónico asignado.

¡Importante! Tenga en cuenta que si no asigna al menos un correo electrónico al tercero se presentarán los siguientes impedimentos:

- No podrá generar facturación electrónica para este tercero
- No podrá enviar egresos y recibos de caja desde el sistema a este tercero
- El tercero no podrá acceder al área de clientes.
- El sistema no podrá enviar notificaciones de arrendamientos, facturación, etc.

4. Tras eliminar el correo electrónico, haga clic en “Actualizar/Guardar Tercero” para salvar los cambios.

¿Cómo crear un Tercero?

En esta guía te explicamos paso a paso cómo registrar en el sistema a las personas o entidades relacionadas con tu Inmobiliaria (inquilinos, propietarios, proveedores, empleados, etc.). Estos registros son necesarios para generar documentos, contratos o facturas.

---

Paso 1: Acceder al Módulo de Terceros

1. Menú principal → Seleccionar "Terceros".

---

Paso 2: Crear un Nuevo Tercero o Entidad

Haga clic en:

• "Nuevo Tercero" → Para registrar una persona natural o jurídica.

• "Nueva Entidad" → Para registrar una entidad (común o simplificada).

A. Registro de un Nuevo Tercero

Complete los campos obligatorios (marcados con *).

1. Datos Básicos

• Documento
• Tipo de Documento

• Nombres y Apellidos

• Correo electrónico
• Teléfono principal

2. Clase de Tercero

Seleccione el rol del tercero en el sistema: Dependiendo de la clase de tercero, se deben completar cierta información específica. 

Clase de Tercero	Descripción	Campos
Inquilino	Arrendatario de una propiedad.	- Datos personales: Estado civil, tratamiento (Sr., Sra., etc.), profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional), clave de acceso (generable automáticamente). - Información financiera: Tipo de persona (natural/jurídica), régimen (común/simplificado), responsabilidad fiscal (Gran Contribuyente, No responsable). - Inmuebles/vehículos: Listado asociado. - Cónyuge: Datos personales (opcional). - Configuración de procesos automáticos: Habilitar el envío automático y su periodicidad (Frecuencia)
Proveedor	Para facturación manual y gestión contable.	- Datos personales: Tratamiento, sexo, fecha de nacimiento (opcional). - Información financiera: Tipo de persona, régimen, % de retención, datos bancarios.
Empleado	Usuarios internos del sistema.	- Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional), biografía. - Información bancaria: Banco, tipo de cuenta, número de cuenta. - Información del empleado: Tipo de trabajador, subtipo de trabajador, tipo de contrato, EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías y riesgos profesionales.
Propietario	Dueños de propiedades	- Similar a Inquilino, incluyendo % de retención y datos bancarios.
Asesor	Presta servicios de asesoría en la Inmobiliaria.	- Datos personales: Profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional).
Aliado	Relación comercial con la empresa.	- Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional). - Información financiera: Tipo de persona, régimen, % de retención, datos bancarios.
Prospecto	Contacto potencial.	- Datos personales: Sexo
Contacto	Datos de un contacto asociado.	- Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo.

3. Dirección

• Use el icono de ubicación para ingresar la dirección automáticamente o escríbala manualmente.

• Selecciona el municipio (Departamento)

4. Fecha de Nacimiento (Opcional)

• Si no desea registrarla, marque "No" en "¿Enviar cumpleaños?".

---

B. Registro de una Nueva Entidad

Complete los siguientes campos:

• Documento (NIT con dígito de verificación).

• Nombre/Razón Social.

• Representante Legal.

• Teléfono principal, correo electrónico, dirección.

• Clase de Tercero: Inquilino (e), Proveedor (e), etc.

---

Paso 3: Guardar el Tercero

1. Verifique que todos los campos obligatorios estén completos.

2. Haga clic en "Guardar Tercero" (al final del formulario).

¿Cómo consultar un tercero?

Aquí le mostramos como ver a un tercero ya creado en el sistema, podrá consultar a inquilinos propietarios, entidades, proveedores y entre otros creados en Arrendasoft.

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Tercero.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2:

Consulte el tercero ya sea persona o entidad.

1. Para encontrar un tercero por su información, utilice filtros para terceros, en caso de no visualizarlo, debe dar clic al botón mostrar/ocultar filtros que se encuentra en el costado derecho de filtros para terceros.
2. Una vez diligencie los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar; si por el contrario ya no desea filtrar, presione el botón limpiar para quitar cualquier filtro usado.
3. Una vez filtrado el registro seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla.
4. Luego, de clic en Ver tercero.

NOTA: Dependiendo de la clase que desees filtrar. (Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases para obtener una búsqueda más precisa).

Paso 3: Aparecerá una ventana con varias funciones que permitirán completar la información del tercero:

• Contactos: En esta sección puede agregar contactos del tercero dando clic en el botón agregar.

• Archivos: En esta sección podrá agregar archivos relacionados con el tercero dando clic en el botón Administrar y abrirá una ventana para guardar archivos. Presione el botón buscar, seleccione el archivo que desea adjuntar y de clic en abrir; luego de clic en el icono cargar archivo.
  Nota: Puede ingresar la cantidad de archivos que desee, para ello, de clic en el icono Agregar archivo.

• Estado de cuenta: En esta función se podrá revisar el estado de cuenta ingresando las fechas en las que se requiere la información y dando clic en el botón filtrar y exportar información. Realice la consulta ya sea por el rango de fecha de vencimiento o por fecha de pago, luego de clic en el botón filtrar; Para exportar la información seleccione el tipo de documento (pdf o Excel) y de clic en el botón exportar.

Paso 3: En la tabla de registros podrá encontrar varias opciones como consultar registros por el tipo de Tercero, ya sea propietario, inquilino, contactos, proveedores, aliados etc.., y también exportar la lista de registros en formato pdf, excel o archivo plano.

¿Cómo editar un tercero?

A continuación le mostramos como editar la información personal de los inquilinos, propietarios, proveedores, entidades, entre otros:

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Terceros.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2: se debe filtrar por el tercero que se requiere modificar la información.

1. En las seccioón de filtros para terceros ingrese la información que sea buscar, en caso de no ver donde puede ingresarla debe dar clic en el botón mostrar/ocultar filtros, una vez llene los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar. Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases de tercero para
   obtener una búsqueda más precisa
2. Seleccione el tercero que necesita editar dando clic en la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla.
3. De clic en el boton Editar, luego ele sitema mostrará una ventana con varios campos para modificar la información del tercero.

• Persona: En caso de modificar información de una persona, el sistema le mostrará diferentes campos correspondientes a: Documento, Tipo de documento, Clase de tercero, Nombres, Teléfonos, Email, Dirección y Municipio.
• Entidad: En caso de modificar la información de una Entidad el sistema le mostrará diferentes campos correspondientes a: Documento, Tipo de documento, Clase de tercero, Nombres, Teléfonos, Email, Dirección y Municipio. Adicional a esto, Le mostrará los campos para modificar la información financiera como: Régimen, Actividad económica, Responsabilidad Fiscal, % de Retención, % Reteiva, % Reteica, Banco, TIpo de cuenta y No. de cuenta.

Paso 3: Una vez se modificada la información requerida, dar clic en Actualizar Tercero.

¿Cómo agregar un contacto a un tercero?

A continuación le mostramos como agregar un nuevo contacto a un tercero:

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Terceros.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2: Se debe filtrar por el tercero al que se requiere modificar la información.

1. En las sección de filtros para terceros ingrese la información que sea buscar, en caso de no ver donde puede ingresarla debe dar clic en el botón mostrar/ocultar filtros, una vez llene los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar. Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases de tercero para
   obtener una búsqueda más precisa
2. Seleccione el tercero que necesita agregar contacto dando clic en la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla.
3. De clic en el boton Agregar Contacto, luego el sistema mostrará una ventana con varios campos para ingresar la información de: Documento, Nombre, Teléfono, Dirección, Email, Movil, Cargo, Dependencia, Fecha de nacimiento, Observaciones.

Paso 3: Una vez ingresada la información requerida, dar clic en Grabar Contacto.

¿Cómo cambiar un tercero a persona o a entidad?

¿Cómo cambiar un tercero a persona o a entidad?

A continuación le mostramos como pasar un Tercero Persona a Tercero Entidad y viceversa:

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Terceros.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2: Se debe filtrar por el tercero al que se requiere modificar la información.

1. En las sección de filtros para terceros ingrese la información que sea buscar, en caso de no ver donde puede ingresarla debe dar clic en el botón mostrar/ocultar filtros, una vez llene los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar. Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases de tercero para
   obtener una búsqueda más precisa
2. Seleccione el tercero que necesita modificar dando clic en la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla.
3. De clic en el botón Persona / Entidad, luego el sistema mostrará la lista de registro con el respectivo cambio.

Importante: Una vez realizado el cambio ingrese la información faltante editando el tercero.

¿Cómo eliminar un tercero?

A continuación le mostramos como eliminar un tercero del sistema, recuerde que una vez eliminado ya no se podrán generar mas documentos asociados a este tercero y al momento de genrar informes no aparecera:

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Terceros.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2: Se debe filtrar por el tercero al que se requiere eliminar.

1. En las sección de filtros para terceros ingrese la información que sea buscar, en caso de no ver donde puede ingresarla debe dar clic en el botón mostrar/ocultar filtros, una vez llene los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar. Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases de tercero para
   obtener una búsqueda más precisa
2. Seleccione el tercero que necesita Eliminar dando clic en la casilla circular que se encuentra en el costado izquierdo de cada registro de la tabla.
3. De clic en el boton Eliminar, luego el sitema mostrará una notificación para confirmar, dar clic en Aceptar y el Tercero será eliminado exitosamente.

Importante: Tenga en cuenta que, si el tercero ha sido usado para un contrato, propiedad o documento contable, el sistema no permitirá borrarlo, a menos que elimine antes los movimientos relacionados con este.

¿Cómo emitir un certificado tributario a un propietario?

¿Cómo emitir un certificado tributario a un propietario?

Aquí le mostramos como emitir el certificado tributario de los propietarios.

Tener en cuenta que para poder emitir el Certificado Tributario, debe estar creada la plantilla desde la cual arrojará la información. Para conocer más detalle por favor revisar el siguiente videotutorial.

Paso 1: Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:

1. Desde el menú Inicio dando clic en el icono Tercero.
2. Desde el menú Terceros.

Paso 2: Consulte el tercero ya sea persona o entidad.

1. Para encontrar un tercero por su información, utilice filtros para terceros, en caso de no visualizarlo, debe dar clic al botón mostrar/ocultar filtros que se encuentra en el costado derecho de filtros para terceros.
2. Una vez diligencie los campos que desea para buscar un tercero, presione el botón filtrar; si por el contrario ya no desea filtrar, presione el botón limpiar para quitar cualquier filtro usado.
3. Una vez filtrado el registro seleccionelo desde la casilla circular ubicada al lado izquierdo de cada registro de la tabla.
4. Luego, de clic en Ver tercero.

NOTA: Dependiendo de la clase que desees filtrar. (Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases para obtener una búsqueda más precisa).

Paso 3: Aparecerá una ventana con varias pestañas, Contactos, Archivos, Estado de cuenta y Certificados de Ingreso:

Paso 4: Año a certificar: Se debe seleccionar un año, para emitir el certificado tributario al propietario con los movimientos contables realizados en ese año, luego se debe dar clic en el botón Generar plantilla Una vez generada la plantilla, se debe seleccionar la plantilla creada para Certificados Tributarios.

Una vez seleccionada la plantilla, el sistema habilita una nueva ventana con la
información del certificado.

1. El sistema permite visualizar la información implementada en la creación de la plantilla.
2. El sistema permite ver las páginas
   NOTA: El sistema permite visualizar el certificado tributario correspondiente al año seleccionado, si en el año hay varios contratos por página se visualizan cada uno.
3. El sistema permite descargar el certificado.

¿Cómo emitir un certificado tributario a un proveedor?

Aquí le mostramos cómo emitir el certificado tributario de los proveedores.

Tener en cuenta que para poder emitir el Certificado Tributario, debe estar creada la plantilla desde la cual arrojará la información. Para conocer más detalle por favor revisar el siguiente tutorial.

¿Cómo crear una nueva plantilla en Arrendasoft (nuby)?

Paso 1: Acceda a la información de terceros, hacemos clic en el elemento "Terceros" del menú principal:

Paso 2: Consulte el tercero ya sea persona o entidad.

1. Para encontrar un tercero por su información, utilice filtros para terceros, en caso de no visualizarlo, debe hacer clic al botón mostrar/ocultar filtros que se encuentra en el listado de botones ubicado en la parte superior de la tabla que muestra los terceros del sistema.
2. Una vez diligencie los campos que desea para buscar un tercero, presionando la tecla tabulador, la tecla enter o haciendo clic fuera del campo a filtrar; si por el contrario ya no desea filtrar, presione el botón limpiar para quitar cualquier filtro usado.
3. Una vez filtrado el registro selecciónelo desde la casilla circular ubicada en la primera columna de cada registro de la tabla.
4. Luego, haga clic en Ver tercero, que corresponde al primer ícono de las acciones y que corresponde a un ojo.

NOTA: Dependiendo de la clase que desees filtrar. (Puede usar el menú de filtros en combinación con las pestañas de clases para obtener una búsqueda más precisa).

Paso 3: Al acceder a ver el detalle de un tercero, aparecerá una ventana con varias pestañas, Contactos, Archivos, Estado de cuenta, Certificados de Ingreso y Certificados de Retenciones:

Paso 4: Año a certificar: Se debe seleccionar un año, para emitir el certificado tributario al proveedor con los movimientos contables realizados en ese año, luego se debe hacer clic en el botón Generar plantilla  que se encuentra justo al lado derecho de la lista de años disponibles; luego de esto se abre un pequeño cuadro en el que podremos seleccionar la plantilla a usar, recordando que esta ya debe estar creada y configurada como se explica en el instructivo proporcionado al inicio.

Una vez seleccionada la plantilla a usar, el sistema automáticamente abre una nueva ventana con la
información del certificado.

1. El sistema permite visualizar la información implementada en la creación de la plantilla.
2. El sistema permite ver las páginas generadas.
3. El sistema permite descargar el certificado.

Nota: el estilo, cantidad de íconos y acciones de la paginación y botones del visualizador de PDF dependerá del sistema operativo y navegador utilizado, para el caso del tutorial, fue realizado en el sistema operativo Mac OS y navegador Firefox.

¿Cómo se construye la información que imprime el certificado?

Para ello se suman los créditos de todos los documentos contables cuyas cuentas PUC correspondan a las vinculadas en cada una de las retenciones en la fuente, retenciones de IVA y retenciones de ICA configurados en el sistema, y que tengan seleccionados el tercero al cual le estamos generando el certificado. También es importante recalcar que solo se consideran documentos no anulados y que la fecha corresponda al año indicado.

En la sección de administración de impuestos podemos ver y configurar las cuentas contables de cada uno.

La operación matemática que hace el reporte es la siguiente:

Suma los créditos de todos los detalles de documentos contables no anulados relacionados a las cuentas contables de los diferentes tipos de impuestos de retención configurados y eso corresponden al valor de retención.

Para calcular la base se divide el valor de retención por el respectivo porcentaje, por ejemplo,si es la retención del 11% y el valor es $220.000, la base es $220.000 / 11% = $2.000.000.

¿Qué ocurre si no establezco un correo electrónico a un tercero?

El correo electrónico no es obligatorio, sin embargo si no especifica uno tenga en cuenta que:

• No podrá generar facturación electrónica para este tercero
• No podrá enviar egresos y recibos de caja desde el sistema a este tercero
• El tercero no podrá acceder al área de clientes.
• El sistema no podrá enviar notificaciones de arrendamientos, facturación, etc.

Al intentar guardar un tercero sin correo electrónico, el sistema arrojará una advertencia especificando las razones por las cuales debería ingresar uno. Si decide continuar, se asumirá que está de acuerdo con los impedimentos que se presentarán para ese tercero.

Adicionalmente, tenga en cuenta que para los terceros de tipo empleado es obligatorio asignar al menos un correo electrónico, debido a que para la creación de un usuario vinculado al empleado es necesario enviar datos de acceso por correo electrónico.

¿Cómo volver a validar un correo electrónico?

Aquí le mostramos cómo validar nuevamente un correo electrónico asignado a un tercero:

¡Importante! Asegúrese de que el correo electrónico que desea validar haya presentado algún cambio que justifique una actualización de su estado. Abstenerse de revalidar correos innecesarios de manera recurrente, pues el resultado de la validación continuará siendo el mismo.

1. Ingrese a la edición del tercero al cual requiera revalidar el correo electrónico.

2. En la sección “Datos de Contacto” encontrará un campo denominado “Correo Electrónico”. Bajo este campo se encuentra una tabla con los correos electrónicos asignados al tercero.

3. Haga clic en el botón “Revalidar” identificado con el icono .

4. El sistema se encargará de revalidar el correo electrónico y mostrará el nuevo estado asignado.

¿Qué significa el puntaje de calidad de un correo electrónico?

Cada correo electrónico verificado recibe una puntuación de calidad, que califica su nivel de entregabilidad de 0 a 100. Esta puntuación también hace referencia a su estado:

0 = No Entregable

1-79 = Riesgoso

80-100 = Entregable

El puntaje de calidad puede reducirse considerablemente en los siguientes casos:

• Correos electrónicos que inicialmente aceptan los correos enviados a cualquier dirección con su mismo dominio, por lo tanto, pueden nunca llegar al destinatario, provocando rebotes y fallos de entrega.
• Correos electrónicos normalmente creados por usuarios que no desean hacer uso de su correo principal, se consideran temporales y son utilizados por un corto espacio de tiempo.
• Direcciones de correo que, por lo general, son manejadas por múltiples personas, ya que definen a un cargo y no a una persona, como por ejemplo: soporte@ o info@. Suelen estar asociados a un aumento de las tasas de rebote.

Es importante tener en cuenta que el sistema no enviará correos electrónicos a direcciones cuyo puntaje de calidad es menor a 50. Por lo tanto, recomendamos corregir o cambiar direcciones con puntajes bajos para así garantizar el envío de la mensajería del sistema.

El puntaje de calidad de una dirección de correo electrónico puede ser visualizado al pasar el mouse sobre el estado del correo en el cuadro de correos múltiples asociados a un tercero; si se encuentra en un dispositivo con un tamaño de pantalla pequeño, el puntaje de calidad se podrá visualizar junto al estado al dar clic en el botón .

¿Cómo generar la contraseña para el acceso al área de clientes?

Esta guía explica cómo generar y enviar credenciales de acceso al Área de Clientes para sus Inquilinos y Propietarios, tanto de forma individual como masiva.

Generación de contraseña individual.

Paso 1: Acceder al Módulo de Terceros

1. Ingresa al sistema nuby.

2. Dirígete al menú "Terceros" 

3. Busca al cliente usando los filtros:

   • Nombre

   • Documento (Cédula/NIT)

   • Código de cliente

   • Entre otros filtros

Paso 2: Seleccionar y Editar el Cliente

1. Selecciona el cliente.

2. Presiona el botón "Editar Tercero" (ubicado en la esquina superior derecha).

Paso 3: Generar la Contraseña Automática o manual

• Automática

1. Desplázate hasta la sección "Datos Personales".

2. Localiza el campo "Clave de Acceso (Área de Clientes)".

3. Haga clic en el botón "Generar Contraseña Aleatoria" (🔑).

4. Confirmar en el mensaje emergente:

   • ✅ Aceptar para continuar.

   • ❌ Cancelar si no deseas hacer cambios.

• Manual

1. Desplázate hasta la sección "Datos Personales".

2. Localiza el campo "Clave de Acceso (Área de Clientes)".

3. Diligencia la contraseña

4. Haga clic en "Actualizar Tercero".

Generación de contraseña Masiva.

Paso 1: Acceder al módulo de Herramientas

1. Ingresa a Configuraciones.

2. Dirígete a "Módulos de Integración Web" 

1. • Haga clic en "Área de Clientes"

   • Busca la opción "Generar y Enviar Contraseñas de Terceros"

Paso 2: Seleccionar Clase de Tercero

1. En "Clase de Tercero", elija el tipo de usuarios:

   • ☑️ Inquilinos

   • ☑️ Propietarios

   • ☑️ Ambos (si desea incluir todos)

2. En "Filtrar Aplicación", defina el alcance:

   • "Selecciones": Enviar solo a los terceros específicamente seleccionados

   • "Exceptuar seleccionados": Enviar a todos EXCEPTO los que seleccione

3. Haga clic en el botón "GENERAR CONTRASEÑAS"
4. Haga clic en el botón "Aceptar"

Nota: Si no selecciona esta opción, se enviarán a todos los terceros

Paso 3: Verificar Terceros en Espera

1. El sistema mostrará en "Terceros a la espera de envío":

   • Lista de usuarios procesados

   • Estado "Pendiente" (hasta que se envíe el correo)

2. Acción de cancelación:
   Si necesita interrumpir el proceso:

   1. Localice el botón "CANCELAR ENVÍOS PENDIENTES" (color naranja)

   2. Haga clic y confirme

NOTIFICACIÓN DE ACCESO AL CLIENTE

1. El sistema enviará automáticamente un correo electrónico al cliente con:

   • 🔗 Enlace de acceso: Dominio/customerarea

   • 👤 Usuario: Documento de identificación

   • 🔐 Contraseña: Generada aleatoriamente o manual

Recursos Adicionales

Para garantizar que sus clientes aprovechen al máximo el Área de Clientes, le proporcionamos los siguientes recursos:

Instructivo Detallado para Clientes

Ingresa a la Guía de Usuario 📥
Este documento incluye:
✅ Acceso paso a paso al portal
✅ Visualización y descarga de facturas/recibos
✅ Actualización de datos personales
✅ Proceso de pago en línea
✅ Gestión de PQRS