¿Cómo crear un Tercero?
En esta guía te explicamos paso a paso cómo registrar en el sistema a las personas o entidades relacionadas con tu Inmobiliaria (inquilinos, propietarios, proveedores, empleados, etc.). Estos registros son necesarios para generar documentos, contratos o facturas.
Paso 1: Acceder al Módulo de Terceros
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Menú principal → Seleccionar "Terceros".
Paso 2: Crear un Nuevo Tercero o Entidad
Haga clic en:
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"Nuevo Tercero" → Para registrar una persona natural o jurídica.
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"Nueva Entidad" → Para registrar una entidad (común o simplificada).
A. Registro de un Nuevo Tercero
Complete los campos obligatorios (marcados con *).
1. Datos Básicos
- Documento
- Tipo de Documento
-
Nombres y Apellidos
- Correo electrónico
- Teléfono principal
2. Clase de Tercero
Seleccione el rol del tercero en el sistema: Dependiendo de la clase de tercero, se deben completar cierta información específica.
| Clase de Tercero | Descripción | Campos |
|---|---|---|
| Inquilino | Arrendatario de una propiedad. |
- Datos personales: Estado civil, tratamiento (Sr., Sra., etc.), profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional), clave de acceso (generable automáticamente). - Configuración de procesos automáticos: Habilitar el envío automático y su periodicidad (Frecuencia) |
| Proveedor | Para facturación manual y gestión contable. | - Datos personales: Tratamiento, sexo, fecha de nacimiento (opcional). - Información financiera: Tipo de persona, régimen, % de retención, datos bancarios. |
| Empleado | Usuarios internos del sistema. |
- Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional), biografía. - Información del empleado: Tipo de trabajador, subtipo de trabajador, tipo de contrato, EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías y riesgos profesionales. |
| Propietario | Dueños de propiedades | - Similar a Inquilino, incluyendo % de retención y datos bancarios. |
| Asesor | Presta servicios de asesoría en la Inmobiliaria. | - Datos personales: Profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional). |
| Aliado | Relación comercial con la empresa. | - Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo, fecha de nacimiento (opcional). - Información financiera: Tipo de persona, régimen, % de retención, datos bancarios. |
| Prospecto | Contacto potencial. | - Datos personales: Sexo |
| Contacto | Datos de un contacto asociado. | - Datos personales: Tratamiento, profesión, sexo. |
3. Dirección
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Use el icono de ubicación para ingresar la dirección automáticamente o escríbala manualmente.
- Selecciona el municipio (Departamento)
4. Fecha de Nacimiento (Opcional)
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Si no desea registrarla, marque "No" en "¿Enviar cumpleaños?".
B. Registro de una Nueva Entidad
Complete los siguientes campos:
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Documento (NIT con dígito de verificación).
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Nombre/Razón Social.
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Representante Legal.
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Teléfono principal, correo electrónico, dirección.
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Clase de Tercero: Inquilino (e), Proveedor (e), etc.
Paso 3: Guardar el Tercero
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Verifique que todos los campos obligatorios estén completos.
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Haga clic en "Guardar Tercero" (al final del formulario).
