¡Domina nuby en poco tiempo! Guía Práctica para Iniciar
¡Bienvenid@ a nuby!
Estamos emocionados de que hayas elegido nuestro sistema para gestionar tu negocio inmobiliario. Con nuby, podrás administrar tus clientes, propiedades, contratos y mucho más, ¡todo desde un solo lugar!
Esta guía rápida te ayudará a configurar tu cuenta de forma sencilla para que empieces a sacarle el máximo provecho lo antes posible.
Si en algún momento tienes dudas, recuerda que puedes consultar nuestras guías o contactar a nuestro equipo de soporte técnico. ¡Estamos aquí para ayudarte!
📊 Dashboard de nuby: Tus accesos directos a diferentes funcionalidades del sistema
nuby está diseñado para ser intuitivo y fácil de usar. Desde la pantalla principal, tendrás acceso a las herramientas más importantes para el día a día de tu inmobiliaria.
- 💡 Accesos directos para crear: Egresos, Contratos, Facturas, Recibos de Caja
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📅 Contratos activos: Visualiza cuántos están vigentes (ej: 83).
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⚠️ Morosidad: Identifica inquilinos con pagos atrasados (ej: +15 días).
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💸 Rotación de caja: Monitorea ingresos vs. egresos (ej: $44.2M COP).
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📝 Pagos pendientes: Revisa pagos adeudados a los propietarios (ej: $50.2M COP).
🖥 Domina la Interfaz de nuby
Cada módulo está diseñado para facilitar tareas específicas, optimizando tu flujo de trabajo y permitiéndote acceder a la información clave en pocos clics.
✅ Inicio – Panel central con métricas, alertas y accesos rápidos.
✅ Terceros – Gestión de clientes, propietarios, proveedores y empleados.
✅ Propiedades – Administración de las propiedades.
✅ Zonas – Organización geográfica y análisis de mercado según la ubicación.
✅ Contratos – Gestión de arriendos, ventas y renovaciones.
✅ Tareas Comunes – Facturación a inquilinos/propietarios, recibos de caja y egresos.
✅ Contabilidad – Control financiero, cuentas PUC, informes financieros.
✅ Facturas – Emisión de facturas e ingresos propios.
✅ Agenda – Programación de visitas, reuniones y tareas propias.
✅ Informes – Reportes personalizables para análisis y toma de decisiones.
✅ PORS – Administración de las solicitudes de los clientes.
🔧 Módulo de Herramientas del Sistema
📌 Bitácoras
Registro detallado de actividades, seguimientos y gestiones con clientes o tareas internas. Ideal para:
✔ Auditoría de acciones
✔ Historial de interacciones con clientes
✔ Seguimiento de pendientes
⚙️ Sistema
Centro de control administrativo donde gestionas:
✔ Usuarios: Creación, roles y permisos
✔ Seguridad: Registro de accesos y movimientos
🔧 Configuraciones
Personalización esencial antes de operar:
✔ Entidad: Datos de tu inmobiliaria (logo, información fiscal)
✔ Contabilidad: Parámetros contables
✔ Facturación: Resoluciones DIAN, observaciones, representación gráfica
✔ Propiedades: Gestión de carácteristicas
✔ Administración de zonas: Gestión de los barrios, municipios y departamentos
Entre otras configuraciones
✉️ Correo Interno
Comunicación organizacional integrada:
✔ Envío de mensajes entre colaboradores
✔ Notificaciones de sistema centralizadas
🆘 Centro de Ayuda y Aprendizaje de Nuby
🚀 Tour Guiado
Recorre el dashboard principal paso a paso para descubrir:
✔ Funciones clave
✔ Accesos rápidos
✔ Datos importantes a simple vista
📚 Guías
Acceso directo a:
✔ Manuales paso a paso
✔ Soluciones a problemas frecuentes
🎓 U. InterServicios
Tu academia digital para:
✔ Cursos certificados sobre nuby
💡 Sugerir Mejoras
¡Tu opinión construye nuby! Aquí puedes:
✔ Proponer nuevas funciones
✔ Votar ideas de otros usuarios
✔ Realizar comentarios sobre las ideas ya existentes
🆕 ¿Qué Hay de Nuevo?
Mantente al día con:
✔ Últimas actualizaciones del sistema
✔ Nuevas funciones destacadas
✔ Mejoras de rendimiento
🔔 Sistema de Notificaciones
📅 Calendario Integrado
Recibe alertas proactivas para nunca perder plazos:
✔ Tareas personales: Recordatorios de gestiones pendientes
✔ Citas programadas: Avisos para visitas a propiedades
✔ Reuniones: Notificaciones con participantes y enlaces
✉️ Correo Interno Colaborativo
Comunicación fluida entre tu equipo:
✔ Correos entre colaboradores: Gestiona tu comunicación interna por medio del sistema
🤖 ArrendaBot: Tu Asistente Virtual 24/7 en nuby
🔍 ¿Qué es?
Tu asistente inteligente integrado en la plataforma para resolver dudas técnicas, guiarte en procesos y conectar con soporte humano cuando lo necesites.
⚡ ¿Cómo te ayuda?
Responde inmediatamente a:
✔ Dudas técnicas sobre funciones del software
✔ Problemas operativos (ej: "¿Cómo importar propiedades?")
✔ Solicitud de tickets para casos complejos
✔ Acceso rápido a guías y tutoriales
🏢 Configura Tu Entidad en nuby
Antes de empezar a utilizar todas las funcionalidades del sistema, es importante configurar tu entidad en nuby.
Para ello, dirígete al menú superior → Herramientas ⚙️ → Configuraciones → Entidad. En esta sección podrás ingresar y actualizar la información básica de tu inmobiliaria:
📍 Cómo completar tus datos
Haz clic en cualquier campo del formulario o presiona el botón "Editar Entidad" (esquina superior derecha).
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Nombre legal (como aparece en tu RUT)
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NIT/Documento (con dígito de verificación)
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Dirección fiscal (para documentos legales)
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Teléfonos/Email (teléfono, email corporativo)
- Matrícula inmobiliaria (como aparece en tu RUT/Cámara de Comercio)
📍 Cómo subir tu logo profesional
Haz clic en el recuadro que muestra "Subir Logotipo".
- Selecciona el archivo de tu escritorio
- Haz clic en el botón "Guardar Archivo"
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Formatos permitidos jpg, jpeg, png
📍 Cómo administrar tus documentos corporativos
Haz clic en el botón "Administrar" para subir o gestionar archivos.
- Selecciona el archivo de tu escritorio
- Haz clic en el botón "Guardar Archivo"
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Formatos permitidos jpg, jpeg, png, pdf, xls, doc, docx, xlsx, txt.
4. ¡CREA Y CARGA LA INFORMACIÓN DE TUS TERCEROS!
Para ingresar tus terceros en el sistema, dirígete al módulo de terceros en la barra de navegación superior. Aquí es donde puedes agregar y gestionar información sobre todas las personas y entidades involucradas en tus transacciones de bienes raíces, desde propietarios e inquilinos hasta empleados y proveedores.
Para crear un nuevo tercero, haz clic en el botón "Nuevo Tercero" o “Nueva Entidad” según sea el caso y completa los campos requeridos.
Si deseas importar fácilmente una lista de terceros existentes, puedes utilizar nuestro asistente de importación, dirígete al submenú de “Herramientas” y selecciona la opción “Configuraciones”, donde encontrarás la sección de “Asistente de Importación”.
Estando allí, de clic en “Importar Terceros” y siga las instrucciones del asistente. Puede consultar nuestra guía de importación de terceros en caso de requerir apoyo adicional.
Asegúrate de mantener actualizada tu lista de terceros para que puedas acceder rápidamente a la información de contacto relevante para tus transacciones.
¡Empecemos ingresando a tus empleados en el sistema!
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Terceros” accede a nuestras guías y tutoriales.
5. ¡BRINDA ACCESO A TU EQUIPO!
Para crear usuarios en el sistema de administración inmobiliaria, dirígete al submenú de "Herramientas" en la barra de navegación superior y selecciona "Sistema".
Aquí podrás agregar nuevos usuarios al sistema, asignar roles y establecer permisos de acceso para cada uno.
Para agregar un nuevo usuario, simplemente haz clic en el botón "Crear" y completa los campos requeridos, como el tercero, nombre de usuario y contraseña.
Ten en cuenta que para crear un usuario debes primero crear el empleado en el módulo de terceros.
Luego, asigna el rol correspondiente al usuario, el sistema trae roles por defecto, pero puedes crear tus propios roles desde la sección “Permisos por Roles”.
Recuerda que puedes modificar los permisos de acceso y roles de los usuarios en cualquier momento, según las necesidades de tu negocio.
¡Listo! Ahora ya sabes cómo crear y gestionar usuarios en el sistema de administración inmobiliaria.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles de configuración de usuarios, roles y permisos, accede a nuestras guías y tutoriales.
6. ¡IMPORTA TU INVENTARIO DE INMUEBLES!
Al igual que los terceros, hay distintas maneras de traer tus propiedades a Arrendasoft®. Para agregar una nueva propiedad, navega al módulo de propiedades ubicado en la barra de navegación superior. Aquí es donde puedes agregar y gestionar información sobre tus propiedades inmobiliarias, ya sea que se trate de propiedades que estás vendiendo o alquilando.
Para crear una nueva propiedad, haz clic en el botón "Nueva Propiedad" y completa los campos requeridos, como el propietario, datos de la propiedad, costos y características.
Una vez que hayas agregado tus propiedades, podrás verlas todas en una lista y filtrarlas según tus necesidades. Puedes también cargar fotos, agregar inversiones y gestionar tu inmueble con las herramientas que el sistema tiene para ti.
Si deseas cargar una lista de propiedades de manera masiva, puedes hacer uso del “Asistente de Importación”, el cual encontrarás dentro del submenú de “Herramientas” en la sección de “Configuraciones”.
Estando allí, de clic en “Importar Propiedades” y siga las instrucciones del asistente.
¡Recuerda que tenemos integraciones con diferentes portales disponibles para ti! Accede a nuestras guías y tutoriales para aprender cómo integrar tu Arrendasoft® con algunos de los principales portales inmobiliarios.
¡Comencemos a agregar propiedades y a cerrar acuerdos inmobiliarios exitosos!
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Propiedades”, accede a nuestrasguías y tutoriales.
7. ¡MANTÉN TU NEGOCIO EFICIENTE Y ORDENADO CON NUESTRO CRM!
El CRM es una herramienta esencial para cualquier negocio inmobiliario que desee mantener una gestión efectiva de sus clientes y aumentar sus ventas.
Arrendasoft® integra un CRM INMOBILIARIO que te ofrece una gestión completa de tus propiedades, solicitudes, clientes y prospectos, permitiendo la integración con tu sitio web y portales inmobiliarios populares.
Te invitamos a explorar todas las funcionalidades del CRM y descubrir cómo puede ayudarte a aumentar la eficiencia en tu negocio inmobiliario en nuestras guías y tutoriales.
8. CONCEPTOS, ESCENARIOS E IMPUESTOS: CÓMO GESTIONARLOS SIN DOLORES DE CABEZA
Para una correcta gestión de la contabilidad y contratos de tu inmobiliaria, es necesario primero conocer algunas herramientas que Arrendasoft® tiene para ti.
Los conceptos corresponden a los productos o servicios que ofrece tu inmobiliaria, como por ejemplo, canon de arrendamiento, intereses por mora, comisión del contrato, entre otros.
Puedes administrar tus conceptos accediendo al módulo de “Contratos” y seleccionando desde el submenú lateral la opción “Conceptos”
En esta sección también encontrarás el botón de “Impuestos” donde podrás crear, editar, eliminar y configurar tus impuestos.
A continuación, te presentamos los escenarios. Estos permiten parametrizar las cuentas contables para los movimientos contables, los cuales se crean de acuerdo a las personas que intervienen en un contrato (propietario – inquilino). Se encuentran en el módulo de “Contratos” en la opción de “Escenarios” del submenú lateral.
Arrendasoft® te ofrece escenarios preconfigurados que corresponden a los movimientos contables básicos de tu inmobiliaria, con los cuales podrás empezar a trabajar rápidamente.
Por otro lado, también podrás crear y parametrizar tus propios escenarios desde el botón de “Nuevo Tipo”.
Si deseas conocer a detalle las funcionalidades de los escenarios, accede a los manuales disponibles para ti.
9. ¡ES MOMENTO DE GENERAR TUS CONTRATOS!
La creación de contratos es una tarea importante en la administración de tu negocio inmobiliario. Con nuestro software, puedes crear contratos de manera fácil y rápida en pocos pasos.
Para comenzar, dirígete al módulo de "Contratos" en el menú principal y selecciona en el submenú lateral la opción "Crear Contratos" para contratos de arrendamiento o la opción “Contrato de Venta” para contratos de venta.
A continuación, selecciona una propiedad y llena los campos requeridos con los detalles del acuerdo.
Si deseas importar una lista de contratos existentes, puedes utilizar nuestro asistente de importación, dirígete al submenú de “Herramientas” y selecciona la opción “Configuraciones”, donde encontrarás la sección de “Asistente de Importación”.
Estando allí, de clic en “Importar Contratos de Arrendamiento” y siga las instrucciones del asistente.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Contratos”, accede a nuestras guías y tutoriales.
10. ¡CONFIGURA LOS PARÁMETROS DE FACTURACIÓN!
Antes de adentrarnos en los procesos contables, es necesario configurar correctamente los parámetros de facturación según tus necesidades.
Para ello, dirígete al submenú de herramientas ubicado en la barra de navegación superior e ingresa a “Configuraciones”. Allí selecciona la opción “Facturación”.
Aquí podrás agregar y gestionar las resoluciones de facturación, configurar el cuadre de caja, intereses de inquilinos, envío automático por correo electrónico y otros detalles de las facturas.
Si deseas conocer a detalle cómo configurar los parámetros de facturación, accede a nuestras guías y tutoriales.
11. ¡CREA UN PERIODO CONTABLE!
Para comenzar a utilizar nuestro sistema de contabilidad, es importante que primero crees un "periodo contable".
Para ello, dirígete al módulo de “Contabilidad” desde la barra de navegación superior, y selecciona la opción “Periodos Contables” en el submenú lateral.
Aquí podrás crear un nuevo periodo contable diligenciando los datos requeridos, o editar períodos contables ya existentes.
Una vez que hayas creado tu periodo contable, podrás comenzar a registrar todas las transacciones financieras que ocurran durante ese intervalo de tiempo. Es importante que mantengas tus registros actualizados y precisos para una gestión financiera efectiva.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Contabilidad”, accede a nuestras guías y tutoriales.
12. ¡YA ESTÁS LISTO PARA EMPEZAR A FACTURAR!
En Arrendasoft® podrás generar y enviar facturas a tus clientes de manera fácil y rápida. Además, podrás mantener un registro de todas las transacciones realizadas y gestionar el pago de las mismas.
Para comenzar, asegúrate de haber cumplido correctamente los pasos anteriores. Luego, podrás crear tus facturas y enviarlas a tus clientes con solo unos clics.
Arrendasoft® te ofrece diferentes opciones de creación de facturas según el tipo de comprobante que requieras.
El módulo de “Tareas Comunes” ubicado en la barra de navegación superior te permitirá la creación y gestión de facturas, recibos de caja, egresos, notas débito y notas crédito a inquilinos y propietarios relacionados a contratos.
Por otro lado, en el módulo de “Facturación”, localizado en la barra de navegación superior, podrás crear, consultar y registrar facturas y pagos de ingresos propios de la inmobiliaria.
Recuerda mantener un registro actualizado de todas tus transacciones y asegurarte de que el proceso de facturación sea lo más eficiente posible.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Tareas Comunes”, accede a nuestras guías y tutoriales.
13. ¡HORA DE REGISTRAR TUS FACTURAS DE COMPRA!
¡Es momento de conocer la sección de facturas de compra! Aquí podrás registrar todas las facturas que hayas recibido por los bienes o servicios que has adquirido para tu negocio.
Para comenzar, ingresa al módulo de “Facturas de Compra” ubicado en la barra de navegación superior. Aquí podrás registrar y gestionar los gastos causados, egresos de gastos causados, documento soporte y notas de ajuste.
Recuerda que mantener tus facturas de compra organizadas y actualizadas es fundamental para una gestión financiera efectiva de tu negocio. ¡Comencemos a registrar esas facturas!
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Facturas de Compra”, accede a nuestras guías y tutoriales.
14. ¡DESCUBRE CÓMO SACARLE EL MÁXIMO PROVECHO A TUS DATOS CON LOS INFORMES!
Los informes son herramientas que permiten a los usuarios obtener una vista detallada de los datos registrados en el sistema y analizarlos para tomar decisiones importantes.
En Arrendasoft® encontrarás una variedad de informes predefinidos que te ayudarán a analizar y entender mejor tus datos.
Estos se localizan en el módulo de “Informes” ubicado en la barra de navegación superior.
Aquí encontrarás 3 categorías de informes: administrativos, comerciales, contables y financieros.
Cada informe está diseñado para proporcionar información clave y relevante para una variedad de áreas de tu negocio. Siéntete libre de hacer uso de los informes según tus necesidades haciendo uso de los filtros y exportaciones.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Informes”, accede a nuestras guías y tutoriales.