¿Cómo configurar la nómina electrónica?

Paso 2: Activar Nómina Electrónica

1. AccederActivar aNómina laElectrónica:

   Configuración:

   • Haz clic navegaen alel menúprimer Configuracionesbotón y selecciona "SÍ" para habilitar la opciógeneración Nóminade Electrónica.
     nóminas electrónicas.

2. Activar Contabilidad Automática:

   • Haz clic en el segundo botón y elige "SÍ" (para generar asientos contables).

   • Nota: Los cambios se guardan solos. Verás una notificación verde de confirmación.

3. Configurar Exención de Parafiscales (SENA, ICBF, Salud)
   

   • Haz clic en el tercer botón ("Empleador exento").

   • UbicarSelecciona "SÍ" solo si tu empresa cumple:

     • Es persona jurídica declarante de renta.

     • O es persona natural con 2+ empleados.

Paso 3: Configuración de Parámetros para Nómina Electrónica

- Los parámetros manuales (Prefijo, % Salud y % Pensión empleado) deben ser verificados y configurados por el usuario
- Los parámetros automáticos son gestionados por el sistema según la normativa vigente
- Todos los cambios se guardan automáticamente y muestran una notificación de confirmación
- Para actualizar valores manuales, simplemente hacer clic en la celda de "Valor" y editar

Paso 4: Verificar Salarios Mínimos (SMMLV)

1. El sistema actualiza automáticamente el valor del SMMLV cada año.

2. No requiere configuración manual, pero puedes:

   • Revisar el historial en "Parámetros > Salarios Mínimos".

   • Confirmar que el valor vigente sea correcto para cálculos de nómina.

Paso 5: Configurar Parámetros Generales de Contabilidad

1. Ubica la sección:

   nómina
   electrónica: en la pantalla de
   • "Parámetros generales de NóminaContabilidad" Electrónica", localiza la primera tabla ubicada en el panel izquierdo, titulada "Nómina Electrónica". Esta tabla contiene todos los elementos principales: activar nómina electrónica, activar contabilidad y empleador exento de pago de SENA, ICBF y salud. Para activar la contabilización de la nómina electrónica debemos poner en sí el segundo botón, el cambio se guarda automáticamente en el sistema y muestra una notificación en la parte superior derecha de la pantalla.
     

     

   • Empleador exento de pago de SENA, ICBF y salud: este tercer botón se debe poner en "SI" o "NO" dependiendo de las características que tenga la inmobiliaria.
     La reforma tributaria de 2012 (Ley 1607) introdujo una exoneración significativa en el pago de ciertos aportes, medida que ha sido mantenida y ajustada por leyes posteriores y consolidada en el Artículo 114-1 del Estatuto Tributario. Esta exoneración busca reducir los costos laborales asociados a la contratación de trabajadores de menores ingresos, incentivando la formalidad.
     • Sujetos Empleadores Beneficiarios (¿Quiénes pueden aplicar la exoneración?):
       • Sociedades, personas jurídicas y asimiladas: Deben ser contribuyentes y declarantes del Impuesto sobre la Renta y Complementarios. Esto incluye a entidades bajo regímenes especiales como las del Artículo 19-4 del E.T. y aquellas que tributan a tarifas específicas de los artículos 240 y 240-1 del E.T..
       • Personas Naturales Empleadoras: Solo califican si emplean dos (2) o más trabajadores. Una persona natural que emplee a un único trabajador no puede acogerse a la exoneración por ese empleado, sin importar su salario.
       • Consorcios, Uniones Temporales y Patrimonios Autónomos: Son beneficiarios si la totalidad de sus miembros cumplen individualmente los requisitos para estar exonerados.derecho

     • SujetosAsignar EmpleadoresTipos NOde BeneficiariosDocumento (¿Quiénes NO pueden aplicar la exoneración?):Contable:

       • Las personas

         La naturalescontabilización quese empleendivide unen solo3 trabajador.documentos separados:

         • Nómina (Empleado): Devengados y deducciones.

         • Las sociedades

           Gastos oCausados personas(Empleador): jurídicasAportes quea noseguridad seansocial contribuyentesy declarantesparafiscales.

           del impuesto sobre la renta.
         • Las entidades

           Provisiones: queBeneficios deben surtir el proceso de calificación del Artículo 19 del E.T. para pertenecer al Régimen Tributario Especiallaborales (acesantías, diferenciaprima, devacaciones).

           las del Art. 19-4 que sí conservan el derecho).
         • Cualquier empleador (incluso si es de los tipos beneficiarios) respecto de sus trabajadores que devenguen 10 SMMLV o más.                  
           
     • Parámetros¿Cómo necesarios para la contabilización:configurarlo? además
       de
       • los

         Haz parámetrosclic necesariosen paracada generarcampo y emitir la nómina electrónica, hay otros que son necesarios para la contabilización de dicha información en la causación del empleado, causación del empleador y provisiones. Los primeros parámetros de la tabla son los indispensables paraselecciona el reporte de nómina electrónica, y los segundos con los primeros se utilizan para la correcta contabilización de la información. Estos parámetros se actualizan automáticamente en el caso de ser modificados y la notificación se muestra en la parte superior derecha de la pantalla.
         

         

       • Salarios mínimos: es necesario tener claro el valor del salario mínimo para diferentes cálculos y validaciones, es por eso que el sistema tiene un historial de este parámetro y que se irá actualizando cada año de forma automática.
         

         

       • Ubicar la sección de parámetros generales de contabilidad: En la pantalla de "Parámetros de Nómina Electrónica", localiza la tabla ubicada en el panel derecho, titulada "Parámetros generales de Contabilidad". Esta tabla contiene toda la información de tipos de documentos, cuentas contables, centros de costos y destino(débito o crédito) de los devengos, deducciones y provisiones.
         

         

       • Configurar tipos de documento: la causación contable se hace en 3 documentos separados: empleado, empleador y provisiones, es por ello que se habilita esta configuración para que la entidad defina en qué tipo de documento registrará cada caso; el sistema por defecto sugiere nómina, gastos causados y provisiones.

       • Configurar cada concepto: para cada concepto de nómina que tu empresa utilice o pueda utilizar en algún momento (por ejemplo: Salario, Auxilio de Transporte, Aporte Salud Empleado, Cesantías, etc.), debes realizar lo siguiente:

         • Busca el concepto en la lista.usarás.

         • SeleccionaSugerencia: laUsa cuentalos contablenombres enpredeterminados la(ej: segunda"80 columna,- estaNómina", columna"GC- esGastos indispensable porque el parámetro o concepto que no tenga cuenta contable configurada será ignoradoCausados" y por60 lo- tantoProvisiones el respectivo documento quedará incompleto y descuadrado.).

         • De manera opcional puedes indicar el centro de costos si deseas categorizar mejor la información para ciertos informes contables y financieros.
         • La última columna de la tabla corresponde al destino, es decir, en qué columna irá el respectivo detalle contable del documento al que sea vinculado el parámetro o concepto.

AgrupacióPaso 6: Configuración de los conceptos5 o parámetros: La informaciónGrupos de laContabilización

6.1 estáDevengados:

en:
• devengados,
  deducciones,
  • sueldo

    Qué porincluye: pagar,Salarios, gastosauxilios, empleadorhoras yextras, provisiónbonos, devacaciones, nómina.prima, cesantías, incapacidades, etc.

  • Configuración:

    • Cuenta: Diligencia las cuentas 5xxxx (Gastos), en cada parámetro.

    • Centro de Costos: Selecciona el centro de costo. Opcional (ej: "ADMINISTRACIÓN").

    • Destino: Débito (automático).

6.2 Deducciones:

• Qué incluye: Aportes a salud, pensión (empleado), retenciones, otras deducciones.

• Configuración:

  • Cuenta: Selecciona las cuentas 2xxxx (Pasivos/Por Pagar) en cada parámetro.

  • Centro de Costos: Selecciona el centro de costos. Opcional.

  • Destino: Crédito (automático).

6.3 Sueldo por Pagar:

• Qué incluye: Neto a pagar al empleado.

• Configuración:

  • Cuenta: Selecciona las cuentas 2xxxx (Pasivos) en el parámetro.

  • Centro de Costos: Opcional.

  • Destino: Crédito (automático).

6.4 Gastos del Empleador:

• Qué incluye: Aportes a salud, pensión (empleador), parafiscales.

• Configuración:

  • Cuenta: Selecciona las cuentas 5xxxx (Gastos) en cada parámetro.

  • Centro de Costos: Opcional.

  • Destino: Débito (automático).

6.5 Provisiones:

• Qué incluye: Cesantías, prima, vacaciones.

• Configuración:

  • Cuenta: Selecciona las cuentas 5xxxx (Gastos) y 2xxxx (Pasivos)en cada parámetro.

  • Centro de Costos: Opcional.

  • Destino: Débito (gasto) / Crédito (pasivo).

Paso 7: Guardar la Configuración

Una
1. vez hayas asignado los tipos de documentos, las cuentas contables, centros de costos y destino a todos los conceptos necesarios,

   asegúrate de hacerHaz clic en el botón principal"Guardar [GUARDAR CONFIGURACIÓN]Configuración" ubicado en la (esquina superior derechaderecha).

   de
la
2. pantalla.

   Confirma Este paso es fundamental para que todas las asignaciones de cuentas que realizaste queden almacenadas permanentemente encon el sistema.
   
   mensaje verde: "Cambios guardados correctamente".

• Con el fin de ahorrar la mayor cantidad de tiempo a la empresa, el sistema trata de precargar una información inicial para todos los parámetros de esta sección, pero igual es importante validar que todo esté correcto y ajustar lo que sea necesario para que la contabilización de la nómina electrónica sea correcta.

• La precisión en la asignación de las cuentas contables es vital para la integridad de la información financiera. Consulta con el área contable si tienes dudas sobre qué cuentas utilizar.

• Si se crean nuevos conceptos de nómina en el futuro, recuerda volver a esta pantalla para asignarles sus respectivas cuentas contables.