¿Cómo configurar la nómina electrónica?

El Manual de Activación y Configuración de Nómina Electrónica es su herramienta esencial para poner en funcionamiento el módulo de liquidación de pagos laborales dentro del sistema. 

Requisitos Completos

Proceso Paso a Paso

Paso 1: Acceso al Módulo Nómina Electrónica

1. Inicie sesión en el sistema con sus credenciales.
2. Diríjase al menú principal y haga clic en Herramientas.
3. Seleccione la opción Configuraciones.
4. Finalmente, haga clic en Nómina Electrónica.
   

Paso 2: Activar Nómina Electrónica

1. Activar Nómina Electrónica:

   • Haz clic en el primer botón y selecciona "SÍ" para habilitar la generación de nóminas electrónicas.

2. Activar Contabilidad Automática:

   • Haz clic en el segundo botón y elige "SÍ" (para generar asientos contables).

   • Nota: Los cambios se guardan solos. Verás una notificación verde de confirmación.

3. Configurar Exención de Parafiscales (SENA, ICBF, Salud)
   

   • Haz clic en el tercer botón ("Empleador exento").

   • Selecciona "SÍ" solo si tu empresa cumple:

     • Es persona jurídica declarante de renta.

     • O es persona natural con 2+ empleados.

Paso 3: Configuración de Parámetros para Nómina Electrónica

Parámetro	Tipo	Valor a Configurar	Acción Requerida
Prefijo	Manual	NM	Ingresar manualmente
% Deducción Salud (Empleado)	Manual	4	Ingresar manualmente
% Deducción Pensión (Empleado)	Manual	4	Ingresar manualmente
% Intereses Cesantías	Automático	12	No requiere acción
% Salud Empleador	Automático	8.5	No requiere acción
% Pensión Empleador	Automático	12	No requiere acción
% Caja Compensación	Automático	4	No requiere acción
% SENA	Automático	2	No requiere acción
% ICBF	Automático	3	No requiere acción

- Los parámetros manuales (Prefijo, % Salud y % Pensión empleado) deben ser verificados y configurados por el usuario
- Los parámetros automáticos son gestionados por el sistema según la normativa vigente
- Todos los cambios se guardan automáticamente y muestran una notificación de confirmación
- Para actualizar valores manuales, simplemente hacer clic en la celda de "Valor" y editar

Paso 4: Verificar Salarios Mínimos (SMMLV)

1. El sistema actualiza automáticamente el valor del SMMLV cada año.

2. No requiere configuración manual, pero puedes:

   • Revisar el historial en "Parámetros > Salarios Mínimos".

   • Confirmar que el valor vigente sea correcto para cálculos de nómina.

Paso 5: Configurar Parámetros Generales de Contabilidad

1. Ubica la sección:

   • "Parámetros generales de Contabilidad" ubicada en el panel derecho

2. Asignar Tipos de Documento Contable:

   • La contabilización se divide en 3 documentos separados:

     • Nómina (Empleado): Devengados y deducciones.

     • Gastos Causados (Empleador): Aportes a seguridad social y parafiscales.

     • Provisiones: Beneficios laborales (cesantías, prima, vacaciones).

3. ¿Cómo configurarlo?

   • Haz clic en cada campo y selecciona el tipo de documento que usarás.

   • Sugerencia: Usa los nombres predeterminados (ej: "80 - Nómina", "GC- Gastos Causados" y 60 - Provisiones ).

Paso 6: Configuración de los 5 Grupos de Contabilización

6.1 Devengados:

• • Qué incluye: Salarios, auxilios, horas extras, bonos, vacaciones, prima, cesantías, incapacidades, etc.

  • Configuración:

    • Cuenta: Diligencia las cuentas 5xxxx (Gastos), en cada parámetro.

    • Centro de Costos: Selecciona el centro de costo. Opcional (ej: "ADMINISTRACIÓN").

    • Destino: Débito (automático).

6.2 Deducciones:

• Qué incluye: Aportes a salud, pensión (empleado), retenciones, otras deducciones.

• Configuración:

  • Cuenta: Selecciona las cuentas 2xxxx (Pasivos/Por Pagar) en cada parámetro.

  • Centro de Costos: Selecciona el centro de costos. Opcional.

  • Destino: Crédito (automático).

6.3 Sueldo por Pagar:

• Qué incluye: Neto a pagar al empleado.

• Configuración:

  • Cuenta: Selecciona las cuentas 2xxxx (Pasivos) en el parámetro.

  • Centro de Costos: Opcional.

  • Destino: Crédito (automático).

6.4 Gastos del Empleador:

• Qué incluye: Aportes a salud, pensión (empleador), parafiscales.

• Configuración:

  • Cuenta: Selecciona las cuentas 5xxxx (Gastos) en cada parámetro.

  • Centro de Costos: Opcional.

  • Destino: Débito (automático).

6.5 Provisiones:

• Qué incluye: Cesantías, prima, vacaciones.

• Configuración:

  • Cuenta: Selecciona las cuentas 5xxxx (Gastos) y 2xxxx (Pasivos)en cada parámetro.

  • Centro de Costos: Opcional.

  • Destino: Débito (gasto) / Crédito (pasivo).

Paso 7: Guardar la Configuración

1. Haz clic en el botón "Guardar Configuración" (esquina superior derecha).

2. Confirma con el mensaje verde: "Cambios guardados correctamente".

Verificación:

Después de guardar la configuración, al generar y procesar una nueva nómina, el sistema debería generar automáticamente los comprobantes contables correspondientes, afectando las cuentas que definiste en esta configuración. Puedes verificar esto revisando los movimientos contables generados tras la causación de una nómina.

Importante:

Nota:

La correcta generación de la contabilidad también depende de que la información del empleado y la entidad esté completa y correcta