¿Qué puedo encontrar en el módulo de Configuraciones - Plantillas para Documentos y Comunicaciones?

El módulo de Configuraciones - Plantillas para Documentos y Comunicaciones te permite gestionar plantillas que se utilizarán en distintos procesos de tu inmobiliaria, divididas en dos categorías: Plantillas para Documentos y Plantillas para Comunicaciones. Cada tipo de plantilla tiene configuraciones específicas, está disponible en diferentes módulos, y cuenta con comodines que permiten adaptar los textos a información personalizada según cada situación.

Plantillas para Documentos

Estas plantillas son utilizadas para generar documentos formales y son configuradas de acuerdo a las necesidades del proceso en que se utilizarán. Las principales plantillas para documentos son:

Certificados Tributarios: Estas plantillas se usan para emitir certificados de ingresos, que son enviados a los propietarios de inmuebles. Contienen información tributaria relevante como ingresos percibidos y deducciones aplicables, generando automáticamente los datos necesarios desde el sistema.
Formatos de Contratos: Este tipo de plantilla está pensado para la creación de documentos contractuales, extrayendo información del sistema relacionada con los acuerdos firmados entre las partes. Permite crear versiones personalizadas de contratos a partir de los datos de un tercero, inmuebles, y condiciones establecidas.

Plantillas para Comunicaciones

Estas plantillas se utilizan para la personalización de correos electrónicos que acompañan a los diferentes procesos de comunicación en la plataforma. A continuación se describen los tipos de plantillas disponibles:

Envío de Estado de Cuenta: Estas plantillas se utilizan para personalizar los correos que acompañan el estado de cuenta enviado a los terceros. En el mensaje se detalla la información financiera relevante, permitiendo incluir saludos o información adicional que haga más clara la situación de la cuenta.
Felicitaciones de Cumpleaños: Estas plantillas son ideales para automatizar el envío de mensajes de cumpleaños a los terceros que tengan habilitada esta funcionalidad. La plantilla permite personalizar el saludo, generando una mayor cercanía y fidelización con los clientes.
Envío de Recibos de Caja y Egresos: Se utilizan para acompañar la entrega de recibos de caja o egresos por correo electrónico. El mensaje adjunto permite personalizar el texto y proporcionar detalles sobre el documento, lo que facilita la comprensión del recibo por parte del destinatario.
Envío de Facturación Masiva: Estas plantillas son utilizadas para el envío automático de facturas por correo electrónico. Permiten personalizar el cuerpo del mensaje y adjuntar la factura correspondiente. Están diseñadas para facilitar la distribución de facturación mensual u otros períodos, asegurando que cada cliente reciba su información de manera oportuna.
Cartas de Renovación de Contratos: Estas plantillas están diseñadas para la generación y envío de confirmaciones de renovación automática de contratos. En este tipo de documento, se incluyen los detalles del contrato y las condiciones de la renovación, lo que facilita la comunicación automatizada con los clientes y propietarios sobre la continuidad de sus contratos.

Comodines y Personalización de Plantillas

Dependiendo del tipo de plantilla que selecciones, tendrás acceso a una serie de comodines. Los comodines funcionan como variables que se rellenan automáticamente con información específica, similar a la funcionalidad de combinación de correspondencia. Por ejemplo, puedes insertar un comodín para el nombre del destinatario, el número de contrato, el valor de la factura, entre otros, y el sistema se encargará de completar esa información al momento de generar el documento o el correo.

La configuración de cada plantilla varía según su tipo y el módulo en el que será utilizada. Al crear o modificar una plantilla, puedes elegir qué datos incluir mediante comodines y ajustar el formato para que se adapte a las necesidades del documento o mensaje.

Con este sistema, puedes gestionar de forma eficiente y automatizada la comunicación y la generación de documentos de tu empresa, personalizando cada uno para adaptarse a tus necesidades operativas.