¿Qué puedo encontrar en el módulo de Configuraciones - Plantillas para Documentos y Comunicaciones?

El móMódulo de ConfiguracionesConfiguración -de Plantillas parade DocumentosArrendasoft y Comunicaciones(nuby) te permite gestionar las plantillas que se utilizaránusan en distintos procesos de tu inmobiliaria, divididas en dos categorías: Plantillas para Documentosdocumentos y Plantillascomunicaciones, para Comunicaciones. Cada tipo de plantilla tiene configuraciones específicas, está disponible en diferentes módulos, y cuenta con comodines que permiten adaptar los textos a información personalizada según cada situación.

Plantillas para Documentos

Estas plantillas son utilizadas para generar documentos formales y son configuradas de acuerdo a las necesidades del proceso en que se utilizarán. Las principales plantillas para documentos son:

• Certificados Tributarios: Estas plantillas se usan para emitir certificados de ingresos, que son enviados a los propietarios de inmuebles. Contienen información tributaria relevante como ingresos percibidos y deducciones aplicables, generando automáticamente los datos necesarios desde el sistema.

• Formatos de Contratos: Este tipo de plantilla está pensado para la creación de documentos contractuales, extrayendo información del sistema relacionada con los acuerdos firmados entre las partes. Permite crear versiones personalizadas de contratos a partir de los datos de un tercero, inmuebles, y condiciones establecidas.

Plantillas para Comunicaciones

Estas plantillas se utilizan parafacilitando la personalización de correosmensajes electrónicosde quecorreos, acompañanformatos de contratos, certificados tributarios, y más. Esta guía te ayudará a losfamiliarizarte diferentes procesos de comunicación encon la plataforma.ventana Aprincipal continuacióndel semódulo describeny lossus tiposfunciones clave: listado de plantillas, disponibles:previsualización y creación/edición de nuevas plantillas.

Cuando accedes al Módulo de Plantillas, verás una ventana dividida en secciones clave:

• EnvíoListado de Estado de Cuentaplantillas: EstasAquí se muestran todas las plantillas se utilizan para personalizar los correos que acompañanhan elsido estado de cuenta enviado a los terceros. En el mensaje se detalla la información financiera relevante, permitiendo incluir saludoscreadas o información adicional que haga más clara la situación de la cuenta.

• Felicitaciones de Cumpleaños: Estas plantillas son ideales para automatizar el envío de mensajes de cumpleaños a los terceros que tengan habilitada esta funcionalidad. La plantilla permite personalizar el saludo, generando una mayor cercanía y fidelización con los clientes.

• Envío de Recibos de Caja y Egresos: Se utilizan para acompañar la entrega de recibos de caja o egresos por correo electrónico. El mensaje adjunto permite personalizar el texto y proporcionar detalles sobre el documento, lo que facilita la comprensión del recibo por parte del destinatario.

• Envío de Facturación Masiva: Estas plantillas son utilizadas para el envío automático de facturas por correo electrónico. Permiten personalizar el cuerpo del mensaje y adjuntar la factura correspondiente. Están diseñadas para facilitar la distribución de facturación mensual u otros períodos, asegurando que cada cliente reciba su información de manera oportuna.

• Cartas de Renovación de Contratos: Estas plantillas están diseñadasdisponibles para laeditar. generaciónEl ylistado envío de confirmaciones de renovación automática de contratos. En este tipo de documento, se incluyen losincluye detalles delcomo contratoel yidentificados las(ID), condiciones de la renovación, lo que facilita la comunicación automatizada con los clientes y propietarios sobre la continuidad de sus contratos.

Comodines y Personalización de Plantillas

Dependiendo delnombre, tipo de plantilla quey selecciones,la tendráposibilidad de ver o editar plantillas.

Botón de creación: En la parte superior derecha encontrarás accesoel abotón para Crear Plantilla. Al hacer clic en él, iniciarás el proceso de creación, donde puedes definir parámetros como el tipo de plantilla, el nombre y el diseño.

Acciones rápidas: El listado de plantillas tiene un menú de acciones rápidas, desde donde puedes, al seleccionar una serieplantilla de comodines.la Loslista, comodineseditar funcionano comover variablescada queplantilla. seEsto rellenanfacilita automáticamenteel conmanejo informaciónsin específica,necesidad similarde ingresar en detalles adicionales.

1. Listado de Plantillas

El listado de plantillas es la vista principal. Aquí puedes hacer uso de las herramientas de la tabla para encontrar y acceder a la funcionalidadplantilla deque combinaciónrequieras. deCada correspondencia.plantilla Pormuestra:

ejemplo,

puedes
• ID: insertarCorresponde unal comodínidentificador para el nombre del destinatario, el número de contrato, el valornumérico de la factura,plantilla, entreel otros,cual es único para cada registro. Al dar clic sobre el ID de un registro, podrás acceder rápidamente a su edición.
• Nombre de la plantilla: Descripción breve que te ayuda a identificar su propósito.
• Tipo de plantilla: Podrás visualizar el tipo de plantilla, el cual define en qué módulos podrá usarse y qué tokens (comodines) tendrá disponibles.
• Selector: Podrás seleccionar un registro presionando el sistemacampo de la primera columna para realizar posteriormente una de las acciones disponibles (como ver o editar la plantilla) ubicadas en la esquina superior derecha de la tabla.

2. Previsualización de Plantillas

Si deseas ver cómo luce una plantilla antes de usarla, puedes seleccionar la plantilla en la lista y hacer clic en el ícono  de las acciones rápidas para previsualizarla. Esto te mostrará una vista previa de cómo se encargará de completar esa información al momento de generarverá el documento o el correo.mensaje de correo electrónico cuando se envíe. La previsualización es útil para asegurarte de que todo esté correcto antes de utilizarla en tus comunicaciones.

La

3. configuracióCreación de cadaPlantillas

plantilla

Para varíacrear segúnuna sunueva tipoplantilla, ydebes elhacer móduloclic en el quebotón será"Crear utilizada.Plantilla". Al crearhacer oesto, serás guiado a un proceso sencillo que se divide en tres pasos donde configurarás todos los parámetros de tu plantilla, seleccionarás la plantilla base, diseñarás tu plantilla y más, lo que veremos en detalle en la guía "".

4. Edición de plantillas existentes

Si necesitas modificar una plantilla, puedessimplemente elegirselecciona quéla datosplantilla incluiren mediantela comodineslista y haz clic en el ícono  para editarla. Podrás ajustar el formatocontenido, diseño o parámetros de la plantilla. Una vez guardados los cambios, la plantilla actualizada estará disponible para su uso inmediato en el sistema.

Conclusión

El Módulo de Configuraciones de Plantillas en Arrendasoft (nuby) te ofrece una forma práctica de gestionar y personalizar los documentos y comunicaciones que seenvías adaptea tus clientes. Con opciones sencillas de búsqueda, previsualización y creación, puedes asegurarte de que tus plantillas sean siempre precisas y adaptadas a las necesidades del documento o mensaje.

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Con este sistema, puedes gestionar de forma eficiente y automatizada la comunicación y la generación de documentos de tu empresa,inmobiliaria.

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