¿Cómo se construye la información del Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados? [BETA]

El Certificado de Ingresos y Retenciones para Empleados es un documento oficial que corresponde al Formulario 220 de la DIAN, el cual certifica los ingresos laborales y las retenciones practicadas a un empleado durante un año gravable específico. Este documento es fundamental para que los trabajadores puedan cumplir con sus obligaciones tributarias.

¿De dónde proviene la información del certificado?

1. Información de la Empresa (Agente Retenedor)

La información de su empresa aparece automáticamente en el certificado y proviene de:

Configuración de la entidad principal en el sistema
NIT y razón social registrados en la configuración empresarial
Ubicación geográfica (departamento y municipio) donde se practican las retenciones

2. Información del Empleado

Los datos personales del empleado se toman de:

Registro del empleado en el módulo de Terceros
Tipo y número de documento de identificación
Nombres y apellidos completos registrados en el sistema

3. Información Salarial y de Nómina

Esta es la parte más importante del certificado y se construye a partir de TODAS las nóminas que se le pagaron al empleado durante el año que se está certificando:

Conceptos de Ingresos (Devengos):

Salario básico: Sueldo trabajado registrado en cada nómina
Auxilio de transporte: Montos pagados por este concepto
Prestaciones sociales: Prima de servicios, cesantías e intereses
Viáticos: Tanto laborales como no laborales
Bonificaciones: Salariales y no salariales registradas
Auxilios: Diferentes tipos de auxilios pagados
Compensaciones: Ordinarias y extraordinarias
Comisiones: Si aplican para el empleado
Otros conceptos: Cualquier otro pago laboral registrado

Conceptos de Deducciones:

Aportes a salud: Descuentos por EPS
Aportes a pensión: Cotizaciones obligatorias y voluntarias
Aportes a AFC: Ahorro para el Fomento de la Construcción
Retención en la fuente: Impuesto descontado mensualmente
Otros descuentos: Sindicatos, cooperativas, libranzas, etc.

¿Cómo se calculan los totales?

Proceso de Acumulación

El sistema realiza los siguientes pasos automáticamente:

Busca todas las nóminas del empleado correspondientes al año solicitado
Suma todos los conceptos de devengos y deducciones de cada nómina
Incluye conceptos adicionales registrados en tablas complementarias (bonificaciones, auxilios, compensaciones, etc.)
Calcula el total de ingresos brutos sumando todos los conceptos de ingresos
Determina el total de retenciones practicadas durante el año

Ingreso Promedio de los Últimos 6 Meses

Para este campo específico, el sistema:

Toma los últimos 6 meses del año anterior (julio a diciembre)
Calcula el promedio mensual de ingresos laborales
Utiliza la misma metodología de cálculo que los ingresos brutos

¿Qué información NO se incluye automáticamente?

Campos que generalmente aparecen en cero:

Otros ingresos del trabajador (arriendos, honorarios, intereses): Estos no provienen de la relación laboral
Dependientes económicos: Esta información debe registrarse manualmente si es necesaria
Algunos conceptos específicos: Como exceso de alimentación, que requiere cálculos especiales según UVT

¿Cómo garantizar que la información sea correcta?

Antes de generar el certificado:

Verifique que todas las nóminas del año estén registradas y en estado activo
Confirme que los conceptos salariales estén correctamente clasificados (salariales vs. no salariales)
Revise que las deducciones estén bien calculadas en cada nómina mensual
Asegúrese de que la información del empleado esté actualizada (documento, nombres, etc.)

Al revisar el certificado generado:

Compare los totales con los recibos de nómina mensuales
Verifique que la retención en la fuente coincida con lo descontado mensualmente
Confirme que los aportes a seguridad social estén correctos
Revise las fechas de inicio y fin del período certificado

Puntos Importantes a Recordar

✅ Lo que SÍ hace automáticamente el sistema:

Busca y suma TODAS las nóminas del año especificado
Incluye todos los conceptos laborales registrados
Calcula automáticamente los totales y subtotales
Aplica el formato oficial del Formulario 220 de la DIAN
Genera las fechas y períodos correspondientes

⚠️ Lo que DEBE verificar manualmente:

Que todas las nóminas del año estén completas y registradas
Que no falten pagos adicionales (primas extraordinarias, bonos, etc.)
Que las clasificaciones de conceptos sean correctas
Que la información personal del empleado esté actualizada

📋 Recomendación final:

El certificado es tan exacto como la información que se ha registrado en las nóminas durante el año. Por eso es fundamental mantener un registro detallado y preciso de todos los pagos y descuentos laborales a lo largo del período a certificar.

Este certificado cumple con todos los requisitos legales establecidos por la DIAN para el Formulario 220 y puede ser utilizado por el empleado para sus declaraciones tributarias o como soporte ante entidades financieras.