¿Cómo generar facturas electrónicas?

MANUAL PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Una vez se inicie con la facturación electrónica para que el proceso no genere
 errores se debe de tener en cuenta:

Módulo de Terceros

1. No deben existir terceros con tipo de documento SD
2. Todos los terceros deben tener un correo válido y verificado, ya que es a ese
 correo donde llegarán las facturas electrónicas.
3. Todos los terceros deben tener dirección
4. Todos los terceros deben tener número telefónico

NOTA:NOTA: Si el tercero no tiene correo electrónico, deben utilizar un correo que la
 inmobiliaria maneje para evitar inconvenientes.

 

Para proceder a generar las facturas para propietarios e inquilinos se debe ingresar:

Módulo de Tareas comunes - Facturas

1. Se debe dar clic en el botón llamado Nueva Factura
Factura. Una vez ingresado a crear la factura

1. El sistema permite realizar un filtro por fecha inicio y fecha fin por el periodo
 que se va a facturar
2. El sistema permite realizar un filtro por factura de Propietarios – Inquilinos o
PropietariooPropietario e Inquilino
3. El sistema permite realizar un filtro por el nombre de Propietario o inquilino
4. Al momento de definir el filtro se debe dar clic en el botón Buscar Facturas
5. Una vez realizada la busqueda, se logran visualizar las facturas que estan
 pendientes por realizar para propietarios o inquilinos.
6. Al momento de realizar la factura es muy importante tener en cuenta que en
 el campo Fecha de Comprobante, deben seleccionar la fecha actual, ya que
 para emitir la factura ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
7. Se debe seleccionar la factura que va ser realizada
8. Grabar y enviar a la DIAN: La factura es guardada y enviada directamente a
 la DIAN

1. Como se logra visualizar en la imagen anterior el campo Estado DIAN,
 indica el estado de la factura

NOTA:NOTA: Se debe de tener en cuenta que una factura no puede ser Anulada ni
Eliminada, se debe realizar una Nota Crédito.

Adicional recuerden : Si al momento de generar varias facturas se genera
 un inconveniente y la factura queda en estado borrador, se debe validar que
 el tercero tenga toda la información correctamente (Documento – Email –
 Dirección - Teléfono), ya que este es uno de los inconvenientes que se
 presentan al momento de enviar electrónicamente la factura.

Una vez realizada la factura se puede realizar:

 

1. El sistema permite realizar diferentes filtros para las facturas, en el cual se
 encuentran los siguientes:

2. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado
 Filtrar.

NOTA:NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las facturas
 realizadas.

3. Una vez visualizado el resgitro de las facturas, se puede realizar lo siguiente:

4. En el campo llamado Estado DIAN, se puede visualizar cada uno de los
 estados con su respectivo distintivo

Para proceder a generar las nota crédito para propietarios e inquilinos se debe
 ingresar:

NOTA IMPORTANTE:


• La nota crédito solo se puede realizar si la factura está en estado
  facturado.
   facturado.
• La nota crédito no se permite realizar por un valor menor a los facturado.
  
• La Nota débito no se permite realizar desde el sistema Arrendasoft.
  

Modulo de Tareas Comunes – Notas Débito / Crédito

 

Una vez ingresado al módulo se debe dar clic en la opción Notas Débito /
 Crédito

1. Se debe dar clic en el botón llamado Nueva Nota Débito / Crédito
   Una vez ingresado a crear una Nota Débito / Crédito

1. El sistema permite Volver a la pestaña anterior
2. El sistema permite seleccionar la resolución con la que se genero la factura
3. El sistema permite seleccionar la factura, a la cual se va a realizar la nota
4. El sistema permite seleccionar el tipo de nota que va ser realizada
5. Al momento de realizar la nota, es muy importante tener en cuenta que en el
 campo Fecha, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura
 ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
6. El sistema permite diligenciar información en el campo Observaciones
7. Una vez seleccionado el campo resolución y factura, se logra visualizar el
 registro de la factura detalladamente, ya sea para propietario o inquilino
8. Adicional en el campo Totales, se visualiza mas detalladamente el total de la
 nota que va ser realizada, teniendo en cuenta que son los valores de la
 factura, a la cual va ser realizada una nota.
9. Al momento de definir a que factura se le va realizar la nota, se debe dar clic
 en el botón Grabar Nota y enviar a la DIAN, la nota es guardada y enviada
 directamente a la DIAN

Una vez realizada la nota détito / crédito se puede realizar:

 

1. El sistema permite realizar diferentes filtros para las Notas Débito / Crédito.
2. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado
 Filtrar.
NOTA:

NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las notas
realizadas.

3. Una vez visualizado el resgitro de las notas, se puede realizar lo siguiente:


• Enviar a la DIAN
  DIAN.
• Descargar XML
  XML.
• Ver documento
  documento.
• Editar documento

4. En el campo llamado Tipo, se puede visualizar cada uno de los estados con
 su respectivo distintivo

Para proceder a generar las facturas que no tengan que ver con los contratos se

 

debe ingresar:

Modulo de Facturación - Facturas

Crear Factura

1. El sistema permite Volver a la pestaña anterior.
2. El sistema permite indicar a que tercero se le va hacer la factura, teniendo en
 cuenta que este debe de estar creado en el Módulo de Terceros.
3. Al momento de realizar la factura, es muy importante tener en cuenta que en el
 campo Fecha, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura ante
 la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
4. El sistema permite seleccionar la Resolución con la que se va a facturar.
5. Una vez seleccionada la resolución se veran reflejados los Días de Vencimiento
 de la factura, teniendo en cuenta que estos ya fueron configurados en el momento
 que se configuro la resolución
6. El sistema permite añadir una observación.
7. En el campo Detalles de Factura el sistema permite:

* Cantidad: Diligenciar la cantidad de conceptos a facturar
* Producto: Seleccionar el concepto que va ser facturado
* Descripción: El sistema permite añadir una descripción
* Valor Unitario: Se debe diligenciar el valor a cobrar

8. Se debe dar clic en el botón Agregar, para proceder a realizar la facturafactura.
9. Adicional en el campo TOTALES, se visualiza mas detalladamente el total de la
 factura que va ser realizada.
10. Dar clic en el botón Grabar Factura Y Enviar A La DIAN, la factura es guardada
 y enviada directamente a la DIAN

1. El sistema permite realizar diferentes filtros para las Notas Débito / Crédito.
2. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado
 Filtrar.
NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las facturas
realizadas.
3. Una vez visualizado el resgitro de las facturas, se puede realizar lo siguiente:
 Enviar a la DIAN
 Reenviar PDF
 Descargar XML
 Ver documento
 Editar documento
4. En el campo llamado Estado, se puede visualizar cada uno de los estados de
las facturas con su respectivo distintivo
5. El sistema permite Regitrar el pago a una factura realizada por el módulo de
facturación.
 Se debe dar clic en la opción Registrar Pago.

1. Número de factura: Seleccionar la factura a la cual se le va realizar el
pago
2. Fecha de comprobante: Seleccionar la fecha en la que se realiza el
pago de la factura
3. Saldo: El valor total de la factura
4. Forma de Pago: Se debe seleccionar la forma de pago
5. El icono +: Una vez definido la forma de pago y el valor a pagar se debe
dar clic en la opción +, para agregar el valor a pagar
6. Registrar Pago: Se debe dar clic en el botón para registrar el pago de
la factura

Modulo de Facturación - Pagos

Para visualizar los pagos realizados se debe ingresar al Módulo de Facturación

1. Se debe dar clic en la opción Ver Pagos
2. El sistema permite realizar diferentes filtros para los pagos
3. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado
Filtrar.
4. Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada uno de los pagos realizados
con la información correspondiente
5. Una vez visualizado el resgitro de los pagos, se puede realizar lo siguiente:
 Ver documento
 Enviar por Email
 Editar Pago