¿Cómo generar facturas electrónicas?

MANUAL PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

A continuación encontrará el video tutorial:

Una vez se inicie con la facturación electrónica para que el proceso no genere errores se debe de tener en cuenta:

Módulo de Terceros

1. No deben existir terceros con tipo de documento SD
2. Todos los terceros deben tener un correo válido y verificado, ya que es a ese correo donde llegarán las facturas electrónicas.
3. Todos los terceros deben tener dirección
4. Todos los terceros deben tener número telefónico

NOTA: Si el tercero no tiene correo electrónico, deben utilizar un correo que la inmobiliaria maneje para evitar inconvenientes. Para proceder a generar las facturas para propietarios e inquilinos se debe ingresar:

Módulo de Tareas comunes - Facturas

1. Se debe dar clic en el botón llamado Nueva Factura. Una vez ingresado a crear la factura

1. El sistema permite realizar un filtro por fecha inicio y fecha fin por el periodo que se va a facturar
2. El sistema permite realizar un filtro por factura de Propietarios – Inquilinos oPropietario e Inquilino
3. El sistema permite realizar un filtro por el nombre de Propietario o inquilino
4. Al momento de definir el filtro se debe dar clic en el botón Buscar Facturas
5. Una vez realizada la busqueda, se logran visualizar las facturas que estan pendientes por realizar para propietarios o inquilinos.
6. Al momento de realizar la factura es muy importante tener en cuenta que en el campo Fecha de Comprobante, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
7. Se debe seleccionar la factura que va ser realizada
8. Grabar y enviar a la DIAN: La factura es guardada y enviada directamente a la DIAN.

1. Como se logra visualizar en la imagen anterior el campo Estado DIAN, indica el estado de la factura

NOTA: Se debe de tener en cuenta que una factura no puede ser Anulada ni
Eliminada, se debe realizar una Nota Crédito.

Adicional recuerden : Si al momento de generar varias facturas se genera un inconveniente y la factura queda en estado borrador, se debe validar que el tercero tenga toda la información correctamente (Documento – Email – Dirección - Teléfono), ya que este es uno de los inconvenientes que se presentan al momento de enviar electrónicamente la factura.

Una vez realizada la factura se puede realizar:

1. El sistema permite realizar diferentes filtros para las facturas, en el cual se encuentran los siguientes:

2. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado Filtrar.

NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las facturas realizadas.

3. Una vez visualizado el resgitro de las facturas, se puede realizar lo siguiente:

4. En el campo llamado Estado DIAN, se puede visualizar cada uno de los estados con su respectivo distintivo

Para proceder a generar las nota crédito para propietarios e inquilinos se debe ingresar:

NOTA IMPORTANTE:

La nota crédito solo se puede realizar si la factura está en estado facturado.
La nota crédito no se permite realizar por un valor menor a los facturado.
La Nota débito no se permite realizar desde el sistema Arrendasoft.

Modulo de Tareas Comunes – Notas Débito / Crédito

Una vez ingresado al módulo se debe dar clic en la opción Notas Débito / Crédito

Se debe dar clic en el botón llamado Nueva Nota Débito / Crédito
Una vez ingresado a crear una Nota Débito / Crédito

1. El sistema permite Volver a la pestaña anterior
2. El sistema permite seleccionar la resolución con la que se genero la factura
3. El sistema permite seleccionar la factura, a la cual se va a realizar la nota
4. El sistema permite seleccionar el tipo de nota que va ser realizada
5. Al momento de realizar la nota, es muy importante tener en cuenta que en el campo Fecha, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
6. El sistema permite diligenciar información en el campo Observaciones
7. Una vez seleccionado el campo resolución y factura, se logra visualizar el registro de la factura detalladamente, ya sea para propietario o inquilino
8. Adicional en el campo Totales, se visualiza mas detalladamente el total de la nota que va ser realizada, teniendo en cuenta que son los valores de la factura, a la cual va ser realizada una nota.
9. Al momento de definir a que factura se le va realizar la nota, se debe dar clic en el botón Grabar Nota y enviar a la DIAN, la nota es guardada y enviada directamente a la DIAN

Una vez realizada la nota détito / crédito se puede realizar:

1. El sistema permite realizar diferentes filtros para las Notas Débito / Crédito.
2. Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado Filtrar.

NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las notas
realizadas.

3. Una vez visualizado el resgitro de las notas, se puede realizar lo siguiente:

Enviar a la DIAN.
Descargar XML.
Ver documento.
Editar documento

4. En el campo llamado Tipo, se puede visualizar cada uno de los estados con su respectivo distintivo

Para proceder a generar las facturas que no tengan que ver con los contratos se debe ingresar:

Modulo de Facturación - Facturas

Crear Factura

El sistema permite Volver a la pestaña anterior.
El sistema permite indicar a que tercero se le va hacer la factura, teniendo en cuenta que este debe de estar creado en el Módulo de Terceros.
Al momento de realizar la factura, es muy importante tener en cuenta que en el campo Fecha, deben seleccionar la fecha actual, ya que para emitir la factura ante la DIAN es obligatorio enviarlas con la fecha actual.
El sistema permite seleccionar la Resolución con la que se va a facturar.
Una vez seleccionada la resolución se veran reflejados los Días de Vencimiento de la factura, teniendo en cuenta que estos ya fueron configurados en el momento que se configuro la resolución
El sistema permite añadir una observación.
En el campo Detalles de Factura el sistema permite:

* Cantidad: Diligenciar la cantidad de conceptos a facturar
* Producto: Seleccionar el concepto que va ser facturado
* Descripción: El sistema permite añadir una descripción
* Valor Unitario: Se debe diligenciar el valor a cobrar.
Se debe dar clic en el botón Agregar, para proceder a realizar la factura.
Adicional en el campo TOTALES, se visualiza mas detalladamente el total de la factura que va ser realizada.
Dar clic en el botón Grabar Factura Y Enviar A La DIAN, la factura es guardada y enviada directamente a la DIAN.

El sistema permite realizar diferentes filtros para las Notas Débito / Crédito.
Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado Filtrar.

NOTA: Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada una de las facturas
realizadas.
Una vez visualizado el resgitro de las facturas, se puede realizar lo siguiente:

Enviar a la DIAN.
Reenviar PDF
Descargar XML
Ver documento
Editar documento.

4. En el campo llamado Estado, se puede visualizar cada uno de los estados de las facturas con su respectivo distintivo
5. El sistema permite Regitrar el pago a una factura realizada por el módulo de Facturas de venta.
Se debe dar clic en la opción Registrar Pago.

1. Número de factura: Seleccionar la factura a la cual se le va realizar el pago.
2. Fecha de comprobante: Seleccionar la fecha en la que se realiza el pago de la factura
3. Saldo: El valor total de la factura
4. Forma de Pago: Se debe seleccionar la forma de pago
5. El icono +: Una vez definido la forma de pago y el valor a pagar se debe dar clic en la opción +, para agregar el valor a pagar
6. Registrar Pago: Se debe dar clic en el botón para registrar el pago de la factura

Modulo de Facturación - Pagos

Para visualizar los pagos realizados se debe ingresar al Módulo de Facturación

Se debe dar clic en la opción Ver Pagos.
El sistema permite realizar diferentes filtros para los pagos
Una vez se haya definido el filtro a utilizar se debe dar clic en el botón llamado Filtrar.
Una vez realizado el filtro se logra visualizar cada uno de los pagos realizados con la información correspondiente
Una vez visualizado el resgitro de los pagos, se puede realizar lo siguiente:
 Ver documento
 Enviar por Email
 Editar Pago