¿Cómo crear una factura de venta?

Bienvenido al módulo de Facturas de Venta, diseñado para que pueda generar facturas de manera rápida y sencilla por servicios como avalúos, reparaciones, peritajes y otros servicios propios que no estén vinculados a un contrato de arrendamiento.

Con este módulo, usted podrá:
✅ Crear y personalizar facturas con los datos requeridos.
✅ Registrar pagos y mantener un control de cuáles están pendientes o cancelados.
✅ Consultar el historial de facturas emitidas, editarlas si es necesario y aplicar anticipos de clientes.

Tenga presente que si las facturas son electrónicas, no podrán ser editadas.

A continuación, le explicamos cómo generar una factura en simples pasos, con imágenes de referencia para facilitar el proceso.

Paso 1: Ingresar al Módulo de Facturas de Venta

1. Diríjase al menú principal del sistema.

2. Haga clic en el módulo Facturas de Venta.

3. En esta sección encontrará:

   • Botón "Nueva Factura" (para crear documentos nuevos).

   • Filtros de búsqueda (para encontrar facturas por número, cliente o estado, etc).

   • Listado completo de facturas (con opciones para ver, editar o registrar pagos).

Paso 2: Crear una nueva factura

1. Haga clic en Nueva Factura.

2. Complete los campos obligatorios (*) y opcionales:

A. Datos Generales

Campo	Descripción	Requerido	Notas
Facturado a*	Seleccione el cliente/tercero registrado en el módulo de Terceros.	✅ ObligatorioSí	El cliente debe existir previamente en el sistema.
Vendedor	Asigne el responsable comercial que gestionó la venta.	❌ OpcionalNo	Si no se especifica, el campo permanecerá vacío.
Observaciones	Ingrese información adicional relevante para la factura.	❌ OpcionalNo	Ejemplo: "Factura por servicio de avalúo".
Registrar Pago	Active esta opción si el pago se realiza al momento de facturar. Deberá completar: forma de pago, valor y referencia.	❌ OpcionalNo	Al activarlo, el sistema mostrará los campos para registrar los detalles del pago. Haga clic en "+" para confirmar.
Fecha	Establezca la fecha de emisión del documento.	✅ ObligatorioSí	Puede seleccionarla manualmente con el calendario o usar la fecha actual por defecto.
Resolución DIAN	Seleccione la resolución fiscal activa configurada en Herramientas > Configuración > Facturación > Resoluciones.	✅ ObligatorioSí	Verifique que la resolución tenga consecutivos disponibles y esté vigente.
Días de vencimiento	Defina el plazo para el pago (ej: 5 días). El sistema calculará automáticamente la fecha límite.	✅ ObligatorioSí	Si no se especifica, tomará el valor predeterminado de la resolución.
Moneda	Seleccione la moneda de la factura (COP u otra divisa).	✅ ObligatorioSí	Para monedas extranjeras, debe completar el campo "Tasa de cambio".
Tasa de cambio	Ingrese manualmente el valor de conversión cuando la factura no esté en COP.	❌✅ Condicional*Sí	*Obligatorio solo para monedas extranjeras. El sistema no lo solicitará para COP.
Centro de Costos	Asigne el centro de costo asociado a esta transacción.	❌✅ OpcionalSí	Ejemplo: "Proyectos Especiales", "Mantenimiento", "Ventas Norte".

B. Detalles de la Factura

Campo	Descripción	Requerido	Notas
Cantidad	Asigne la cantidad de productos a facturar	✅ ObligatorioSí	Por defecto viene en 1, dicho valor se puede ajustar
Producto	Seleccione el producto a facturar	✅ ObligatorioSí	Ejemplo: "Avalúo", "Reparación". El producto seleccionado, traerá los impuestos que vengan asociados desde su creación. (si no existe, créelo en Contratos > Conceptos).
Descripción	Diligencie la descripción del producto	❌ OpcionalNo	Si no se diligencia, el campo permanecerá vacío.
Valor Unitario	Diligencie el valor correspondiente a la factura	✅ ObligatorioSí	Ejemplo: $258.000
Descuento	Diligencie el valor de descuento a la factura, si aplica	❌ OpcionalNo	Si la factura no tiene descuentos, no se diligencia.
Agregar	Haciendo clic en este botón, agregará el detalle a la factura	✅ ObligatorioSí	Si no se da clic en este botón, la factura no podrá ser creada puesto que no encontrará detalles a la misma.

Paso 3: Revisar y Guardar

1. Verifique:

   • Subtotal, impuestos (IVA, retenciones) y total general.

2. Elija una opción:

   • "Grabar Factura y Enviar a la DIANDIAN": HagaPara clicfacturas definitivas (envía automáticamente).

   • "Grabar Factura en esteBorrador": Para revisión previa (no se envía a la DIAN).

Notas Importantes sobre la Facturación

1. Configuración del Botón de Grabado

• Si su empresa NO tiene facturación electrónica habilitada:

  • El botón cuandose verifiquellamará que"Grabar" la(sin informaciómención esa correctaDIAN yo losenvío).

    valores
  e
  • impuestos

    Solo son correctos. ❌ Opcional Si da clic en este botón,almacenará la factura seráen enviadael sistema para su posterior impresión o gestión manual.

• Si su empresa SÍ tiene facturación electrónica activa:

  • El botón mostrará "Grabar Factura y Enviar a la DIAN".

  • Al usarlo, el sistema enviará automáticamente el XML/PDF a la DIAN y posterioral cliente (según configuración).

2. Comportamiento de las Facturas

• Facturas electrónicas enviadas:

  • Bloqueadas para edición/eliminación (requieren anulación si hay errores).

  • Se marcan con estado "Enviada a DIAN".

• Facturas no electrónicas (grabadas):

  • Permiten modificaciones posteriores.

  • Deben enviarse manual por correo al cliente.

Grabar¡Felicitaciones! FacturaAhora Enestá Borradorlisto Hagapara clicgenerar facturas de venta de manera eficiente en esteel botónsistema.

para

Recuerde verificarestos lapuntos facturaclave:

✔ Verifique siempre los datos del cliente, valores e impuestos antes de sergrabar.
✔ enviadaUtilice a"Borrador" lapara DIANvalidar ❌información Opcional Si da clic en este botón, podrá visualizar la facturaimportante antes del envío final.
✔ Las facturas electrónicas no pueden modificarse después de sersu enviadaenvío a la DIAN.

Siguientes pasos recomendados:

1. Nota 1:Consultar En el checkhistorial de Registrarfacturas Pagopara severificar activaestados la opción SÍ cuando se quiere crear la factura en estado pagada e ingresar el pago.(pagadas/pendientes).

   

2. Nota 2:Explorar cuandolos elmanuales tercerode:

   seleccionado
   tiene

   • Registro de pagos

   • Gestión de anticipos

     pendientes
   por
   • aplicar, estos se mostrará

     Corrección debajode delfacturas campo(para registrarcasos pago.especiales).

     

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📧 soporte@interservicios.co
📞 (604) 444-7417 Opción 2