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¿Cómo asegurar que mis Formatos de Bancos generados en nuby sean exitosos y aceptados por el banco? [Beta]

Generar formatos de bancos desde nuby es una gran manera de agilizar tus procesos financieros. Sin embargo, para que estos archivos sean procesados sin problemas por tu entidad financiera, es crucial prestar atención a ciertos detalles y seguir algunas buenas prácticas. Aquí te ofrecemos consejos clave para maximizar tus posibilidades de éxito:

1. La Base de Todo: Información de Cuentas Bancarias Precisa y Completa

  • Tus Cuentas Bancarias en nuby: Asegúrate de que todas las cuentas bancarias de tu empresa que utilizarás como origen de fondos estén correctamente registradas en el módulo "Cuentas Bancarias" de nuby. Verifica que el número de cuenta, tipo y, especialmente, la entidad financiera coincidan exactamente con los datos de tu banco. Un error aquí es una causa común de rechazo.

  • Datos Bancarios de Terceros (Propietarios, Inquilinos, Proveedores): La calidad de la información de tus terceros es igualmente vital. Antes de generar un formato de pago o un informe que involucre sus datos bancarios:

    • Confirma que el número de cuenta, tipo de cuenta y entidad financiera del tercero estén completos y sean correctos dentro de nuby.

    • Verifica que el tipo y número de documento de identificación del tercero sean válidos y coincidan con los registros del banco.

    • Cualquier inconsistencia en estos datos puede hacer que el banco rechace el pago o la transacción para ese tercero específico.

2. Entiende y Utiliza los Filtros con Cuidado

Cuando configuras un formato, nuby te ofrece varias opciones de filtrado (rangos de fechas, agrupación, rangos de consecutivos, etc.).

  • Impacto de los Filtros: Comprende cómo cada filtro afecta los datos que se incluirán. Una selección incorrecta de fechas, por ejemplo, podría hacer que incluyas pagos que no corresponden o que omitas pagos importantes.

  • Menos es Más (a veces): Si no estás seguro sobre un filtro opcional, a veces es mejor dejarlo vacío para incluir un espectro más amplio y luego refinar en la previsualización si es necesario (usando la opción "Quitar registro").

  • Doble Chequeo: Siempre revisa los criterios de filtrado antes de generar la previsualización.

3. Respeta las Restricciones de los Campos (¡Los Bancos son Exigentes!)

Cada formato bancario tiene reglas estrictas sobre la información que se puede incluir en cada campo:

  • Longitud de los Campos: Campos como "Descripción del Propósito" o "Referencia" suelen tener un límite máximo de caracteres; nuby intentará validar esto, pero es bueno tenerlo presente. Exceder estos límites puede truncar la información o causar rechazos.

  • Tipos de Dato: Asegúrate de que los números sean solo números, las fechas tengan el formato correcto, y los campos alfanuméricos no contengan caracteres especiales no permitidos por el banco.

  • Normativa Bancaria: El sistema nuby se esfuerza por adaptar los formatos a la documentación oficial de cada banco. Confía en que los campos solicitados son los que el banco necesita.

4. La Importancia Crucial de la "Fecha de Aplicación" y la "Secuencia de Lote"

  • Fecha de Aplicación: Esta es la fecha en la que le indicas al banco que procese las transacciones. Asegúrate de que sea la fecha deseada y que tengas fondos suficientes en tu cuenta para esa fecha.

  • Secuencia de Lote (especialmente para PAB y similares): Si envías varios archivos al mismo banco para la misma fecha de aplicación, DEBES usar un número de secuencia diferente para cada archivo (ej: 00, 01, 02...). Usar la misma secuencia para múltiples archivos en el mismo día es una causa muy común de rechazo por duplicidad por parte del banco. El sistema nuby suele poner "00" por defecto; ajústala si es necesario.

5. ¿Qué Hacer si un Banco Rechaza un Archivo Generado desde nuby?

A pesar de todos los cuidados, a veces un archivo puede ser rechazado. Si esto sucede:

  • Revisa el Mensaje de Error del Banco: El banco usualmente proporciona un motivo o código de error. Este es tu primer indicio.

  • Verifica los Datos en nuby:

    • Compara la información del "Control de Lote" y el "Detalle de Transacciones" de tu previsualización en nuby con los requisitos que el banco pudo haber señalado.

    • Revisa los datos de las cuentas bancarias (propias y de terceros) involucradas en las transacciones rechazadas.

  • Utiliza Validadores Oficiales: Para formatos como el PAB de Bancolombia, el banco ofrece herramientas online para validar la estructura del archivo antes de subirlo. Úsalas, como se recomienda en la guía específica del formato.

  • Consulta la Documentación del Banco: A menudo, los manuales técnicos del banco para cada tipo de archivo explican los errores comunes.

  • Contacta al Soporte de tu Banco: Si no puedes identificar el problema, el soporte técnico de tu entidad financiera es quien mejor puede ayudarte a entender el motivo del rechazo.

  • Contacta al Soporte de nuby: Si sospechas que el problema puede estar en cómo nuby generó el archivo (y has descartado errores de datos o configuración por tu parte), el equipo de soporte de nuby puede investigar. Proporciona la mayor cantidad de detalles posible, incluyendo el mensaje de error del banco.

En Resumen:

La clave para generar formatos de bancos exitosos radica en la precisión de los datos que alimentan el sistema, una configuración cuidadosa de los filtros y parámetros, y una revisión diligente de la previsualización. Siguiendo estos consejos, minimizarás los problemas y aprovecharás al máximo la eficiencia que estos formatos ofrecen.

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