¿Cómo insertar información dinámica en las Plantillas para Documentos y Comunicaciones?
Los tokens (o comodines) en las plantillas de Arrendasoft (nuby) te permiten automatizar la inserción de información en los documentos y comunicaciones, reemplazando etiquetas con datos reales del sistema, como nombres de terceros, fechas, totales y más. Esto hace que las plantillas sean dinámicas y personalizadas sin necesidad de ingresar manualmente cada dato.
A continuación, te explicamos cómo usar los tokens en tus plantillas, qué datos pueden reemplazar, y te damos ejemplos prácticos para que saques el máximo provecho de esta funcionalidad.
¿Qué es un Token?
Un token es una pequeña etiqueta que colocas en tu plantilla, y cuando la plantilla se genera o se envía, esta etiqueta es reemplazada automáticamente por un valor real extraído de la base de datos. Por ejemplo, un token como {{nombre}} será reemplazado por el nombre del cliente en un formato de contrato o un email de felicitación de cumpleaños.
¿Cómo Insertar un Token en una Plantilla?
El proceso para insertar un token es muy simple. Sigue estos pasos:
- Abre la plantilla que estás editando en el Editor de Plantillas.
- Accede al Panel de Bloques haciendo clic en la pestaña "Bloques" en la esquina superior derecha.
- Desde el Panel de Bloques, selecciona el bloque Token de la categoría Componentes.
- Arrastra el bloque hacia el Área de Diseño.
- Suelta el bloque en la posición donde quieras que aparezca.
- Aparecerá un selector de tokens. Este te permitirá elegir el tipo de dato que quieres insertar en la plantilla.
- Una vez que elijas el token, este aparecerá en la plantilla como una etiqueta, que será reemplazada por datos reales cuando el documento o comunicación sea generado.
Ejemplos prácticos de uso de tokens:
- En un formato de contrato, puedes usar el token {inquilino} para que el nombre del inquilino aparezca automáticamente o {propietario} para el nombre del propietario.
- En un certificado tributario, puedes usar el token {valor_recaudo_neto} o {valor_recaudo_neto_letras} para insertar el valor real neto pagado al propietario en números o letras.
- En una felicitación de cumpleaños, puedes usar el token $fecha_nacimiento para indicar la fecha de nacimiento del tercero
Listado completo de tokens disponibles
Los tokens están divididos en categorías, dependiendo del tipo de plantilla, se dispone de diferentes tokens. A continuación, se presenta un listado categorizado de los tokens disponibles y sus descripciones:
Tokens de Envío de Facturación Masiva
{calificativo}: Calificativo (Sr., Sra., etc.){tratamiento}: Tratamiento (Doctor, Ingeniero, etc.){fecha_nacimiento}: Fecha de nacimiento{dv}: Dígito de verificación del documento{documento}: Número de documento{nombre1}: Primer nombre{nombre2}: Segundo nombre{apellido1}: Primer apellido{apellido2}: Segundo apellido{departamento}: Departamento de residencia{municipio}: Municipio de residencia{representante_legal}: Representante legal (solo para empresas)
Tokens de Entidad
{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria{ent_matricula}: Matrícula inmobiliaria{ent_direccion}: Dirección de la inmobiliaria{ent_telefono}: Teléfono de la inmobiliaria
Tokens de Certificados Tributarios para Propietarios
- DEL PROPIETARIO
{inquilino}: Nombre completodelinquilinoinmueble.{calificativo_propietario}: Calificativo del Propietario
Término utilizado para calificar al propietario- (Ej. El, La, etc.).
{tratamiento_propietario}: Tratamiento del Propietario
Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al propietario (Ej. Sr., Sra., etc.).{documento_propietario}: Documento del Propietario
Número de documento de identificación del propietarioINFORMACIÓN DEL INQUILINO
{inquilino}: Inquilino
Nombre completo del inquilino del inmueble.{calificativo_inquilino}: Calificativo del Inquilino
Término utilizado para calificar al inquilino {tratamiento_propietario}:(Ej.TratamientoEl,delLa,propietarioetc.).{tratamiento_inquilino}: Tratamiento del Inquilino
Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al inquilino{documento_propietario}:(Ej.DocumentoSr.,deSra.,identificaciónetc.).
del propietario{documento_inquilino}: Documento del Inquilino
Número de documento de identificación del inquilinoINFORMACIÓN DEL CONTRATO
{consecutivo_contrato}: Consecutivo del Contrato
Número único asignado al contrato- en el sistema.
INFORMACIÓN DEL INMUEBLE
{inmueble}: Inmueble
Código y dirección del inmueble - asociado al contrato.
{:valor_arriendo}direccion_inmueble}ValorDirección delarriendoInmueble - donde se encuentra ubicado el inmueble.
{: Código del Inmueblevalor_comision}codigo_inmueble}
Código único asignado al inmueble en el sistema para su identificación.VALORES CALCULADOS
{recaudo_arriendo}: Total Canon Recibido
Valordetotal del canon recibido por lacomisióninmobiliaria - del inquilino.
{:porcentaje_comision}recaudo_arriendo_letras}PorcentajeTotaldeCanoncomisiónRecibido
INFORMACIÓN
{propietario}: Propietario
Nombre completo del propietario
Dirección
Valor total del canon recibido por la inmobiliaria del inquilino, expresado en letras.
Tokens de Cartas de Renovación y Formatos de Contratos
{contrato_num}: Número de contrato{propietario}: Nombre del propietario{inquilino}: Nombre del inquilino{direccion_inmueble}: Dirección del inmueble{periodicidad}: Periodicidad de pago{fecha_inicio}: Fecha de inicio del contrato{fecha_fin}: Fecha de fin del contrato{valor_arriendo}: Valor del arriendo en números{valor_arriendo_letras}: Valor del arriendo en letras{banco_propietario}: Banco del propietario{cuenta_propietario}: Cuenta bancaria del propietario
Tokens de Recibos de Caja y Egresos
{documento}: Tipo de documento (ej. factura, recibo){consecutivo}: Número consecutivo del documento{nombre}: Nombre del tercero{mes}: Mes de emisión{fecha}: Fecha de aplicación
Tokens de Felicitación de Cumpleaños
{tratamiento}: Tratamiento del destinatario{fecha_nacimiento}: Fecha de nacimiento del destinatario{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria{ent_direccion}: Dirección de la inmobiliaria
Tokens de Estado de Cuenta
{tratamiento}: Tratamiento del destinatario{documento}: Número de documento{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria{ent_telefono}: Teléfono de la inmobiliaria
Recomendaciones al Usar Tokens
- Verifica los tokens antes de guardar: Asegúrate de que todos los tokens están correctamente insertados y colocados en el lugar adecuado. Si un token está mal escrito, no se reemplazará con el dato real.
- Verifica la previsualización: Siempre es buena idea previsualizar tu plantilla para asegurarte de que los tokens están bien colocados y se muestran correctamente.
- Mantén el formato: Los tokens respetan el formato del texto que los rodea, por lo que puedes aplicarle estilos como negritas, cursivas, o cambiar su color, y estos estilos se mantendrán cuando el token se reemplace por el dato real.
- Asegúrate de utilizar el token correcto: Revisa que el token que insertas sea adecuado para el tipo de plantilla. Por ejemplo, un token de arrendamiento no funcionará en una plantilla de entidad.
- Combina varios tokens: Puedes utilizar varios tokens en una misma plantilla para personalizar diferentes campos con información específica, como el nombre del cliente y los detalles del contrato, en un mismo documento.
Conclusión
Los tokens son una poderosa herramienta para hacer que tus plantillas en Arrendasoft sean dinámicas y personalizadas. Al usar tokens, puedes automatizar la inserción de datos como nombres, fechas y valores, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Sigue estas instrucciones para insertar y utilizar los tokens correctamente en tus plantillas y asegúrate de que tus documentos y comunicaciones siempre tengan la información correcta y personalizada.
¡Empieza a usar tokens en tus plantillas y haz que tu trabajo sea mucho más eficiente!