¿Cómo insertar información dinámica en las Plantillas para Documentos y Comunicaciones?

Los tokens (o comodines) en las plantillas de Arrendasoft (nuby) te permiten automatizar la inserción de información en los documentos y comunicaciones, reemplazando etiquetas con datos reales del sistema, como nombres de terceros, fechas, totales y más. Esto hace que las plantillas sean dinámicas y personalizadas sin necesidad de ingresar manualmente cada dato.

A continuación, te explicamos cómo usar los tokens en tus plantillas, qué datos pueden reemplazar, y te damos ejemplos prácticos para que saques el máximo provecho de esta funcionalidad.

¿Qué es un Token?

Un token es una pequeña etiqueta que colocas en tu plantilla, y cuando la plantilla se genera o se envía, esta etiqueta es reemplazada automáticamente por un valor real extraído de la base de datos. Por ejemplo, un token como {{nombre}} será reemplazado por el nombre del cliente en un formato de contrato o un email de felicitación de cumpleaños.

¿Cómo Insertar un Token en una Plantilla?

El proceso para insertar un token es muy simple. Sigue estos pasos:

Abre la plantilla que estás editando en el Editor de Plantillas.
Accede al Panel de Bloques haciendo clic en la pestaña "Bloques" en la esquina superior derecha.
Desde el Panel de Bloques, selecciona el bloque Token de la categoría Componentes.
Arrastra el bloque hacia el Área de Diseño.
Suelta el bloque en la posición donde quieras que aparezca.
Aparecerá un selector de tokens. Este te permitirá elegir el tipo de dato que quieres insertar en la plantilla.
Una vez que elijas el token, este aparecerá en la plantilla como una etiqueta, que será reemplazada por datos reales cuando el documento o comunicación sea generado.

Ejemplos prácticos de uso de tokens:

En un formato de contrato, puedes usar el token {inquilino} para que el nombre del inquilino aparezca automáticamente o {propietario} para el nombre del propietario.
En un certificado tributario, puedes usar el token {valor_recaudo_neto} o {valor_recaudo_neto_letras} para insertar el valor real neto pagado al propietario en números o letras.
En una felicitación de cumpleaños, puedes usar el token $fecha_nacimiento para indicar la fecha de nacimiento del tercero

Listado completo de tokens disponibles

Los tokens están divididos en categorías, dependiendo del tipo de plantilla, se dispone de diferentes tokens. A continuación, se presenta un listado categorizado de los tokens disponibles y sus descripciones:

Tokens de Envío de Facturación Masiva

{calificativo}: Calificativo (Sr., Sra., etc.)
{tratamiento}: Tratamiento (Doctor, Ingeniero, etc.)
{fecha_nacimiento}: Fecha de nacimiento
{dv}: Dígito de verificación del documento
{documento}: Número de documento
{nombre1}: Primer nombre
{nombre2}: Segundo nombre
{apellido1}: Primer apellido
{apellido2}: Segundo apellido
{departamento}: Departamento de residencia
{municipio}: Municipio de residencia
{representante_legal}: Representante legal (solo para empresas)

Tokens de Entidad

{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria
{ent_matricula}: Matrícula inmobiliaria
{ent_direccion}: Dirección de la inmobiliaria
{ent_telefono}: Teléfono de la inmobiliaria

Tokens de Certificados Tributarios para Propietarios

INFORMACIÓN DEL CERTIFICADO

{anio_gravable}: Año Gravable del Certificado
Año correspondiente al periodo fiscal del certificado.

{fecha_emision}: Fecha de Emisión del Certificado
Fecha en la que se emite el certificado.

{anio_emision}: Año de Emisión del Certificado
Año en el que se generó y emitió el certificado.

{mes_emision}: Mes de Emisión del Certificado
Mes en el que se emitió el certificado.

{dia_emision}: Día de Emisión del Certificado
Día específico en el que se emitió el certificado.

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

{entidad_logo}: Logo de la Entidad
Imagen del logotipo oficial de la entidad emisora del certificado.

{entidad_nombre}: Nombre de la Entidad
Razón social o nombre de la entidad que emite el certificado.

{entidad_nit}: NIT de la Entidad
Número de Identificación Tributaria (NIT) de la entidad emisora.

{entidad_direccion}: Dirección de la Entidad
Dirección física de la entidad emisora del certificado.

{entidad_telefono}: Teléfono de la Entidad
Número de contacto telefónico de la entidad emisora.

{entidad_email}: Email de la Entidad
Correo electrónico de contacto de la entidad emisora.

{entidad_ciudad}: Ciudad de la Entidad
Ciudad en la que se encuentra ubicada la entidad emisora.

{entidad_departamento}: Departamento de la Entidad
Departamento en el que se encuentra ubicada la entidad emisora.

INFORMACIÓN DEL PROPIETARIO

{propietario}: Propietario
Nombre completo del propietario del inmueble.

{calificativo_propietario}: Calificativo del Propietario
Término utilizado para calificar al propietario (Ej. El, La, etc.).

{tratamiento_propietario}: Tratamiento del Propietario
Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al propietario (Ej. Sr., Sra., etc.).

{documento_propietario}: Documento del Propietario
Número de documento de identificación del propietario

{propietario_telefono}: Teléfono del Propietario
Número de teléfono del propietario del inmueble.

{propietario_email}: Email del Propietario
Correo electrónico del propietario del inmueble.

{propietario_tipo_documento}: Tipo de Documento del Propietario
Tipo de documento de identificación del propietario (CC, NIT, Pasaporte, etc.).

{propietario_ciudad}: Ciudad de Residencia del Propietario
Ciudad en la que reside el propietario del inmueble.

{propietario_departamento}: Departamento de Residencia del Propietario
Departamento en el que reside el propietario del inmueble.

INFORMACIÓN DEL INQUILINO

{inquilino}: Inquilino
Nombre completo del inquilino del inmueble.

{calificativo_inquilino}: Calificativo del Inquilino
Término utilizado para calificar al inquilino (Ej. El, La, etc.).

{tratamiento_inquilino}: Tratamiento del Inquilino
Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al inquilino (Ej. Sr., Sra., etc.).

{documento_inquilino}: Documento del Inquilino
Número de documento de identificación del inquilino

{inquilino_telefono}: Teléfono del Inquilino
Número de teléfono del inquilino del inmueble.

{inquilino_email}: Email del Inquilino
Correo electrónico del inquilino del inmueble.

{inquilino_tipo_documento}: Tipo de Documento del Inquilino
Tipo de documento de identificación del inquilino (CC, NIT, Pasaporte, etc.).

{inquilino_ciudad}: Ciudad de Residencia del Inquilino
Ciudad en la que reside el inquilino del inmueble.

{inquilino_departamento}: Departamento de Residencia del Inquilino
Departamento en el que reside el inquilino del inmueble.

INFORMACIÓN DEL CONTRATO

{consecutivo_contrato}: Consecutivo del Contrato
Número único asignado al contrato en el sistema.

INFORMACIÓN DEL INMUEBLE

{inmueble}: Inmueble
Código y dirección del inmueble asociado al contrato.

{direccion_inmueble}: Dirección del Inmueble
Dirección donde se encuentra ubicado el inmueble.

{codigo_inmueble}: Código del Inmueble
Código único asignado al inmueble en el sistema para su identificación.

VALORES CALCULADOS

{recaudo_arriendo}: Total Canon Recibido
Valor total del canon recibido por la inmobiliaria del inquilino.

{recaudo_arriendo_letras}: Total Canon Recibido en Letras
Valor total del canon recibido por la inmobiliaria del inquilino, expresado en letras.

{recaudo_comision}: Total Comisión Recibida
Valor total de la comisión recibida por el propietario.

{recaudo_comision_letras}: Total Comisión Recibida en Letras
Valor total de la comisión recibida por el propietario, expresado en letras.

{recaudo_iva}: Total IVA Comisión
Valor total del IVA aplicado a la comisión recibida por el propietario.

{recaudo_iva_letras}: Total IVA Comisión en Letras
Valor total del IVA aplicado a la comisión recibida por el propietario, expresado en letras.

{valor_recaudo_neto}: Total Neto al Propietario
Valor total neto pagado al propietario, resultante de aplicar deducciones por comisiones u otros conceptos al valor bruto.

{valor_recaudo_neto_letras}: Total Neto al Propietario en Letras
Valor total neto pagado al propietario, resultante de aplicar deducciones por comisiones u otros conceptos al valor bruto, expresado en letras.

{recaudo_retenciones}: Total Retenciones al Canon
Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el inquilino al propietario sobre el canon.

{recaudo_retenciones_letras}: Total Retenciones al Canon en Letras
Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras.

{recaudo_retenciones_iva}: Total ReteIVA al Canon
Valor total de la reteiva aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon.

{recaudo_retenciones_iva_letras}: Total ReteIVA al Canon en Letras
Valor total de la reteiva aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresado en letras.

{recaudo_retenciones_fuente}: Total ReteFuente al Canon
Valor total de la retefuente aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon.

{recaudo_retenciones_fuente_letras}: Total ReteFuente al Canon en Letras
Valor total de la retefuente aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras.

{recaudo_retenciones_ica}: Total ReteICA al Canon
Valor total de la reteica aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon.

{recaudo_retenciones_ica_letras}: Total ReteICA al Canon en Letras
Valor total de la reteica aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras.

{recaudo_retenciones_propietario_a_inmobiliaria}: Total Retenciones a la Comisión
Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión.

{recaudo_retenciones_letras_propietario_a_inmobiliaria}: Total Retenciones a la Comisión en Letras
Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras.

{recaudo_retenciones_iva_propietario_a_inmobiliaria}: Total ReteIVA a la Comisión
Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión.

{recaudo_retenciones_iva_letras_propietario_a_inmobiliaria}: Total ReteIVA a la Comisión en Letras
Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras.

{recaudo_retenciones_fuente_propietario_a_inmobiliaria}: Total ReteFuente a la Comisión
Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión.

{recaudo_retenciones_fuente_letras_propietario_a_inmobiliaria}: Total ReteFuente a la Comisión en Letras
Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras.

{recaudo_retenciones_ica_propietario_a_inmobiliaria}: Total ReteICA a la Comisión
Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión.

{recaudo_retenciones_ica_letras_propietario_a_inmobiliaria}: Total ReteICA a la Comisión en Letras
Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras.

{total_bruto_propietario}: Total Bruto al Propietario
Valor total bruto pagado al propietario por concepto de canon, antes de aplicar deducciones como comisión u otros conceptos.

{total_retenciones_otros_conceptos}: Total Retenciones a Otros Conceptos
Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión.

{total_retefuente_otros_conceptos}: Total ReteFuente a Otros Conceptos
Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión.

{total_reteiva_otros_conceptos}: Total ReteIVA a Otros Conceptos
Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión.

{total_reteica_otros_conceptos}: Total ReteICA a Otros Conceptos
Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión.

{total_iva_otros_conceptos_propietario}: Total IVA Otros Conceptos
Valor total del IVA aplicado a otros conceptos recibidos por el propietario.

{total_otros_conceptos_propietario}: Total Otros Conceptos
Valor total de otros conceptos recibidos por el propietario.

{total_bruto_propietario_letras}: Total Bruto al Propietario en Letras
Valor total bruto pagado al propietario por concepto de canon, expresado en letras.

{total_retenciones_otros_conceptos_letras}: Total Retenciones a Otros Conceptos en Letras
Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos, expresada en letras.

{total_retefuente_otros_conceptos_letras}: Total ReteFuente a Otros Conceptos en Letras
Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras.

{total_reteiva_otros_conceptos_letras}: Total ReteIVA a Otros Conceptos en Letras
Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras.

{total_reteica_otros_conceptos_letras}: Total ReteICA a Otros Conceptos en Letras
Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras.

{total_iva_otros_conceptos_letras}: Total IVA Otros Conceptos en Letras
Valor total del IVA aplicado a otros conceptos recibidos por el propietario, expresado en letras.

{total_otros_conceptos_letras}: Total Otros Conceptos en Letras
Valor total de otros conceptos recibidos por el propietario, expresado en letras.

Tokens de Cartas de Renovación y Formatos de Contratos

{contrato_num}: Número de contrato
{propietario}: Nombre del propietario
{inquilino}: Nombre del inquilino
{direccion_inmueble}: Dirección del inmueble
{periodicidad}: Periodicidad de pago
{fecha_inicio}: Fecha de inicio del contrato
{fecha_fin}: Fecha de fin del contrato
{valor_arriendo}: Valor del arriendo en números
{valor_arriendo_letras}: Valor del arriendo en letras
{banco_propietario}: Banco del propietario
{cuenta_propietario}: Cuenta bancaria del propietario

Tokens de Recibos de Caja y Egresos

{documento}: Tipo de documento (ej. factura, recibo)
{consecutivo}: Número consecutivo del documento
{nombre}: Nombre del tercero
{mes}: Mes de emisión
{fecha}: Fecha de aplicación

Tokens de Felicitación de Cumpleaños

{tratamiento}: Tratamiento del destinatario
{fecha_nacimiento}: Fecha de nacimiento del destinatario
{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria
{ent_direccion}: Dirección de la inmobiliaria

Tokens de Estado de Cuenta

{tratamiento}: Tratamiento del destinatario
{documento}: Número de documento
{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria
{ent_telefono}: Teléfono de la inmobiliaria

Recomendaciones al Usar Tokens

Verifica los tokens antes de guardar: Asegúrate de que todos los tokens están correctamente insertados y colocados en el lugar adecuado. Si un token está mal escrito, no se reemplazará con el dato real.
Verifica la previsualización: Siempre es buena idea previsualizar tu plantilla para asegurarte de que los tokens están bien colocados y se muestran correctamente.
Mantén el formato: Los tokens respetan el formato del texto que los rodea, por lo que puedes aplicarle estilos como negritas, cursivas, o cambiar su color, y estos estilos se mantendrán cuando el token se reemplace por el dato real.
Asegúrate de utilizar el token correcto: Revisa que el token que insertas sea adecuado para el tipo de plantilla. Por ejemplo, un token de arrendamiento no funcionará en una plantilla de entidad.
Combina varios tokens: Puedes utilizar varios tokens en una misma plantilla para personalizar diferentes campos con información específica, como el nombre del cliente y los detalles del contrato, en un mismo documento.

Conclusión

Los tokens son una poderosa herramienta para hacer que tus plantillas en Arrendasoft sean dinámicas y personalizadas. Al usar tokens, puedes automatizar la inserción de datos como nombres, fechas y valores, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Sigue estas instrucciones para insertar y utilizar los tokens correctamente en tus plantillas y asegúrate de que tus documentos y comunicaciones siempre tengan la información correcta y personalizada.

¡Empieza a usar tokens en tus plantillas y haz que tu trabajo sea mucho más eficiente!