¿Cómo insertar información dinámica en las Plantillas para Documentos y Comunicaciones?
Los tokens (o comodines) en las plantillas de Arrendasoft (nuby) te permiten automatizar la inserción de información en los documentos y comunicaciones, reemplazando etiquetas con datos reales del sistema, como nombres de terceros, fechas, totales y más. Esto hace que las plantillas sean dinámicas y personalizadas sin necesidad de ingresar manualmente cada dato.
A continuación, te explicamos cómo usar los tokens en tus plantillas, qué datos pueden reemplazar, y te damos ejemplos prácticos para que saques el máximo provecho de esta funcionalidad.
¿Qué es un Token?
Un token es una pequeña etiqueta que colocas en tu plantilla, y cuando la plantilla se genera o se envía, esta etiqueta es reemplazada automáticamente por un valor real extraído de la base de datos. Por ejemplo, un token como {{nombre}} será reemplazado por el nombre del cliente en un formato de contrato o un email de felicitación de cumpleaños.
¿Cómo Insertar un Token en una Plantilla?
El proceso para insertar un token es muy simple. Sigue estos pasos:
- Abre la plantilla que estás editando en el Editor de Plantillas.
- Accede al Panel de Bloques haciendo clic en la pestaña "Bloques" en la esquina superior derecha.
- Desde el Panel de Bloques, selecciona el bloque Token de la categoría Componentes.
- Arrastra el bloque hacia el Área de Diseño.
- Suelta el bloque en la posición donde quieras que aparezca.
- Aparecerá un selector de tokens. Este te permitirá elegir el tipo de dato que quieres insertar en la plantilla.
- Una vez que elijas el token, este aparecerá en la plantilla como una etiqueta, que será reemplazada por datos reales cuando el documento o comunicación sea generado.
Ejemplos prácticos de uso de tokens:
- En un formato de contrato, puedes usar el token {inquilino} para que el nombre del inquilino aparezca automáticamente o {propietario} para el nombre del propietario.
- En un certificado tributario, puedes usar el token {valor_recaudo_neto} o {valor_recaudo_neto_letras} para insertar el valor real neto pagado al propietario en números o letras.
- En una felicitación de cumpleaños, puedes usar el token $fecha_nacimiento para indicar la fecha de nacimiento del tercero
Listado completo de tokens disponibles
Los tokens están divididos en categorías, dependiendo del tipo de plantilla, se dispone de diferentes tokens. A continuación, se presenta un listado categorizado de los tokens disponibles y sus descripciones:
Tokens de Envío de Facturación Masiva
{calificativo}: Calificativo (Sr., Sra., etc.){tratamiento}: Tratamiento (Doctor, Ingeniero, etc.){fecha_nacimiento}: Fecha de nacimiento{dv}: Dígito de verificación del documento{documento}: Número de documento{nombre1}: Primer nombre{nombre2}: Segundo nombre{apellido1}: Primer apellido{apellido2}: Segundo apellido{departamento}: Departamento de residencia{municipio}: Municipio de residencia{representante_legal}: Representante legal (solo para empresas)
Tokens de Entidad
{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria{ent_matricula}: Matrícula inmobiliaria{ent_direccion}: Dirección de la inmobiliaria{ent_telefono}: Teléfono de la inmobiliaria
Tokens de Certificados Tributarios para Propietarios
| Token | Nombre | Descripción | |||
| INFORMACIÓN DEL CERTIFICADO | |||||
{anio_gravable} |
Año Gravable del Certificado | Año correspondiente al periodo fiscal del certificado. | |||
{fecha_emision} |
Fecha de Emisión del Certificado | Fecha en la que se emite el certificado. | |||
{anio_emision} |
Año de Emisión del Certificado | Año en el que se generó y emitió el certificado. | |||
{mes_emision} |
Mes de Emisión del Certificado | Mes en el que se emitió el certificado. | |||
{dia_emision} |
Día de Emisión del Certificado | Día específico en el que se emitió el certificado. | |||
| INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD | |||||
{entidad_logo} |
Logo de la Entidad | Imagen del logotipo oficial de la entidad emisora del certificado. | |||
{entidad_logo_enlace} |
Enlace del Logo de la Entidad | Enlace a la imagen del logotipo oficial de la entidad emisora del certificado. | |||
{entidad_nombre} |
Nombre de la Entidad | Razón social o nombre de la entidad que emite el certificado. | |||
{entidad_nit} |
NIT de la Entidad | Número de Identificación Tributaria (NIT) de la entidad emisora. | |||
{entidad_direccion} |
Dirección de la Entidad | Dirección física de la entidad emisora del certificado. | |||
{entidad_telefono} |
Teléfono de la Entidad | Número de contacto telefónico de la entidad emisora. | |||
{entidad_email} |
Email de la Entidad | Correo electrónico de contacto de la entidad emisora. | |||
{entidad_ciudad} |
Ciudad de la Entidad | Ciudad en la que se encuentra ubicada la entidad emisora. | |||
{entidad_departamento} |
Departamento de la Entidad | Departamento en el que se encuentra ubicada la entidad emisora. | |||
| INFORMACIÓN DEL PROPIETARIO | |||||
{propietario} |
Propietario | Nombre completo del propietario del inmueble. | |||
{calificativo_propietario} |
Calificativo del Propietario | Término utilizado para calificar al propietario (Ej. El, La, etc.). | |||
{tratamiento_propietario} |
Tratamiento del Propietario | Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al propietario (Ej. Sr., Sra., etc.). | |||
{documento_propietario} |
Documento del Propietario | Número de documento de identificación del propietario | |||
{propietario_telefono} |
Teléfono del Propietario | Número de teléfono del propietario del inmueble. | |||
{propietario_email} |
Email del Propietario | Correo electrónico del propietario del inmueble. | |||
{propietario_tipo_documento} |
Tipo de Documento del Propietario | Tipo de documento de identificación del propietario (CC, NIT, Pasaporte, etc.). | |||
{propietario_ciudad} |
Ciudad de Residencia del Propietario | Ciudad en la que reside el propietario del inmueble. | |||
{propietario_departamento} |
Departamento de Residencia del Propietario | Departamento en el que reside el propietario del inmueble. | |||
| INFORMACIÓN DEL INQUILINO | |||||
{inquilino} |
Inquilino | Nombre completo del inquilino del inmueble. | |||
{calificativo_inquilino} |
Calificativo del Inquilino | Término utilizado para calificar al inquilino (Ej. El, La, etc.). | |||
{tratamiento_inquilino} |
Tratamiento del Inquilino | Tratamiento formal o informal que se utiliza para dirigirse al inquilino (Ej. Sr., Sra., etc.). | |||
{documento_inquilino} |
Documento del Inquilino | Número de documento de identificación del inquilino | |||
{inquilino_telefono} |
Teléfono del Inquilino | Número de teléfono del inquilino del inmueble. | |||
{inquilino_email} |
Email del Inquilino | Correo electrónico del inquilino del inmueble. | |||
{inquilino_tipo_documento} |
Tipo de Documento del Inquilino | Tipo de documento de identificación del inquilino (CC, NIT, Pasaporte, etc.). | |||
{inquilino_ciudad} |
Ciudad de Residencia del Inquilino | Ciudad en la que reside el inquilino del inmueble. | |||
{inquilino_departamento} |
Departamento de Residencia del Inquilino | Departamento en el que reside el inquilino del inmueble. | |||
|
INFORMACIÓN DEL CONTRATO Los datos reflejados corresponden a la información actual registrada en el contrato |
|||||
{consecutivo_contrato} |
Consecutivo del Contrato | Número único asignado al contrato en el sistema. | |||
{valor_arriendo} |
Valor de Arriendo | Muestra el valor numérico del canon asociado al contrato. | |||
{valor_arriendo_letras} |
Valor de Arriendo en Letras | Muestra el valor del canon expresado en letras. | |||
{valor_comision} |
Valor de Comisión | Muestra el valor numérico de la comisión del contrato. | |||
{valor_comision_letras} |
Valor de Comisión en Letras | Muestra el valor de la comisión expresado en letras. | |||
{porcentaje_comision} |
Porcentaje de Comisión | Muestra el porcentaje de comisión pactado en el contrato. | |||
| INFORMACIÓN DEL INMUEBLE | |||||
{inmueble} |
Inmueble | Código y dirección del inmueble asociado al contrato. | |||
{direccion_inmueble} |
Dirección del Inmueble | Dirección donde se encuentra ubicado el inmueble. | |||
{codigo_inmueble} |
Código del Inmueble | Código único asignado al inmueble en el sistema para su identificación. | |||
| VALORES CALCULADOS | |||||
{recaudo_arriendo} |
Total Canon Recibido | Valor total del canon recibido por la inmobiliaria del inquilino. | |||
{recaudo_arriendo_letras} |
Total Canon Recibido en Letras | Valor total del canon recibido por la inmobiliaria del inquilino, expresado en letras. | |||
{recaudo_comision} |
Total Comisión Recibida | Valor total de la comisión recibida por el propietario. | |||
{recaudo_comision_letras} |
Total Comisión Recibida en Letras | Valor total de la comisión recibida por el propietario, expresado en letras. | |||
{recaudo_iva} |
Total IVA Comisión | Valor total del IVA aplicado a la comisión recibida por el propietario. | |||
{recaudo_iva_letras} |
Total IVA Comisión en Letras | Valor total del IVA aplicado a la comisión recibida por el propietario, expresado en letras. | |||
{valor_recaudo_neto} |
Total Neto al Propietario | Valor total neto pagado al propietario, resultante de aplicar deducciones por comisiones u otros conceptos al valor bruto. | |||
{valor_recaudo_neto_letras} |
Total Neto al Propietario en Letras | Valor total neto pagado al propietario, resultante de aplicar deducciones por comisiones u otros conceptos al valor bruto, expresado en letras. | |||
{recaudo_retenciones} |
Total Retenciones al Canon | Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el inquilino al propietario sobre el canon. | |||
{recaudo_retenciones_letras} |
Total Retenciones al Canon en Letras | Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras. | |||
{recaudo_retenciones_iva} |
Total ReteIVA al Canon | Valor total de la reteiva aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon. | |||
{recaudo_retenciones_iva_letras} |
Total ReteIVA al Canon en Letras | Valor total de la reteiva aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresado en letras. | |||
{recaudo_retenciones_fuente} |
Total ReteFuente al Canon | Valor total de la retefuente aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon. | |||
{recaudo_retenciones_fuente_letras} |
Total ReteFuente al Canon en Letras | Valor total de la retefuente aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras. | |||
{recaudo_retenciones_ica} |
Total ReteICA al Canon | Valor total de la reteica aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon. | |||
{recaudo_retenciones_ica_letras} |
Total ReteICA al Canon en Letras | Valor total de la reteica aplicada por el inquilino al propietario sobre el canon, expresada en letras. | |||
{recaudo_retenciones_propietario_a_inmobiliaria} |
Total Retenciones a la Comisión | Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. | |||
{recaudo_retenciones_letras_propietario_a_inmobiliaria} |
Total Retenciones a la Comisión en Letras | Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. | |||
{recaudo_retenciones_iva_propietario_a_inmobiliaria} |
Total ReteIVA a la Comisión | Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. | |||
{recaudo_retenciones_iva_letras_propietario_a_inmobiliaria} |
Total ReteIVA a la Comisión en Letras | Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. | |||
{recaudo_retenciones_fuente_propietario_a_inmobiliaria} |
Total ReteFuente a la Comisión | Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. | |||
{recaudo_retenciones_fuente_letras_propietario_a_inmobiliaria} |
Total ReteFuente a la Comisión en Letras | Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. | |||
{recaudo_retenciones_ica_propietario_a_inmobiliaria} |
Total ReteICA a la Comisión | Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión. | |||
{recaudo_retenciones_ica_letras_propietario_a_inmobiliaria} |
Total ReteICA a la Comisión en Letras | Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria sobre la comisión, expresada en letras. | |||
{total_bruto_propietario} |
Total Bruto al Propietario | Valor total bruto pagado al propietario por concepto de canon, antes de aplicar deducciones como comisión u otros conceptos. | |||
{total_retenciones_otros_conceptos} |
Total Retenciones a Otros Conceptos | Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión. | |||
{total_retefuente_otros_conceptos} |
Total ReteFuente a Otros Conceptos | Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión. | |||
{total_reteiva_otros_conceptos} |
Total ReteIVA a Otros Conceptos | Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión. | |||
{total_reteica_otros_conceptos} |
Total ReteICA a Otros Conceptos | Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión. | |||
{total_iva_otros_conceptos_propietario} |
Total IVA Otros Conceptos | Valor total del IVA aplicado a otros conceptos recibidos por el propietario. | |||
{total_otros_conceptos_propietario} |
Total Otros Conceptos | Valor total de otros conceptos recibidos por el propietario. | |||
{otros_conceptos_propietario} |
Descripción de los Otros Conceptos | Descripción de los otros conceptos recibidos por el propietario, la cual lista los conceptos separados por coma y encerrados entre paréntesis. | |||
{total_bruto_propietario_letras} |
Total Bruto al Propietario en Letras | Valor total bruto pagado al propietario por concepto de canon, expresado en letras. | |||
{total_retenciones_otros_conceptos_letras} |
Total Retenciones a Otros Conceptos en Letras | Suma total de las retenciones (retefuente, reteiva y reteica) aplicadas por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos, expresada en letras. | |||
{total_retefuente_otros_conceptos_letras} |
Total ReteFuente a Otros Conceptos en Letras | Valor total de la retefuente aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras. | |||
{total_reteiva_otros_conceptos_letras} |
Total ReteIVA a Otros Conceptos en Letras | Valor total de la reteiva aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras. | |||
{total_reteica_otros_conceptos_letras} |
Total ReteICA a Otros Conceptos en Letras | Valor total de la reteica aplicada por el propietario a la inmobiliaria por otros conceptos diferentes a la comisión, expresado en letras. | |||
Tokens de Cartas de Renovación y Formatos de Contratos
{contrato_num}: Número de contrato{propietario}: Nombre del propietario{inquilino}: Nombre del inquilino{direccion_inmueble}: Dirección del inmueble{periodicidad}: Periodicidad de pago{fecha_inicio}: Fecha de inicio del contrato{fecha_fin}: Fecha de fin del contrato{valor_arriendo}: Valor del arriendo en números{valor_arriendo_letras}: Valor del arriendo en letras{banco_propietario}: Banco del propietario{cuenta_propietario}: Cuenta bancaria del propietario
Tokens de Recibos de Caja y Egresos
{documento}: Tipo de documento (ej. factura, recibo){consecutivo}: Número consecutivo del documento{nombre}: Nombre del tercero{mes}: Mes de emisión{fecha}: Fecha de aplicación
Tokens de Felicitación de Cumpleaños
{tratamiento}: Tratamiento del destinatario{fecha_nacimiento}: Fecha de nacimiento del destinatario{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria{ent_direccion}: Dirección de la inmobiliaria
Tokens de Estado de Cuenta
{tratamiento}: Tratamiento del destinatario{documento}: Número de documento{ent_nombre}: Nombre de la inmobiliaria{ent_telefono}: Teléfono de la inmobiliaria
Recomendaciones al Usar Tokens
- Verifica los tokens antes de guardar: Asegúrate de que todos los tokens están correctamente insertados y colocados en el lugar adecuado. Si un token está mal escrito, no se reemplazará con el dato real.
- Verifica la previsualización: Siempre es buena idea previsualizar tu plantilla para asegurarte de que los tokens están bien colocados y se muestran correctamente.
- Mantén el formato: Los tokens respetan el formato del texto que los rodea, por lo que puedes aplicarle estilos como negritas, cursivas, o cambiar su color, y estos estilos se mantendrán cuando el token se reemplace por el dato real.
- Asegúrate de utilizar el token correcto: Revisa que el token que insertas sea adecuado para el tipo de plantilla. Por ejemplo, un token de arrendamiento no funcionará en una plantilla de entidad.
- Combina varios tokens: Puedes utilizar varios tokens en una misma plantilla para personalizar diferentes campos con información específica, como el nombre del cliente y los detalles del contrato, en un mismo documento.
Conclusión
Los tokens son una poderosa herramienta para hacer que tus plantillas en Arrendasoft sean dinámicas y personalizadas. Al usar tokens, puedes automatizar la inserción de datos como nombres, fechas y valores, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Sigue estas instrucciones para insertar y utilizar los tokens correctamente en tus plantillas y asegúrate de que tus documentos y comunicaciones siempre tengan la información correcta y personalizada.
¡Empieza a usar tokens en tus plantillas y haz que tu trabajo sea mucho más eficiente!