¿Cómo crear la Nómina Electrónica?

Este manual explica cómo generar una nómina electrónica en el sistema, asegurando que los asientos contables se registren automáticamente. Con esta guía, podrás:

✅ Automatizar la contabilidad de nómina.
✅ Ahorrar tiempo en procesos manuales.
✅ Cumplir con los requisitos de la DIAN.

🔍 Prerrequisitos

Antes de comenzar, verifica que tengas:

Importante:
- Si falta algún dato, el sistema mostrará alertas antes de generar la nómina.
- Los parámetros contables deben estar completos para evitar errores.

Pasos para Crear la Nómina Electrónica

Paso 1: Acceder al Módulo de Contabilidad

1. Inicia sesión en el sistema.

2. Haz clic en el menú horizontal superior.

3. Selecciona la opción "Contabilidad".

Paso 2: Ingresar al Módulo de Nómina Electrónica

1. En el panel izquierdo, busca la opción "Nómina Electrónica".

2. Haz clic para abrir el submenú.

Paso 3: Crear una Nueva Nómina

1. Dirígete a la esquina superior derecha.

2. Haz clic en "Crear Nómina Electrónica".

Paso 4: Diligenciar el Formulario de Nómina Electrónica

📋 Plantilla de Nómina

Al hacer clic en "Crear Nómina Electrónica", el sistema mostrará un formulario estructurado en secciones. A continuación, se explica cada campo y cómo completarlo:

Sección 1: Encabezado

Sección 2: Periodo

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo
Fecha de ingreso*	Fecha en que el trabajador inició su vinculación con la empresa	✅ Sí	2023-05-15
Fecha de retiro	Fecha de terminación del contrato (si aplica)	❌ No	2024-07-20
Fecha inicio de liquidación*	Primer día del período a liquidar	✅ Sí	2025-07-01
Fecha fin de liquidación*	Último día del período a liquidar	✅ Sí	2025-07-31
Cantidad de tiempo (días) que lleva laborando el trabajador en la empresa *	Cantidad de días trabajados durante todo en el período. (El sistema los calcula automáticamente)	✅ Sí	806

Sección 3: Información General

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo/Opciones
Tipo de nómina*	Define si es nómina individual, o de ajuste	✅ Sí	• Individual (Nómina) • Ajuste (Correcciones)
Periodicidad*	Frecuencia del pago	✅ Sí	• Mensual • Quincenal • Semanal • Decenal
Tipo de moneda*	Moneda de pago (COP)	✅ Sí	• COP (Peso colombiano) • USD (Dólar americano)
TRM (Tasa Representativa del Mercado)	Valor de 1	❌ No	1

Sección 4: Información del Trabajador

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo/Opciones
Actividades decreto 2090 de 2003*	Indica si el trabajador realizó labores consideradas de alto riesgo	❌ No	• Sí • No
Salario integral*	Determina si el empleado tiene salario integral (incluye factores prestacionales)	❌ No	• Sí • No
Sueldo base del trabajador*	Valor bruto del salario mensual	✅ Sí	$2,800,000

Sección 5: Datos de Pago

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo/Opciones
Forma de pago*	Contado	✅ Sí	• Contado
Medio/Método*	Canal específico para transferencias	✅ Sí	• Transferencia • Cheque • Efectivo • Consignación
Entidad bancaria	Banco receptor para consignación	❌ No	• Bancolombia • Davivienda • BBVA
Tipo de cuenta*	Clasificación de la cuenta bancaria	❌ No	• Ahorros • Corriente
Número de cuenta*	Identificación bancaria del empleado	❌ No	1234567890

Sección 6: Devengados

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo
Días laborados*	Días efectivamente trabajados	✅ Sí	30
Sueldo días laborados*	Pago proporcional	✅ Sí	$2,300,000
Auxilio transporte	Asignación legal (Si aplica)	❌ No	$106,454
Viáticos laborales	Gastos de desplazamiento	❌ No	$150,000
Viáticos no laborales	Gastos ocasionales	❌ No	$80,000

Sección 7: Deducciones 

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo
% Salud*	Aporte del empleado a salud (El sistema lo completa automáticamente)	✅ Sí	4%
Valor Salud*	Monto descontado (El sistema lo completa automáticamente con base al salario del trabajador)	✅ Sí	$120,000
% Pensión*	Aporte del empleado a pensión (El sistema lo completa automáticamente)	✅ Sí	4%
Valor Pensión*	Monto descontado (El sistema lo completa automáticamente con base al salario del trabajador)	✅ Sí	$120,000
% Fondo Solidaridad	Aporte adicional para pensionados de altos ingresos (Si aplica)	❌ Condicional	1%
Valor Fondo Solidaridad	Monto calculado (Si aplica)	❌ Condicional	$30,000
% Fondo Subsistencia	Aporte para trabajadores con ingresos ≤ 1 SMMLV (Si aplica)	❌ Condicional	0.4%
Valor Subsistencia	Monto calculado (Si aplica)	❌ Condicional	$12,000

Sección 8: Provisiones

✅ ✅✅

Concepto	Base de CálculoDescripción	PorcentajeObligatorio	Frecuencia	Ejemplo (Salario $2,300.000)
Cesantías	SalarioPrestación social por tiempo de servicio (El sistema lo calcula automáticamente con base +el Aux. transportesalario)	8.33%	MensualSí	$2,300,000 × 8.33% = $191,667
Intereses de Cesantías	CesantíCompensación anual por cesantías acumuladas (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario)	12%✅ anual	DiciembreSí	$191,667 × 12% = $23,000
Vacaciones	SalarioProvisión para días de descanso remunerado (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario)	4.17%	MensualSí	$2,300,000 × 4.17% = $95,833
Prima de Servicios	SalarioPago semestral equivalente a 15 días de salario (El sistema lo calcula automáticamente con base +el Aux. transportesalario)	8.33%	SemestralSí	$2,300,000 × 8.33% = $191,667

Paso 5: Guardar o Enviar la Nómina.
Una vez completado el formulario, tiene dos opciones:
Grabar nómina en borrador: Si desea guardar la nómina para continuar o revisarla más tarde.
Grabar nómina y enviarla a la DIAN

Al finalizar, tienes dos opciones:

 

1. Contabilización de nómina.
   La contabilidad de la nómina electrónica se crea independiente de la acción realizada en el punto 4, la única diferencia es que cada que actualizamos un borrador, también se actualiza la contabilidad de dicha nómina, es decir, los 3 documentos contables relacionados.

Notas Importantes:

• Cuando la contabilidad de nómina electrónica está activa y faltan parámetros por configurar, el sistema muestra las alertas para indicar al usuario que la correcta contabilización de la nómina puede verse afectada debido a los parámetros faltantes y adicionalmente muestra los parámetros faltantes.
  

  

• Al momento de seleccionar el empleado en el formulario, se muestra debajo de la lista de selección un cuadro que muestra la información de EPS, fondo de pensiones y fondo de cesantías del empleado, si alguno de estos no está configurado, se muestra justo debajo un cuadro en amarillo alertando de dicha falta.
  

  

• Asegúrese de contar con toda la información necesaria antes de iniciar el proceso.
• Si tiene alguna duda o requiere asistencia, no dude en contactar a soporte técnico