¿Cómo crear la Nómina Electrónica?

Este manual explica cómo generar una nómina electrónica en el sistema, asegurando que los asientos contables se registren automáticamente. Con esta guía, podrás:

✅ Automatizar la contabilidad de nómina.
✅ Ahorrar tiempo en procesos manuales.
✅ Cumplir con los requisitos de la DIAN.

🔍 Prerrequisitos

Antes de comenzar, verifica que tengas:

Importante:
- Si falta algún dato, el sistema mostrará alertas antes de generar la nómina.
- Los parámetros contables deben estar completos para evitar errores.

Pasos para Crear la Nómina Electrónica

Paso 1: Acceder al Módulo de Contabilidad

1. Inicia sesión en el sistema.

2. Haz clic en el menú horizontal superior.

3. Selecciona la opción "Contabilidad".

Paso 2: Ingresar al Módulo de Nómina Electrónica

1. En el panel izquierdo, busca la opción "Nómina Electrónica".

2. Haz clic para abrir el submenú.

Paso 3: Crear una Nueva Nómina

1. Dirígete a la esquina superior derecha.

2. Haz clic en "Crear Nómina Electrónica".

Paso 4: Diligenciar el Formulario de Nómina Electrónica

📋 Plantilla de Nómina

Al hacer clic en "Crear Nómina Electrónica", el sistema mostrará un formulario estructurado en secciones. A continuación, se explica cada campo y cómo completarlo:

Sección 1: Encabezado

Sección 2: Periodo

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo
Fecha de ingreso*	Fecha en que el trabajador inició su vinculación con la empresa	✅ Sí	2023-05-15
Fecha de retiro	Fecha de terminación del contrato (si aplica)	❌ No	2024-07-20
Fecha inicio de liquidación*	Primer día del período a liquidar	✅ Sí	2025-07-01
Fecha fin de liquidación*	Último día del período a liquidar	✅ Sí	2025-07-31
Cantidad de tiempo (días) que lleva laborando el trabajador en la empresa *	Cantidad de días trabajados durante todo en el período. (El sistema los calcula automáticamente)	✅ Sí	806

Sección 3: Información General

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo/Opciones
Tipo de nómina*	Define si es nómina individual, o de ajuste	✅ Sí	• Individual (Nómina) • Ajuste (Correcciones)
Periodicidad*	Frecuencia del pago	✅ Sí	• Mensual • Quincenal • Semanal • Decenal
Tipo de moneda*	Moneda de pago (COP)	✅ Sí	• COP (Peso colombiano) • USD (Dólar americano)
TRM (Tasa Representativa del Mercado)	Valor de 1	❌ No	1

Sección 4: Información del Trabajador

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo/Opciones
Actividades decreto 2090 de 2003*	Indica si el trabajador realizó labores consideradas de alto riesgo	❌ No	• Sí • No
Salario integral*	Determina si el empleado tiene salario integral (incluye factores prestacionales)	❌ No	• Sí • No
Sueldo base del trabajador*	Valor bruto del salario mensual	✅ Sí	$2,800,000

Sección 5: Datos de Pago

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo/Opciones
Forma de pago*	Contado	✅ Sí	• Contado
Medio/Método*	Canal específico para transferencias	✅ Sí	• Transferencia • Cheque • Efectivo • Consignación
Entidad bancaria	Banco receptor para consignación	❌ No	• Bancolombia • Davivienda • BBVA
Tipo de cuenta*	Clasificación de la cuenta bancaria	❌ No	• Ahorros • Corriente
Número de cuenta*	Identificación bancaria del empleado	❌ No	1234567890

Sección 6: Devengados

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo
Días laborados*	Días efectivamente trabajados	✅ Sí	30
Sueldo días laborados*	Pago proporcional	✅ Sí	$2,300,000
Auxilio transporte	Asignación legal (Si aplica)	❌ No	$106,454
Viáticos laborales	Gastos de desplazamiento	❌ No	$150,000
Viáticos no laborales	Gastos ocasionales	❌ No	$80,000

Sección 7: Deducciones 

Campo	Descripción	Obligatorio	Ejemplo
% Salud*	Aporte del empleado a salud (El sistema lo completa automáticamente)	✅ Sí	4%
Valor Salud*	Monto descontado (El sistema lo completa automáticamente con base al salario del trabajador)	✅ Sí	$120,000
% Pensión*	Aporte del empleado a pensión (El sistema lo completa automáticamente)	✅ Sí	4%
Valor Pensión*	Monto descontado (El sistema lo completa automáticamente con base al salario del trabajador)	✅ Sí	$120,000
% Fondo Solidaridad	Aporte adicional para pensionados de altos ingresos (Si aplica)	❌ Condicional	1%
Valor Fondo Solidaridad	Monto calculado (Si aplica)	❌ Condicional	$30,000
% Fondo Subsistencia	Aporte para trabajadores con ingresos ≤ 1 SMMLV (Si aplica)	❌ Condicional	0.4%
Valor Subsistencia	Monto calculado (Si aplica)	❌ Condicional	$12,000

Sección 8: Provisiones

Concepto	Descripción	Obligatorio	Ejemplo
Cesantías	Prestación social por tiempo de servicio (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario)	✅ Sí	$191,667
Intereses Cesantías	Compensación anual por cesantías acumuladas (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario)	✅ Sí	$23,000
Vacaciones	Provisión para días de descanso remunerado (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario)	✅ Sí	$95,833
Prima de Servicios	Pago semestral equivalente a 15 días de salario (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario)	✅ Sí	$191,667

Paso 5: Guardar o Enviar a la DIAN

Al finalizar, tienes dos opciones:

Notas Importantes

Configuración incompleta

Cuando la contabilidad de nómina electrónica está activa pero faltan parámetros por configurar:
✅ El sistema muestra alertas claras para advertirte.
✅ Indica exactamente qué parámetros faltan.
🔴 Riesgo: La contabilización de la nómina podría afectarse.

Validación de datos del empleado

Al seleccionar un empleado:
✔ El sistema despliega su información de EPS, pensiones y cesantías.
⚠ Si falta algún dato, verás un cuadro amarillo de advertencia debajo.

¡Felicitaciones! Ahora sabes crear y enviar correctamente la nómina electrónica a la DIAN y al empleado.

Recuerda estos puntos clave:
✔ Validación exitosa: Mensaje "Nómina generada y enviada correctamente".
✔ Cambio de estado: La nómina se marca como "Exitosa".

¿Quieres explorar más?

Consulta el siguiente manual para dominar todos los otros campos del formulario.

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