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¿Cómo crear la Nómina Electrónica?

Este manual explica cómo generar una nómina electrónica en el sistema, asegurando que los asientos contables se registren automáticamente. Con esta guía, podrás:

✅ Automatizar la contabilidad de nómina.
✅ Ahorrar tiempo en procesos manuales.
✅ Cumplir con los requisitos de la DIAN.

🔍 Prerrequisitos

Antes de comenzar, verifica que tengas:

Requisito Acción Documentación
Empleados (Terceros) correctamente registrados Verificar datos laborales (Tipo de contrato, salario, EPS, ARL, etc). ¿Cómo crear un tercero?
¿Cómo editar un tercero?
Entidad configurada Confirmar datos fiscales (NIT, resolución DIAN). ¿Cómo crear/editar la entidad?
Contabilidad de nómina activa Revisar parámetros contables (devengados, deducciones, provisiones). ¿Cómo configurar la nómina electrónica?

Importante:
- Si falta algún dato, el sistema mostrará alertas antes de generar la nómina.
- Los parámetros contables deben estar completos para evitar errores.

Pasos para Crear la Nómina Electrónica

Paso 1: Acceder al Módulo de Contabilidad

  1. Inicia sesión en el sistema.

  2. Haz clic en el menú horizontal superior.

  3. Selecciona la opción "Contabilidad".

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Paso 2: Ingresar al Módulo de Nómina Electrónica

  1. En el panel izquierdo, busca la opción "Nómina Electrónica".

  2. Haz clic para abrir el submenú.

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Paso 3: Crear una Nueva Nómina

  1. Dirígete a la esquina superior derecha.

  2. Haz clic en "Crear Nómina Electrónica".

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Paso 4: Diligenciar el Formulario de Nómina Electrónica

📋 Plantilla de Nómina

Al hacer clic en "Crear Nómina Electrónica", el sistema mostrará un formulario estructurado en secciones. A continuación, se explica cada campo y cómo completarlo:

Sección 1: Encabezado
Campo Descripción Obligatorio Ejemplo
Empleado * Seleccione el empleado al cual se le va a realizar la nómina ✅ Sí "Karen Cano"
Tipo de operación El sistema por defecto trae el valor ✅ Sí NM
Consecutivo El sistema por defecto trae el consecutivo ✅ Sí 2
Fecha de pago de la nómina * Diligencie la fecha en la que se  pagó la nómina ✅ Sí 2025-07-08
Sección 2: Periodo
Campo Descripción Obligatorio Ejemplo
Fecha de ingreso* Fecha en que el trabajador inició su vinculación con la empresa ✅ Sí 2023-05-15
Fecha de retiro Fecha de terminación del contrato (si aplica) ❌ No 2024-07-20
Fecha inicio de liquidación* Primer día del período a liquidar ✅ Sí 2025-07-01
Fecha fin de liquidación* Último día del período a liquidar ✅ Sí 2025-07-31
Cantidad de tiempo (días) que lleva laborando el trabajador en la empresa * Cantidad de días trabajados durante todo en el período. (El sistema los calcula automáticamente) ✅ Sí 806
Sección 3: Información General
Campo Descripción Obligatorio Ejemplo/Opciones
Tipo de nómina* Define si es nómina individual, o de ajuste ✅ Sí • Individual (Nómina)
• Ajuste (Correcciones)
Periodicidad* Frecuencia del pago ✅ Sí • Mensual
• Quincenal
• Semanal
• Decenal
Tipo de moneda* Moneda de pago (COP) ✅ Sí • COP (Peso colombiano)
• USD (Dólar americano)
TRM (Tasa Representativa del Mercado) Valor de 1 ❌ No 1
Sección 4: Información del Trabajador
Campo Descripción Obligatorio Ejemplo/Opciones
Actividades decreto 2090 de 2003* Indica si el trabajador realizó labores consideradas de alto riesgo ❌ No • 
• No
Salario integral* Determina si el empleado tiene salario integral (incluye factores prestacionales) ❌ No • 
• No
Sueldo base del trabajador* Valor bruto del salario mensual ✅ Sí $2,800,000
Sección 5: Datos de Pago
Campo Descripción Obligatorio Ejemplo/Opciones
Forma de pago* Contado ✅ Sí Contado
Medio/Método* Canal específico para transferencias ✅ Sí

• Transferencia
• Cheque
• Efectivo

• Consignación

Entidad bancaria Banco receptor para consignación ❌ No • Bancolombia
• Davivienda
• BBVA
Tipo de cuenta* Clasificación de la cuenta bancaria ❌ No • Ahorros
• Corriente
Número de cuenta* Identificación bancaria del empleado ❌ No 1234567890
Sección 6: Devengados
Campo Descripción Obligatorio Ejemplo
Días laborados* Días efectivamente trabajados ✅ Sí 30
Sueldo días laborados* Pago proporcional ✅ Sí $2,300,000
Auxilio transporte Asignación legal (Si aplica) ❌ No $106,454
Viáticos laborales Gastos de desplazamiento ❌ No $150,000
Viáticos no laborales Gastos ocasionales ❌ No $80,000
Sección 7: Deducciones 
Campo Descripción Obligatorio Ejemplo
% Salud* Aporte del empleado a salud (El sistema lo completa automáticamente) ✅ Sí 4%
Valor Salud* Monto descontado (El sistema lo completa automáticamente con base al salario del trabajador) ✅ Sí $120,000
% Pensión* Aporte del empleado a pensión (El sistema lo completa automáticamente) ✅ Sí 4%
Valor Pensión* Monto descontado (El sistema lo completa automáticamente con base al salario del trabajador) ✅ Sí $120,000
% Fondo Solidaridad Aporte adicional para pensionados de altos ingresos (Si aplica) ❌ Condicional 1%
Valor Fondo Solidaridad Monto calculado (Si aplica) ❌ Condicional $30,000
% Fondo Subsistencia Aporte para trabajadores con ingresos ≤ 1 SMMLV (Si aplica) ❌ Condicional 0.4%
Valor Subsistencia Monto calculado (Si aplica) ❌ Condicional $12,000
Sección 8: Provisiones
Concepto Descripción Obligatorio Ejemplo 
Cesantías Prestación social por tiempo de servicio (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario) ✅ Sí $191,667 
Intereses Cesantías Compensación anual por cesantías acumuladas (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario) ✅ Sí $23,000 
Vacaciones Provisión para días de descanso remunerado (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario) ✅ Sí $95,833 
Prima de Servicios Pago semestral equivalente a 15 días de salario (El sistema lo calcula automáticamente con base el salario) ✅ Sí $191,667 

Paso 5: Guardar o Enviar a la DIAN

Al finalizar, tienes dos opciones:

Opción ¿Cuándo usarla? Acción
Grabar en borrador Si necesitas revisar o ajustar datos. Guarda la nómina sin enviarla.
Grabar y enviar a la DIAN Cuando todo está correcto. Genera el archivo para la DIAN.

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Notas Importantes

Configuración incompleta

Cuando la contabilidad de nómina electrónica está activa pero faltan parámetros por configurar:
✅ El sistema muestra alertas claras para advertirte.
✅ Indica exactamente qué parámetros faltan.
🔴 Riesgo: La contabilización de la nómina podría afectarse.

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Validación de datos del empleado

Al seleccionar un empleado:
✔ El sistema despliega su información de EPS, pensiones y cesantías.
⚠ Si falta algún dato, verás un cuadro amarillo de advertencia debajo.

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¡Felicitaciones! Ahora sabes crear y enviar correctamente la nómina electrónica a la DIAN y al empleado.

Recuerda estos puntos clave:
✔ Validación exitosa: Mensaje "Nómina generada y enviada correctamente".
✔ Cambio de estado: La nómina se marca como "Exitosa".

¿Quieres explorar más?

Consulta el siguiente manual para dominar todos los otros campos del formulario.

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