¿Cómo Actualizar la Información Financiera de Terceros en nuby?
Esta guía le mostrará cómo actualizar la información financiera de terceros ya existentes en nuby utilizando el asistente de importación. Es una herramienta útil para realizar actualizaciones masivas de datos financieros como bancos, tipos de cuenta y números de cuenta.
Paso 1: Iniciar Sesión en nuby
Ingrese a su instancia de nuby e inicie sesión con sus credenciales de acceso. Es indispensable que su rol de usuario tenga los permisos necesarios para acceder al asistente de importación. Si no los posee, puede solicitar a un administrador que se los asigne siguiendo la guía en https://docs.arrendasoft.co/books/herramientas/page/como-dar-permisos-a-un-usuario.
Paso 2: Navegar al Módulo de Terceros
Una vez que haya iniciado sesión exitosamente, diríjase al módulo de "Terceros" utilizando el menú horizontal superior.
Paso 3: Usar Filtros (Opcional)
Si lo desea, puede utilizar los filtros para seleccionar y descargar solo aquellos terceros que cumplan con un criterio específico (por ejemplo, propietarios o inquilinos).
Paso 4: Descargar la Información de Terceros
Desde el módulo de terceros, proceda a exportar la tabla en formato Excel con los terceros a los cuales desea agregar o actualizar datos financieros. No es necesario que la tabla contenga solo los terceros a editar, ya que podrá eliminar filas adicionales más adelante.
Paso 5: Abrir el Archivo Excel para Edición
Teniendo el archivo Excel descargado con la información de los terceros, ábralo en su editor de preferencia (como Excel o Google Sheets). Este paso es crucial para preparar el archivo para el asistente de importación y para añadir la información financiera.
Paso 6: Eliminar Columnas Innecesarias del Archivo
Elimine del archivo las siguientes columnas: Dígito de Verificación, Tratamiento, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre Completo/Razón Social, Representante Legal, Email, Teléfono, Otro Teléfono, Tipo Tercero, Estado Civil, Sexo, Profesión, Fecha Creación y Creado Por. Asegúrese de conservar solo las columnas exactamente mencionadas como necesarias.
Paso 7: Conservar Solo las Columnas Requeridas
El archivo Excel final debe contener únicamente las siguientes columnas: Tipo Documento, Documento, Primer Nombre/Razón Social, Dirección, Municipio (Departamento), Clase Tercero, Banco, Tipo Cuenta y Nro. Cuenta. Verifique que solo estas columnas permanezcan en su archivo.
Paso 8: Añadir Información Financiera
Agregue la nueva información financiera (Banco, Tipo Cuenta y Nro. Cuenta) para cada tercero en las columnas correspondientes. Es recomendable que los nombres de los bancos y tipos de cuenta coincidan con los términos utilizados en nuby para facilitar la homologación. Recuerde que el número de cuenta debe ser solo numérico, sin puntos ni caracteres especiales.
Paso 9: Eliminar Filas No Deseadas
Elimine cualquier fila que contenga información de terceros que no desee modificar o actualizar. El archivo debe contener exclusivamente los terceros cuya información financiera será actualizada.
Paso 10: Guardar el Archivo Excel Modificado
Guarde o descargue el archivo Excel ya modificado y con la información financiera actualizada de los terceros. Este será el archivo que utilizará para la importación en nuby.
Paso 11: Volver a nuby y Acceder a Configuraciones
Regrese al sistema nuby y, en el menú horizontal superior, localice el desplegable "Herramientas". Dentro de este, seleccione la opción "Configuraciones".
Paso 12: Ingresar al Asistente de Importación
Dentro del módulo de "Configuraciones", ingrese a la sección de "Asistente de Importación".
Paso 13: Seleccionar "Importar Terceros"
En el Asistente de Importación, elija la opción "Importar Terceros".
Paso 14: Cargar el Archivo en "Selección de Plantillas"
En el primer paso del asistente, denominado "Selección de Plantillas", debe seleccionar el archivo Excel que descargó y modificó con la información financiera de los terceros.
Paso 15: Configurar Opciones del Archivo
Marque "SI" en el campo "¿El archivo tiene títulos?" ya que su archivo Excel incluye una fila con los encabezados de las columnas. Seleccione la codificación de su archivo (generalmente UTF-8) y el tipo de archivo (XLS o XLSX, según el programa de edición utilizado).
Paso 16: Activar "Gestionar Registros Duplicados"
Dado que va a actualizar información de terceros ya existentes, deberá activar la opción "¿Gestionar registros duplicados?" marcándola en "SI".
Paso 17: Seleccionar Acción "Fusionar"
En el campo "Acción para duplicados", seleccione la opción "Fusionar". Esto asegura que el sistema actualizará solo los campos indicados en su archivo, en lugar de crear, sobreescribir u omitir el tercero existente.
Paso 18: Mover el Campo "Documento" a "Campos Coincidentes"
En el recuadro de "Campos Disponibles", busque el campo denominado "Documento" y haga clic para seleccionarlo. Posteriormente, haga clic en el botón de las flechas hacia la derecha para pasarlo al recuadro de "Campos Coincidentes".
Paso 19: Mover el Campo "Tipo de Documento" a "Campos Coincidentes"
Repita el proceso anterior con el campo "Tipo de Documento". Encuentre "Tipo de Documento" en "Campos Disponibles" y haga clic para seleccionarlo. Luego, utilice el botón de las flechas hacia la derecha para moverlo al recuadro de "Campos Coincidentes".
Paso 20: Continuar a la Homologación de Datos
Una vez que haya finalizado la configuración de las opciones de archivo y duplicados, haga clic en el botón "Siguiente" para avanzar al paso de "Homologación de Datos".
Paso 21: Validar la Homologación de Columnas
En el segundo paso del asistente, "Homologación de Datos", valide que la columna "Campos Arrendasoft" coincida correctamente con la columna correspondiente a "Campos en Archivo".
Paso 22: Validar la Homologación de Columnas
Si por accidente subió un campo diferente al listado, márquelo como "- Omitir -"
Paso 23: Validar la Homologación de Columnas
Si un campo de Arrendasoft no coincide, cambie la selección al campo correcto.
Paso 24: Definir "Valor por Defecto" para Campos Obligatorios
Para los campos obligatorios (marcados con un asterisco rojo *), indique un "Valor por Defecto". Este valor será utilizado por el sistema si el campo no está diligenciado en su archivo.
Paso 25: Configuración Recomendada
| Campos en Archivo | Campos Arrendasoft | Valor por Defecto |
| Código | - Omitir - (Este campo no es necesario) | |
| Tipo Documento | Tipo de Documento | SIN DOCUMENTO |
| Documento | Documento | |
| Primer Nombre / Razón Social | Primer Nombre o Razón Social | NA |
| Dirección | Dirección Principal | NA |
| Municipio (Departamento) | Municipio (Departamento) | Medellín (Antioquia) |
| Clase Tercero | Clases de Tercero | Contacto |
| Banco | Banco | |
| Tipo Cuenta | Tipo de Cuenta | |
| Nro. Cuenta | N° de Cuenta |
Paso 26: Homologar Opciones de Campos con Icono de Tuerca
Homologue las opciones para cada campo que tenga un icono de tuerca a la derecha. Haga clic en el icono de tuerca de la fila que desea homologar. Esto abrirá una pestaña modal.
Paso 27: Indicar Correspondencia de Valores
En la pestaña modal de homologación (con columnas "Valores en Archivo", "Operador" y "Valor Arrendasoft"), indique a qué valor en el sistema nuby corresponde cada valor de su archivo. Por ejemplo, si el "Valor en Archivo" es "CC", indique que corresponde a "Cédula de Ciudadanía" en "Valor Arrendasoft".
Paso 28: Guardar Cambios de Homologación
Después de indicar la correspondencia para todas las filas dentro de la pestaña modal de homologación de opciones, haga clic en el botón "Guardar Cambios".
Paso 29: Repetir Homologación para Otros Campos
Repita el proceso de homologación para todos los campos que tengan el icono de tuerca: Tipo de Documento, Municipio (Departamento), Clases de Tercero, Banco y Tipo de Cuenta.
Paso 30: Avanzar para Realizar la Importación
Una vez finalizada la homologación de todas las opciones, haga clic en el botón "Siguiente" para proceder al siguiente paso del asistente.
Paso 31: Validar Cantidad de Registros a Fusionar
En el paso 3 del asistente de importación, verifique que la fila "Cantidad de registros que serán fusionados a causa de la validación" muestre el valor correspondiente a la cantidad total de terceros en su archivo. Todas las demás filas ("Cantidad de registros que pueden ser insertados", "Cantidad de registros que serán omitidos", "Cantidad de registros que serán sobreescritos") deben aparecer en "0". Si no se cumple, use el icono de ojo para revisar errores y corregirlos en su archivo.
Paso 32: Iniciar la Importación
Haga clic en el botón "Siguiente" para iniciar el proceso de importación de los datos.
Paso 33: Revisar el Resultado de la Importación
El último paso del asistente de importación mostrará el resultado del proceso. Verifique en la tabla de resumen que la fila "Cantidad de registros fusionados" contenga la misma cantidad de terceros que tenía en su archivo. Si hay discrepancias, utilice el icono del ojo para identificar posibles errores y corregirlos en el archivo original.
Paso 34: Finalizar el Proceso de Importación
Para dar por terminado el proceso de importación, haga clic en el botón "Finalizar".
Paso 35: Regresar al Módulo de Terceros
Acceda nuevamente al módulo de "Terceros" desde el menú principal superior.
Paso 36: Mostrar Columnas Financieras
Utilice la herramienta de "Visibilidad Columna" para mostrar las columnas de información financiera, como "Banco", "Tipo Cuenta" y "Nro. Cuenta".
Paso 37: Verificar Datos Actualizados
Valide que para los terceros importados, la información financiera se haya actualizado correctamente.
