¿Cómo crear un escenario con comisión con IVA y canon de arrendamiento con IVA, Retención y Reteiva?
Este manual te orienta paso a paso para configurar un escenario contable donde:
- Propietario: Se le cobra una comisión por la administración del inmueble con IVA.
- Inquilino: Paga un canon de arrendamiento con IVA, Retención y Reteiva.
Este tipo de escenario es útil para registrar y gestionar las operaciones financieras de manera clara, cumpliendo con las normas legales y fiscales.
Paso 1: Configurar los Conceptos de Canon y Comisión
- Ve a Contratos > Conceptos.
- Revisa si los conceptos ya están creados con las características descritas a continuación.
Concepto: Comisión del Contrato
Concepto: Comisión del Contrato
EL concepto debe estar configurado de la siguiente manera para que al momento de crear el escenario se generen los impuestos correctamente.
- ¿Aplica para Documento Soporte?: Este concepto no aplica para DS, se deja en blanco.
- ¿Es ingreso recibido para terceros?: Dejar en blanco, solo se activa cuando el ingreso pertenece a un tercero.
- Nombre del Concepto: Nombre del concepto (ej. "Comisión del Contrato con IVA").
- Descripción: Detalle adicional del concepto (opcional).
- Tipo IVA: Seleccionar el 19%.
- Tipo Retención: No aplica porque la comisión está exenta de retención.
- Base Retención: No aplica porque la comisión está exenta de retención.
- Tipo Reteiva y Reteica: No aplica porque la comisión está exenta de reteiva y reteica.
- Es descuento comercial: Define si es un descuento (no aplica).
- Documentos para los que Aplica: Relaciona el concepto con documentos como "Factura Propietario" (suma) y "Egreso Propietario" (resta).
- Categoría: Clasificación del concepto ("Comisión del Contrato").
- Nivel de Acceso: Sistema.
Concepto: Canon de Arrendamiento
Concepto: Canon de Arrendamiento
El concepto debe estar configurado de la siguiente manera para que al momento de crear el escenario se generen los impuestos correctamente.
- ¿Aplica para Documento Soporte?: No aplica.
- ¿Es ingreso recibido para terceros?: No aplica, ya que esta configuración la tiene por defecto el canon de arrendamiento.
- Nombre del Concepto: Canon de Arrendamiento.
- Descripción: Detalle adicional (opcional).
- Tipo IVA: Seleccione 19%.
- Tipo Retención: Seleccione el porcentaje de Retención que aplique, en este caso será del 3.50%.
- Base Retención: Ingrese el número 1. Como se muestra en la imagen.
- Tipo Reteiva: Seleccione el porcentaje de Reteiva que aplique, en este caso será del 3.50%.
- Reteica: No aplica porque el canon está exento de reteica.
- Es descuento comercial: Indica si se trata de un descuento. (No aplica)
- Documentos para los que Aplica: Relaciona el concepto con documentos como "Egreso Propietario", "Ingreso Inquilino" y "Factura Inquilino" (todos marcados como suma).
- Categoría: Clasificación del concepto (ej. "Canon de Arrendamiento").
- Nivel de Acceso: Determina que es accesible a nivel de sistema Para que se visualice en la parametrización del escenario.
Si no encuentras estos conceptos, puedes crearlos siguiendo este instructivo: ¿Cómo crear un concepto?
SI no encuentras los porcentajes de impuestos, puedes crearlos en el siguiente instructivo: ¿Cómo crear un impuesto?
Paso 2: Crear el Escenario
- Ve a Contratos > Escenarios > Crear Escenario.
- Completa los siguientes campos:
- Nombre: Asigna un nombre que identifique este escenario.
- Modelo: Selecciona uno existente como base o déjalo en blanco para crear uno desde cero.
- Haz clic en Crear.
Paso 3: Agregar Registros al Escenario
Dentro del escenario, encontrarás dos opciones:
- Modificar Encabezado: Cambia el nombre o descripción del escenario.
- Agregar Registro: Configura las cuentas contables para cada documento.
Pasos para agregar registros:
- Documento: Elige el documento (Factura Propietario, Factura Inquilino, Ingreso Inquilino, Egreso Propietario).
- Concepto: Selecciona el concepto (Canon de Arrendamiento, Comisión del Contrato, etc.).
- Cuenta: Ingresa la cuenta contable correspondiente. Si no existe, crea una cuenta siguiendo el instructivo ¿Cómo crear una cuenta contable?
- Tercero: Elige si la cuenta aplica para Inquilino o Propietario.
- Guardar: Haz clic en Guardar para registrar.
Configurar los documentos:
1. Factura propietario:
De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Factura Inquilino y agregue los siguientes registros:
-
Documento: Factura Propietario, Concepto: Comisión Del Contrato, cuenta: 41551001 - Inmobiliarias por retribución o contrata, Carácter: Crédito, Tercero: propietario.
- Documento: Factura Propietario, Concepto: Comisión Del Contrato, cuenta: 13050501 - Cuentas por cobrar clientes:, Carácter: Débito, Tercero: propietario.
- Documento: Factura Propietario, Concepto: Comisión Del Contrato, cuenta: 24080501 - IVA GENERADO, Carácter: Crédito, Tercero: propietario.
Agregar operación: En la cuenta 41551001 - INMOBILIARIAS POR RETRIBUCION O CONTRATA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor de la comisión:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Valor de la comisión sin impuestos.
Agregar operación: En la cuenta 24080501 - IVA GENERADO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA
2. Egreso propietario:
De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Egreso propietario y agregue los siguientes registros:
-
Documento: Egreso propietario, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 28150501 - Valores recibidos para terceros - Canon, Carácter: Débito, Tercero: propietario.
- Documento: Egreso propietario, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 28150502 - IVA DEL CANON DE ARRENDAMIENTO Carácter: débito, Tercero: propietario.
- Documento: Egreso propietario, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 28150503 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS Carácter: Crédito, Tercero: propietario.
- Documento: Egreso propietario, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 28150504 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS – RETEIVA Carácter: Crédito, Tercero: propietario.
- Documento: Egreso propietario, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 11100501 - BANCOLOMBIA, Carácter: Crédito, Tercero: propietario.
- Documento: Egreso propietario, Concepto: Comisión del Contrato sin IVA, cuenta: 13050501 - Cuentas por cobrar clientes Carácter: Crédito, Tercero: propietario.
Agregar operación: En la cuenta 28150501 - VALORES RECIBIDOS PARA TERCEROS -CANON, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que la comisión se refleje el valor del canon neto:
Seleccionar Operación: Característica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Valor del canon neto.
Agregar operación: En la cuenta 28150502 - IVA DEL CANON DE ARRENDAMIENTO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA
Agregar operación: En la cuenta 28150503 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor de la retención:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Retención en la Fuente
Agregar operación: En la cuenta 28150504 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS –RETEIVA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del reteiva:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - ReteIVA
Agregar operación: En la cuenta 11100501 - BANCOLOMBIA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que del canon de arrendamiento se reste la comisión:
Seleccionar Operación: Restar -
Seleccionar Valor: Token - Valor de la comisión con impuestos.
3. Ingreso Inquilino:
De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Ingreso Inquilino y agregue los siguientes registros:
- Documento: Ingreso Inquilino, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 11100501 - BANCOLOMBIA, Carácter: Débito, Tercero: Inquilino.
- Documento: Ingreso Inquilino, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 13802501 - CUENTAS POR COBRAR DE TERCEROS - CANON, Carácter: Crédito, Tercero: Inquilino.
4. Factura Inquilino:
De clic en el botón Agregar Registro y seleccione en documento Factura Inquilino y agregue los siguientes registros:
- Documento: Factura Inquilino, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 13802501 - CUENTAS POR COBRAR DE TERCEROS - CANON, Carácter: Débito, Tercero: Inquilino.
- Documento: Factura Inquilino, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 28150501 - VALORES RECIBIDOS PARA TERCEROS -CANON, Carácter: Crédito, Tercero: Propietario.
- Documento: Factura Inquilino, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 28150502 - IVA DEL CANON DE ARRENDAMIENTO, Carácter: Crédito, Tercero: Propietario.
- Documento: Factura Inquilino, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 28150503 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS, Carácter: Débito, Tercero: Inquilino.
- Documento: Factura Inquilino, Concepto: Canon De Arrendamiento Con IVA, Retención Y Reteiva, cuenta: 28150504 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS –RETEIVA, Carácter: Débito, Tercero: Inquilino.
Agregar operación: En la cuenta 28150501 - VALORES RECIBIDOS PARA TERCEROS -CANON, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del canon neto:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Valor de canon neto.
Agregar operación: En la cuenta 28150502 - IVA DEL CANON DE ARRENDAMIENTO, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - IVA
Agregar operación: En la cuenta 28150503 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - Retención en la Fuente
Agregar operación: En la cuenta 28150504 - RETENCIÓN EN LA FUENTE A FAVOR DE TERCEROS –RETEIVA, al lado derecho, cuenta con un botón (+) de color verde donde deberá agregar la siguiente operación para que se refleje el valor del IVA:
Seleccionar Operación: Caracteristica Especifica.
Seleccionar Valor: Token - ReteIVA
Paso 4: Simular el Escenario
Haz clic en el botón Simular en la esquina superior. El sistema generará una simulación con los siguientes valores de ejemplo:
- Canon de Arrendamiento: $1.000.000.
- Comisión por Servicios: 10% del canon ($100.000).
Si al visualizar los 4 documentos el balance aparece en $0, significa que la configuración es correcta. Esto indica que los movimientos contables están equilibrados y cumplen con los parámetros establecidos en el escenario.
Otros Conceptos en este Escenario
Desde el menú lateral izquierdo, accede a "Otros Conceptos" para configurar cuentas contables de:
- Administración de Propiedad Horizontal.
- Servicios públicos.
- Reparaciones.
- Otros ingresos.
Este escenario te permitirá gestionar correctamente las operaciones de arrendamiento con IVA, Retención en la fuente y Reteiva, garantizando claridad financiera y cumplimiento fiscal.