¿Cómo activar la contabilidad de nómina electrónica?

Acceder a la Configuración: navega al menú Configuraciones y selecciona la opción Nómina Electrónica.

Ubicar la sección nómina electrónica: en la pantalla de "Parámetros de Nómina Electrónica", localiza la primera tabla ubicada en el panel izquierdo, titulada "Nómina Electrónica". Esta tabla contiene todos los elementos principales: activar nómina electrónica, activar contabilidad y empleador exento de pago de SENA, ICBF y salud. Para activar la contabilización de la nómina electrónica debemos poner en sí el segundo botón, el cambio se guarda automáticamente en el sistema y muestra una notificación en la parte superior derecha de la pantalla.

• Sujetos Empleadores Beneficiarios (¿Quiénes pueden aplicar la exoneración?):
  • Sociedades, personas jurídicas y asimiladas: Deben ser contribuyentes y declarantes del Impuesto sobre la Renta y Complementarios. Esto incluye a entidades bajo regímenes especiales como las del Artículo 19-4 del E.T. y aquellas que tributan a tarifas específicas de los artículos 240 y 240-1 del E.T..
  • Personas Naturales Empleadoras: Solo califican si emplean dos (2) o más trabajadores. Una persona natural que emplee a un único trabajador no puede acogerse a la exoneración por ese empleado, sin importar su salario.
  • Consorcios, Uniones Temporales y Patrimonios Autónomos: Son beneficiarios si la totalidad de sus miembros cumplen individualmente los requisitos para estar exonerados.
• Sujetos Empleadores NO Beneficiarios (¿Quiénes NO pueden aplicar la exoneración?):
  • Las personas naturales que empleen un solo trabajador.
  • Las sociedades o personas jurídicas que no sean contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta.
  • Las entidades que deben surtir el proceso de calificación del Artículo 19 del E.T. para pertenecer al Régimen Tributario Especial (a diferencia de las del Art. 19-4 que sí conservan el derecho).
  • Cualquier empleador (incluso si es de los tipos beneficiarios) respecto de sus trabajadores que devenguen 10 SMMLV o más.                  
    

Configurar cada concepto: para cada concepto de nómina que tu empresa utilice o pueda utilizar en algún momento (por ejemplo: Salario, Auxilio de Transporte, Aporte Salud Empleado, Cesantías, etc.), debes realizar lo siguiente:

• Busca el concepto en la lista.

• Selecciona la cuenta contable en la segunda columna, esta columna es indispensable porque el parámetro o concepto que no tenga cuenta contable configurada será ignorado y por lo tanto el respectivo documento quedará incompleto y descuadrado.

• De manera opcional puedes indicar el centro de costos si deseas categorizar mejor la información para ciertos informes contables y financieros.
• La última columna de la tabla corresponde al destino, es decir, en qué columna irá el respectivo detalle contable del documento al que sea vinculado el parámetro o concepto.

Agrupación de los conceptos o parámetros: La información de la tabla está agrupada en: devengados, deducciones, sueldo por pagar, gastos empleador y provisión de nómina.

Guardar la Configuración General: Una vez hayas asignado los tipos de documentos, las cuentas contables, centros de costos y destino a todos los conceptos necesarios, asegúrate de hacer clic en el botón principal [GUARDAR CONFIGURACIÓN] ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla. Este paso es fundamental para que todas las asignaciones de cuentas que realizaste queden almacenadas permanentemente en el sistema.